Por qué externalizar la gestión de archivos: nueve razones

Cuando los cajones, los archivadores de documentos y las cajas de archivo se están apilando en la oficina, es el momento de buscar una solución para externalizar la gestión del archivo. Si decides trabajar con un proveedor de gestión de archivos podrás liberar espacio y reducir los costes de conservación de los archivos y documentos. A continuación, le explicamos cómo una correcta gestión de archivos ayuda:

¿Por qué externalizar la gestión de archivos?

Un programa para externalizar la gestión de archivos bien planificado ayudará a la organización a:

Identificar y priorizar la información vital. Al externalizar el archivo en un tercero, te verás obligado a comprobar la importancia de los mismos. ¿Cuál es la información que necesitas tener al alcance de la mano?, y ¿qué documentos se necesitan solo puntualmente y se puede conservar fuera de la organización?

Potenciar la eficacia. Al externalizar la custodia de archivos superfluos fuera del lugar de trabajo, conseguirás que los procesos comerciales, como por ejemplo el servicio de atención al cliente, mejoren. Mediante la eliminación de información inactiva y de poca importancia, tendrás una menor cantidad de archivos a mano, que al mismo tiempo serán más relevantes, lo que favorecerá un flujo de trabajo global más rápido.

Mejorar la seguridad. Un proveedor de confianza puede ofrecer instalaciones de custodia de archivos y documentos con sistemas de detección de intrusiones y alarma, soluciones de detección y extinción de incendios y, en algunos casos, personal de seguridad in situ.

Garantizar la recuperación ante desastres y la continuidad de negocio. No todas las incidencias o interrupciones son de gran escala, pero incluso las incidencias menores pueden paralizar las operaciones totalmente. Cuanto antes se puedan recuperar los archivos, antes podrán reanudar las operaciones comerciales.

Cumplir con las regulaciones. Existen muchas normas relativas a la protección y eliminación adecuada de datos que contienen los archivos. La externalización de la custodia y gestión de archivos puede ayudar a cumplir estas normas, proporcionando prueba del cumplimiento.

Responder mejor a las solicitudes de auditoria y de descubrimiento legal. Los montones de archivos y documentos sin usar o raramente usados pueden frustrar el cumplimiento rápido de solicitudes de descubrimiento legal y de auditoria, incrementando la probabilidad de multas y costes legales.

Sacar un mayor provecho del talento. ¿Cuántas horas de trabajo se emplean en la conservación y gestión de archivos, desatendiendo la actividad comercial principal? ¿Y cuánto dinero? Tiene mucho más sentido que los empleados trabajen en tareas más importantes, en lugar de buscando un contrato de un cliente de hace siete años.

Reducir costes. ¿Cuánto espacio se utiliza únicamente para guardar archivos y documentos? Podrás poner mesas o una sala de reuniones en este lugar, o alquilarlo. Y, en lo que se refiere a la custodia externa de archivos, alquila solo lo que necesitas: algunos proveedores ofrecen un plan de pago por uso, en el que únicamente debe pagar por el espacio de custodia que necesites, según tus necesidades.

Asumir el control. Los archivos adecuadamente etiquetados, indexados y almacenados permiten una mejor gestión del proceso integral de la información. Permite buscar, consultar y localizar archivos más rápidamente que si estuvieran almacenados en cajones de archivadores tambaleantes en la trastienda o en cajas sin marcar en un almacén local.

Elije un proveedor, conviértelo en una realidad

Una vez decidido que es el momento de confiar en un proveedor externo la gestión de archivos y documentos, necesitarás evaluar exhaustivamente a diferentes proveedores de gestión de archivos. Después de esto, es necesario invertir un poco de tiempo y mano de obra: decide cuáles son los archivos y documentos que serán enviados a un centro de custodia.

Un archivista identificará con códigos de barras las cajas de custodia de documentos para indexar los contenidos asegurando su disponibilidad; se trata de un método para superar las diferencias entre los procesos de archivos físicos y digitales. Una vez terminado, el proveedor organizará la recogida de la cajas de custodia de documentos y su entrega en el centro de custodia.

Si tu objetivo final es tener un entorno completamente electrónico, considera la creación de una tabla digitalizada por parte del proveedor para los archivos ubicados fuera de la empresa. Esto abrirá la puerta a un acceso electrónico más fácil y rápido el día que vuelvas a necesitar un archivo.

Trabajando con un socio de confianza, la gestión de archivos ya no será un dolor de cabeza. Se convertirá en una herramienta estratégica para optimizar las operaciones diarias.

La manera en que los archivos se manipulan, indexan, aseguran y protegen será muy diferente según el proveedor. Esto es lo que debes tener en cuenta:

Una seguridad excelente significa que solo las personas autorizadas tienen acceso a los archivos. Una vigilancia las 24 horas del día y medidas de acceso físicas mantienen los documentos seguros. Los detectores de incendios y otros mecanismos garantizan la seguridad física de los archivos. A pesar de que la mayoría de las instalaciones aseguran contar con dichas medidas de seguridad entre sus ventajas, visita la instalación para verlo tu mismo.

Servicios de digitalización continuos. Busca un proveedor que ofrezca servicios de digitalización. Será de agradecer cuando necesites un documento en cuestión de horas, no esta tarde ni mañana.

Un entorno controlado. Las condiciones bajo las que los archivos se almacenan, e incluso la distancia al suelo, son vitales para su integridad, especialmente para su conservación a largo plazo. Se debe conocer los protocolos del centro de custodia antes de firmar un acuerdo.

Acceso según sus necesidades. Un verdadero proveedor de gestión de archivos proporciona acceso ininterrumpido a los documentos, según tus necesidades. Por ejemplo, la página web de Iron Mountain ofrece herramientas de acceso y recuperación de archivos. Utilízalas para etiquetar, describir, localizar y recuperar un documento.

Las soluciones de gestión de archivos y documentos de Iron Mountain ofrecen todos los beneficios anteriores. Llámanos y solicita información para una visita gratuita al centro de custodia y gestión de archivos.