Gestión documental en pequeñas empresas: desafíos y soluciones

A las pequeñas empresas que no tienen un programa de gestión documental y de archivos en la actualidad, iniciar uno puede parecerles demasiado costoso y complicado a pesar de que el coste de no hacerlo es considerablemente superior. La gestión documental en pequeñas empresas es una tarea difícil, ya que normalmente los pequeños negocios no disponen de tantos recursos internos para asegurarse de que sus prácticas de gestión documental cumplen con la normativa.

A las pequeñas empresas que no tienen un programa de gestión documental y de archivos en la actualidad, iniciar uno puede parecerles demasiado costoso y complicado a pesar de que el coste de no hacerlo es considerablemente superior. La gestión documental en pequeñas empresas es una tarea difícil, ya que normalmente los pequeños negocios no disponen de tantos recursos internos para asegurarse de que sus prácticas de gestión documental cumplen con la normativa. No obstante, tienen la misma responsabilidad que empresas más grandes a la hora de garantizar el cumplimiento con la normativa, la conservación coherente de documentos y la continuidad del negocio en caso de que ocurra un desastre.

Los desafíos a los que se enfrentan las pequeñas empresas

La velocidad a la que se genera cada vez más información, tanto en papel como en formato digital, hace que las empresas se vean obligadas a determinar cómo gestionar estas ingentes cantidades de documentos de cara al futuro. El espacio para oficinas dentro de la empresa es costoso y limitado, por lo que añadir más archivos a un espacio cada vez más reducido no es una opción. Los requisitos legislativos y normativos imponen que ciertos tipos de información deben conservarse durante un período de tiempo concreto, lo que significa que deshacerse de documentos tampoco es una opción. Si estos archivos se destruyen, la organización corre el riesgo de quebrantar la ley, lo que podría dar lugar a sanciones financieras y dañar su reputación. Incluso deshacerse del papeleo rutinario supone un reto, ya que las papeleras de reciclaje normales no protegen la información confidencial. Si información privilegiada acaba en las manos equivocadas, las consecuencias pueden ser devastadoras para una empresa y sus clientes. La información digital también se debe gestionar de forma coherente. A muchas pequeñas empresas les cuesta gestionar y almacenar una cantidad de datos digitales cada vez mayor. Esto no se reduce únicamente a tener que elegir entre el almacenamiento en cinta o en la nube. Factores como el uso, el acceso, la seguridad y los plazos de conservación juegan un papel clave en esta decisión.

Qué se debe hacer

Independientemente de su tamaño, las empresas deberían tener una estrategia para sus archivos, información y datos. Además, debe existir un plan de continuidad del negocio en caso de que se dé una filtración en el sistema o se produzca un desastre natural. Esto no solo permitirá mejorar la coherencia y eficacia de la empresa y su cumplimiento con la normativa, sino que además le ahorrará dinero a largo plazo y evitará las sanciones y la interrupción de sus operaciones. Al asociarse con un proveedor con experiencia en gestión documental y externalizar las actividades de gestión documental y de archivos, las pequeñas empresas pueden conseguir sus objetivos de mejorar el cumplimiento de la normativa, ahorrar gastos y mitigar el riesgo. Los proveedores del mercado pueden ofrecer soluciones de gestión documental adaptadas a pequeñas empresas que incluyan servicios de asesoría, custodia externa, backup y recuperación de datos, y destrucción segura. Los proveedores de estos servicios garantizarán que no se descuida nada en el programa de gestión documental y de archivos. Así, las empresas pueden centrarse en sus operaciones y utilizar sus valiosos recursos internos para otros proyectos importantes.

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