Mejorando el cumplimiento y permitiendo una destrucción defendible después de una fusión

Cómo iron mountain estandarizó laspolíticas y simplificó su aplicación parauna gran empresa de dispositivos médicos

El desafío

Tras la fusión de dos empresas de dispositivos médicos diferentes, el equipo de operacionesde Recursos Humanos (RRHH) global recién combinado carecía de visibilidad sobre lainformación sanitaria protegida (PHI) almacenada y otros registros sensibles y vitales. Sin unavisión holística de lo que se estaba almacenando actualmente, lo que podría no ser esencial ylo que debería ser programado para una destrucción segura, la empresa tenía que mantenertodos los registros. Esto no sólo repercutía en los costes de almacenamiento, sino quetambién aumentaba el riesgo de que se produjeran fallos en las auditorías, lo que podía darlugar a costosas multas y a la pérdida de confianza de clientes y socios. Además, debido ala pandemia, las operaciones que abarcaban varios países no tenían personal disponiblepara gestionar el procesamiento adicional de documentos.

El desafío

• Un alto coste de mantener el cumplimiento normativo y el riesgo de consecuencias legales /li>
• Falta de recursos para gestionar la destrucción y digitalización de datos
• Las restricciones presupuestarias limitaban el despliegue de las soluciones de gestión de datos disponibles
• Industria altamente regulada con auditorías imprevisibles

La solución

Dada la presencia global de Iron Mountain, su experiencia en el sector de lainvestigación biológica y su profundo conocimiento de la gestión de la información,el equipo corporativo de recursos humanos de la empresa les eligió para diseñar unasolución viable con un presupuesto limitado y un calendario restringido.

La primera fase se centra en la creación de las políticas corporativas y elprocesamiento de los registros almacenados en sus tres mayores mercados,Estados Unidos, México y Uruguay. Utilizando una versión personalizada de PolicyCenter, los equipos de RRHH de cada país objetivo están colaborando en el diseñode las políticas con la ayuda de los expertos en la materia de Iron Mountain.Paralelamente, el personal de Iron Mountain está revisando los registros físicos,capturando los metadatos necesarios, clasificándolos por tipo y destruyendo losdocumentos no esenciales.

En la segunda fase, Iron Mountain cerrará la instancia personalizada del PolicyCenter y pasará a ofrecer una solución completa de gestión documental global.Los departamentos de RRHH de la empresa se encargarán de la revisión de losregistros y la implementación de las políticas en el resto de las geografías.

Los resultados

Iron Mountain elevó la visibilidad del cumplimiento del programa en todala empresa y la necesidad de una gestión continua de los documentos.Trabajando dentro de las limitaciones presupuestarias del cliente, IronMountain abordó las necesidades inmediatas y proporcionó un planpráctico para ampliar su programa de retención basado en Américaa otras geografías. Los equipos de RRHH de la empresa se hanbeneficiado de una mayor colaboración, prevén un importante ahorrode costes de almacenamiento y están deseando compartir su éxito conotros departamentos de la empresa.

Ventajasprincipales

• Política de gestión de registros de RRHH totalmente documentada y auditable
• Establecimiento de un plan para extender la política de gestión de archivos a las demás zonas geográficas
• Mayor colaboración entre los equipos de RRHH
• Reducción del riesgo mediante la destrucción defendible de los registros elegibles

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