Almacenamiento externo de registros vitales y muestras

La expiración del contrato dearrendamiento y los objetivos dereducción de la propiedad inmobiliariaimpulsan la aceleración de una mudanza

El reto

Un importante laboratorio de diagnósticos necesitaba desalojar aproximadamente el 50% de su espacio, la mayor parte del cual se utilizaba como almacén. El contrato de arrendamiento de las instalaciones expiraba en 30 días, lo que suponía un plazo muy exigente que era demasiado difícil de cumplir con los recursos internos. Los expedientes almacenados incluían documentos médicos que contenían datos sensibles e información sanitaria protegida (PHI), así como muestras de patología que requerían una manipulación especial y unas condiciones ambientales controladas para evitar que se rompieran o fundieran. El proceso debía regirse por una estricta normativa del sector para garantizar que todos los activos se manipularan de acuerdo con la HIPAA y las normas de privacidad y seguridad asociadas.

La solución

Iron Mountain elaboró rápidamente un plan para limpiar el espacio de almacenamiento. Una vez hecho esto, Iron Mountain preparó con éxito todos los registros y activos vitales, trasladando los bloques de muestras a una unidad de almacenamiento con control climático para preservar su integridad e instituyendo un embalaje y transporte especiales para las diapositivas frágiles y otros activos rompibles. Todos los registros permanecerán hasta que expire la retención,momento en el que Iron Mountain está disponible para ayudar a destruir los documentos de forma defendible y segura para controlar el coste y el riesgo.

Los resultados

Siendo ya un socio de confianza, al cliente le resultó fácil ponerse en contacto con Iron Mountain y pedirle ayuda. Desde la primera llamada hasta la última caja almacenada, todo se gestionó en el plazo de cuatro semanas. En comparación con el alquiler anterior, el cliente está ahorrando aproximadamente 2.000 dólares al mes en costes de almacenamiento. Una gama de opciones significaba que los activos podían adaptarse a entornos de almacenamiento específicos para satisfacer requisitos únicos. Y fuera de las instalaciones no significa que esté fuera de alcance; todo está debidamente organizado para facilitar la recuperación en caso de que se necesite. Con servicios a lo largo del ciclo de vida, Iron Mountain se ha convertido en el proveedor del laboratorio para el almacenamiento, la gestión y, cuando es necesario,la destrucción de registros y activos vitales.

Ventajas principales

• Espacio desocupado en el plazo previsto
• Ahorro de unos 2.000 dólares al mes en costes de almacenamiento
• El inventario está organizado para facilitar su recuperación