Asiakirjojen tuhoaminen turvallisesti

Käsitteleekö yrityksesi suuria määriä paperista tietoa? Vai löytyykö sinulta kenties vanhoja tai vanhentuneita asiakirjoja, jotka on tuhottava? Nykypäivän tietoon perustuvassa yhteiskunnassa asiakirjojen asianmukainen hallinta ja tuhoaminen on olennainen osa monien yritysten ja organisaatioiden liiketoimintaa. Arkaluonteiset tai luottamukselliset asiakirjat, sekä fyysiset että digitaaliset, on tarkistettava säännöllisesti ja tuhottava turvallisesti niin, että ne täyttävät lakisääteiset vaatimukset ja ehkäisevät tietojen joutumista vääriin käsiin. Kun tietoturvajätteen ja paperin tuhoaminen tapahtuu turvallisesti, voit varmistaa, etteivät tietosi päädy luvattomaan käyttöön.

Miksi asiakirjojen oikeaoppinen tuhoaminen on tärkeää?

Asiakirjojen tuhoaminen turvallisesti on olennaisen tärkeää, jotta arkaluonteiset tai luottamukselliset tiedot – niin yrityksen sisäiset että asiakkaisiin liittyvät – voidaan suojata niin, etteivät ne joudu vääriin käsiin. Asiakirjojen virheellinen käsittely voi pahimmassa tapauksessa johtaa vakaviin seurauksiin, kuten identiteettivarkauksiin, tietovuotoihin ja oikeudellisiin seuraamuksiin.

Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) käyttöönoton jälkeen yksityisyydensuojaa koskevia vaatimuksia ja henkilötietojen käsittelyä koskevia sääntöjä on tiukennettu. Yritysten on pidettävä huolta kaikista asiakirjoistaan ja varmistettava, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja että ne tuhotaan lopullisesti, jottei uudelleenkäytön vaaraa synny. Panokset ovat korkeat: jos tietoja käsitellään väärin tai niihin tehdään tietomurto, yritykselle voidaan määrätä sakko, joka voi vastata jopa neljää prosenttia vuosittaisesta kokonaisliikevaihdosta. Tämä on erityisen tärkeää yrityksille, jotka käsittelevät luottamuksellisia tietoja paperimuodossa, kuten potilastietoja, asiakasluetteloita tai muita liiketoiminnan kannalta kriittisiä asiakirjoja.

Yleisiä asiakirjojen tuhoamiseen liittyviä haasteita

Luottamuksellisia asiakirjoja käsittelevät yritykset kohtaavat usein monia haasteita turvallisen tuhoamisen suhteen. Yksi suurimmista haasteista on se, että arkaluonteisia tietoja voidaan mahdollisesti vuotaa tuhoamisprosessin aikana tai sen jälkeen, tai että asiakirjoja ei tuhota asianmukaisesti, mikä voi johtaa tietomurtoihin. Yritysten on lisäksi noudatettava asiakirjojen käsittelyä ja tuhoamista koskevia tiukkoja lakeja ja määräyksiä, joiden seuraaminen voi olla vaikeaa.

Tehokkuus ja ajankäyttö asettavat myös omat haasteensa. Sisäiset asiakirjojen tuhoamisprosessit vievät usein aikaa ja saattavat osoittautua tehottomiksi. Lisäksi turvallisesta asiakirjojen tuhoamisesta aiheutuvat kustannukset voivat olla korkeat, ja usein yritysten on pystyttävä todistamaan, että dokumenttien tuhoaminen on tapahtunut oikeaoppisesti, mikä voi olla vaikeaa, jos dokumentit on tuhottu yrityksen sisällä.

Tietoturvajätteen turvallinen hävittäminen Iron Mountainilla

Iron Mountain tarjoaa valikoiman ratkaisuja, joiden avulla dokumenttien tuhoaminen tapahtuu turvallisesti ja tehokkaasti. Palvelumme on suunniteltu noudattamaan paperin ja asiakirjojen hävittämistä koskevia lakeja ja määräyksiä sekä paikallisella, valtakunnallisella että kansainvälisellä tasolla. Pysymme ajan tasalla uusimmista määräyksistä varmistaaksemme täyden vaatimustenmukaisuuden ja käytämme kehittyneitä turvatoimia varmistaaksemme, että kaikki asiakirjasi tuhotaan turvallisesti, luottamuksellisesti ja tarkasti. Tässä on muutamia syitä sille, miksi asiakirjojen hävittäminen Iron Mountainilla kannattaa:

• Sertifioitu asiakirjojen hävittäminen: i-SIGMA:n NAID AAA -sertifikaatin myötä täytämme korkeimmat standardit ja vaatimukset tietojen turvalliseen tuhoamiseen. Tarjoamme myös sertifikaatteja ja asiakirjoja, joiden ansiosta voit olla varma, että yrityksesi on täyttänyt kaikki sovellettavat lakisääteiset vaatimukset ja että asiakirjasi on käsitelty turvallisella ja vastuullisella tavalla.
• Ympäristöystävälliset prosessit: Iron Mountain hyödyntää kestäviä menetelmiä paperin kierrätykseen ja tuhoamiseen varmistaen, että paperin tuhoaminen tapahtuu paitsi turvallisesti, myös ympäristöystävällisesti.
• Yksityisyys ja luottamuksellisuus: Tiukkojen prosessien ja henkilökunnan kouluttautumisen ansiosta me täällä Iron Mountainilla varmistamme, että kaikkia asiakirjojasi käsitellään niin oikeudenmukaisesti ja luottamuksellisesti kuin mahdollista. Tämä varmistaa, että arkaluonteiset tiedot pysyvät suojattuina koko tuhoamisprosessin ajan.
• Sähköinen asiakirjahallinta: Lisäksi Iron Mountain tarjoaa palveluita turvalliseen digitaalisen median tuhoamiseen varmistaen, että kaikentyyppiset yksityiset materiaalit, mukaan lukien kiintolevyt, USB-asemat ja vanhat IT-laitteet, tuhotaan turvallisesti tietovuotojen estämiseksi.

Autamme sinua paperisten ja arkaluonteisten asiakirjojen tuhoamisessa

Jotta voisit suojata yritystäsi tietovuodoilta ja oikeudellisilta seuraamuksilta, arkaluonteisten asiakirjojen turvallinen ja tehokas hallinta sekä niiden tuhoaminen on välttämätöntä. Me täällä Iron Mountainilla autamme sinua tuhoamaan asiakirjat tavalla, joka täyttää korkeimmat turvallisuuteen ja ympäristöön liittyvät standardit. Palveluidemme avulla voit olla varma, että yrityksesi tietoja käsitellään turvallisesti ja vastuullisesti. Ottamalla meihin yhteyttä saat halutessasi lisätietoja siitä, miten voimme auttaa yritystäsi suojaamaan arvokkaita tietojasi.