Services d’appui aux projets des solutions personnalisées pour gérer vos défis en matière d’archives commerciales

Guides solution

Les Services de projets d’Iron Mountainᴹᴰ assistent dans les projets à court terme qui impliquent des services spécialisés d’emballage et de préparation, d’étiquetage RFID, d’indexation de métadonnées, de retrait de dossiers et de déplacement de boîtes et de dossiers. Les services peuvent aussi inclure des audits d’inventaire, des services non standards de déchiquetage, des services de recouvrement de documents et l’établissement de projets de consolidation.

3 octobre 20196 mins

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La majorité des nouvelles informations est numérique, mais beaucoup de documents en format papier doivent encore être entreposés et conservés — au moins à court terme. Alors que vous vous efforcez à ajouter une politique, de la conservation et un flux de travail aux sources et systèmes, nouveaux et existants, de dossiers numériques, vous aurez besoin d’aide pour comprendre quelles informations vous détenez encore sous format papier. Vous voulez éviter d’augmenter votre risque d’audit ou de litiges en conservant des dossiers papier à perpétuité, mais, en même temps, vous ne voulez payer que pour l’entreposage nécessaire et gérer seulement les dossiers qui doivent être archivés.

Protéger l’information essentielle dans une perspective de conformité

La nature décentralisée de l’environnement commercial d’aujourd’hui peut créer un écosystème de systèmes divers avec des politiques multiples en matière de conservation. Les organisations comprennent souvent plusieurs services vase clos, chacun utilisant ses propres processus de gestion des documents. Ce manque de normalisation contribue à l’inefficacité, ce qui peut avoir un impact négatif sur votre capacité d’acquérir des perspectives d’affaires critiques de votre information et augmente le risque d’audits et d’actions judiciaires.

Beaucoup d’entreprises doivent également garder à l’esprit les règlements et autres exigences en matière de tenue de dossiers afin d’atténuer le risque d’un audit, d’ammendes ou de litiges. Par contre, comprendre quels dossiers vous avez, ce que vous devez conserver et ce que vous pouvez éliminer peut présenter un défi, surtout si vous n’avez pas de ressource disponible qui possède de l’expérience avec les dossiers et l’information, ou si vous avez acquis des dossiers par voie de regroupements d’entreprises.

Le saviez-vous ?

50 % des entreprises s’attendent à avoir besoin d’au moins l’un des projets standards au cours des deux prochaines années. Par exemple, 35 % ont besoin d’aide pour organiser les documents papier restants tout en avançant vers leurs objectifs numériques, et 33 % s’attendent à avoir besoin d’aide pour un audit.*

Recherche Coleman Parkes, janvier 2018Sondage effectué au nom d’Iron Mountain.

Établir un lieu de travail plus robuste pour aujourd’hui et demain

La main-d’oeuvre d’aujourd’hui est composée d’au moins quatre générations. Les travailleurs plus jeunes aiment partager des données sur des appareils et collaborer au moyen d’applications novatrices en ligne. Les travailleurs plus âgés préfèrent enregistrer leurs fichiers sur leur ordinateur portable en vue de leur utilisation future ou imprimer le matériel en vue d’un examen ultérieur. En allant vers un environnement sans papier, vous devez vous assurer que chaque appareil, système source, référentiel en ligne et dossier est révisé, étiqueté et indexé, ce qui aide à atteindre la conformité GDI et protège contre le piratage, la perte de données et la divulgation involontaire.

La main-d’oeuvre d’aujourd’hui est également mobile et de plus en plus d’entreprises optent pour permettre le télétravail à leurs employés afin d’économiser sur l’espace de travail dispendieux. De nombreuses entreprises cherchent à utiliser autrement ou à réorganiser leur espace de travail afin d’économiser, d’augmenter la collaboration et de se moderniser. Par contre, purger un étage, un édifice complet ou même de multiples lieux de travail peut être un projet intimidant.

Peu importe la situation concernant vos dossiers dans laquelle vous vous trouvez, nos experts en gestion de l’information peuvent vous aider

Les projets de gestion des documents diffèrent d’un projet à un autre. En travaillant en gestion de l’information avec un partenaire de confiance qui cumule plus de 65 ans d’expérience, vous savez que vos dossiers et votre entreprise sont en sécurité peu importe vos besoins en fonction du projet. Que ce soit l’archivage de dossiers en format papier dans le cadre d’une initiative de transformation numérique, une purge des dossiers et autre matériel actuellement entreposé sur place afin de récupérer de l’espace de travail, ou effectuer un audit d’inventaire dans le but de purger, de récupérer ou de relocaliser des dossiers pour propulser un programme de conformité en GDI, les Services de projet Iron Mountain peut vous aider.

Services et solutions proposés

Project Services - Gestion des dossiers et de l'information

Quelle que soit sa taille, notre équipe de projet est prête à vous aider. Nous agirons comme une extension transparente de votre organisation, en gérant votre projet du début à la fin, en fournissant des mises à jour régulières en cours de route, afin que vous et votre personnel puissiez rester concentrés sur vos objectifs.