La solution Smart Sort d'Iron Mountain

Transformez le chaos en conformité

Est-ce que vous...

• avez un grand volume de documents hérités d’une fusion ou d’une acquisition?
• avez un faible taux de localisation de dossiers?
• souhaitez déplacer votre inventaire depuis votre fournisseur actuel ou depuis un entreposage sur site, mais après la destruction de ce dont vous n’avez plus besoin?
• voulez détruire des dossiers mais vous n’êtes pas en mesure d’identifier en toute confiance ceux qui peuvent l’être, sans devoir réaliser un investissement conséquent en budget ou en ressources?

Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, interrogez-nous à propos d’Iron Mountain Smart Sort.

Votre défi

Vous voulez réduire les coûts et les risques en détruisant les dossiers papier lorsqu’ils répondent aux exigences de conservation. Malheureusement, ce n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît.

Qu’est-ce qui rend la destruction des dossiers si compliquée?

• Manque d’intégrité et de visibilité de l’inventaire : Lorsque les métadonnées clés ne sont pas capturées et répertoriées tout au long du cycle de vie des informations, il est difficile de rechercher, de gérer et de décider de l’admissibilité à la destruction.
• Dossiers à la conservation erronée : Les différents types de dossiers impliquent différentes exigences en matière de conservation. Si les dossiers ne sont pas organisés selon la classification des dossiers et conservés par date d’admissibilité à la destruction, vous ne pouvez pas être sûr de ce qui peut être détruit de manière justifiable.
• La réorganisation des dossiers est laborieuse et coûteuse : Vous n’avez pas les ressources nécessaires pour récupérer et inventorier les dossiers afin de valider et de trier chaque fichier par date d’admissibilité à la destruction.

Ce que cela signifie

• Coûts inutiles : De grands volumes de dossiers dépourvus de métadonnées au niveau des fichiers et conservés sans tenir compte des dates d’admissibilité à la destruction ont une incidence sur votre capacité à gérer efficacement votre programme. Cela fait grimper les coûts de conservation et de gestion des dossiers connexes.
• Risque accru : La conservation des dossiers plus longtemps que nécessaire augmente le risque de perte d’informations et de violations de la réglementation. Cela ajoute également de la complexité aux processus de découverte juridique, de réponse aux audits et de gestion de la conformité.
• Perte de productivité : Trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin nécessite des métadonnées de qualité. Sans cela, vous pourriez perdre d’innombrables heures à rechercher des informations importantes.

Notre équipe peut vous aider depuis les centres de conservation Iron Mountain ou directement sur votre site. Si vous avez des dossiers en interne ou dans une installation de conservation sur site distant, nous pouvons répondre à vos besoins.