Uitdagingen bij thuiswerken: hoe ondersteunt u uw thuiswerkers?

COVID-19 zorgde ervoor dat het dagelijks leven stil kwam te staan en werknemers op grote schaal verplicht vanuit huis gingen werken. Op dat moment had niet iedereen een laptop van het bedrijf, een verbinding met genoeg bandbreedte of veel ervaring met videoconferenties. Onder de vele aanpassingen die organisaties tijdens deze wereldwijde crisis hebben uitgevoerd, was het oplossen van de IT-uitdagingen van het thuiswerken een van de belangrijkste zaken. Immers, als werknemers op afstand niet effectief konden communiceren met collega's of hun werk op de juiste manier konden delen, zouden de reeds in de problemen geraakte ondernemingen minder goed kunnen functioneren tijdens de "Intelligente Lockdown".

Zorgen over het tekort aan hardware

“In het begin lag de uitdaging vooral op hardware-gebied”, zo meldt Gene Molloy, Vice president voor IT-eindgebruikerstechnologie bij Iron Mountain. “Toen werknemers plotsklaps hun traditionele kantooromgevingen moesten verlaten waar nog veelal met desktops gewerkt werd, was het voor sommige organisaties een struikelblok om aan de eisen van shelter-in-place te voldoen.

Medewerkers konden niet bepaald een eigen IT-medewerker aan huis langs laten komen om hun werkplek in te richten. Hetzelfde geldt voor nieuwe medewerkers die behoefte hebben aan een werklaptop. Om dit probleem aan te pakken, creëerden sommige organisaties nieuwe processen. Technici ontvangen hardware, installeren alle relevante software voor de eindgebruiker en regelen alle licenties en accounts. Daarna versturen ze het naar desbetreffende werknemer.”

Molloy merkt op dat in een soortgelijke geest, IT-ondersteuningsteams nieuwe processen kunnen creëren, zodat ze leenlaptops kunnen verzenden naar werknemers van wie de laptops defect zijn geraakt.

57%

Tijdens de pandemie werkte 57% van de werkende Nederlanders vanuit huis.

Bron: Managersonline.nl

Gefrustreerd door de internetverbinding

Toen mensen eenmaal een laptop kregen voor hun nieuwe thuiskantoor, bleek de internetverbinding in bepaalde omstandigheden problematisch. "Het feit dat je thuis toegang hebt tot sociale media betekent niet noodzakelijkerwijs dat je de juiste hoeveelheid internetbandbreedte hebt om je werk te doen", zegt Molloy.

Als reactie daarop hebben IT-teams de gebruikers moeten opleiden. “Hoewel een werkgever het thuisnetwerk van een werknemer niet kan controleren, helpt het om ervoor te zorgen dat mensen op de hoogte zijn van de mogelijkheden die ze hebben als het gaat om connectiviteit”, legt Nerina Martinez, een digitale werkplekomvormingsleider bij Iron Mountain, uit. “Een medewerker op afstand hoeft niet per se de rest van zijn of haar familie van zijn of haar apparaat af te schrikken. In plaats daarvan kan het IT-supportteam hen helpen bij de overgang naar het gebruik van hun smartphone als persoonlijke hotspot voor internettoegang, merkt ze op.

Een verlopen wachtwoord zorgt voor vertraging

“Personeel dat gewend is om op een kantoor te werken, is zich er misschien niet van bewust dat ze is ingelogd op het virtuele privé-netwerk (VPN) van de organisatie toen ze hun wachtwoord veranderden”, legt Molloy uit. “Ook hier is een extra training voor thuiswerkers nuttig. Thuiswerkers hoeven alleen maar te weten dat ze via VPN moeten zijn verbonden om hun wachtwoord aan te passen. Andere organisaties zijn overgestapt op diensten waar de medewerker alleen nog maar toegang hoeft te hebben tot de betreffende website om een wachtwoord bij te werken.

"De zorgen van IT-afdelingen veranderden gedurende de Coronacrisis. Het begon voor veel bedrijven met gebrek aan hardware voor thuiswerkers, maar de focus veranderde langzaam richting gebrekkige internetverbindingen, vpn-problemen en wachtwoordissues."

Björn van Raak, Business Development Manager bij Iron Mountain

VPN zorgt voor frustatie

Sommige thuiswerkers raken gefrustreerd als hun VPN-verbinding uitvalt terwijl ze proberen om documenten over het netwerk te migreren. Martinez vindt het gebruik van collaboratieve online tools waarbij documenten worden gemaakt, gebruikt en opgeslagen in de cloud een mogelijke oplossing. Op die manier hoeft een medewerker niet meerdere documenten via een VPN te uploaden, maar staan de bestanden altijd centraal in de cloud opgeslagen.

“Voordat een onderneming naar een cloudplatform overstapt, moet er goed gekeken worden wat voor wet- en regelgeving er van toepassing is voor de sector waarin de onderneming werkzaam is”, waarschuwt Molloy.

De verwachting is dat het "nieuwe normaal" inhoudt dat tal van werknemers op afstand zullen blijven werken. IT-teams kunnen helpen bij de transformatie en het oplossen van de uitdagingen van thuiswerken door middel van passende communicatie en training, procedures te herzien en technologische oplossingen aan te dragen.