Geautomatiseerde postkamerprocessen
Met geautomatiseerde workflows op basis van metadata uit de post verloopt de samenwerking tussen uw collega’s soepeler. U bepaalt zelf wie bewaarde digitale documenten mag bekijken en delen.
Hoe het werkt
- Laat uw post doorsturen naar Iron Mountain en wij digitaliseren de stukken op onze veilige scanlocatie. Uw papieren post blijft altijd binnen onze beveiligde keten.
- Onze experts scannen uw post en leggen automatisch trefwoorden vast, waarna de digitale kopie vanzelf bij de juiste ontvanger belandt. U kunt ook extra trefwoorden laten toevoegen die relevant zijn voor uw organisatie.
- U bepaalt zelf wie de uiteindelijke ontvanger is.
- Uw elektronische informatie is versleuteld in een beveiligd netwerk, zowel in opslag als tijdens het delen.
- U kunt de gedigitaliseerde post doorzoeken en openen via ons beveiligde contentplatform Iron Mountain Insight®.
- Alleen door u gemachtigde gebruikers hebben toegang tot uw post.
- Na digitalisering kan Iron Mountain de papieren post voor u bewaren, vernietigen of naar u terugsturen.
Functies en voordelen van digital mailroom
Met de SaaS-oplossing Iron Mountain Digital Mailroom krijgt uw organisatie digitale toegang tot belangrijke papieren post. U profiteert van:
Gedigitaliseerde papieren post
Stuur uw papieren post door naar Iron Mountain en wij digitaliseren de stukken op onze veilige locatie. Uw post blijft altijd binnen onze beveiligde keten. Met meer dan 75 centra wereldwijd kunnen we snel schalen en aan uw locatie-eisen voldoen.
Veilige toegang en opslag
Uw digitale documenten worden opgeslagen in Iron Mountain InSight®, een contentplatform dat werkt volgens het Cybersecurity Framework (CSF) van het National Institute of Standards and Technology (NIST). Uw elektronische informatie is versleuteld, zowel in opslag als tijdens het delen. Alleen door u gemachtigde gebruikers hebben 24/7 toegang tot de informatie.
Gekoppelde data
Dankzij integratieopties met bijvoorbeeld e-mail, Salesforce en Microsoft Office kunt u gegevens uit verschillende platforms met elkaar verbinden en beter benutten. U kunt ook bewaartermijnen toepassen via integratie met Iron Mountain Policy Center.
Volledige postafhandeling
Is de papieren post eenmaal gedigitaliseerd, dan kunnen we de post weer naar u terugsturen, bewaren in een Iron Mountain-archief of veilig voor u vernietigen.
Waardevolle inzichten
Via dashboards heeft u inzicht in cijfers over de nauwkeurigheid van het doorsturen, de gemiddelde tijd tot aflevering, de hoeveelheid post en meer. Zo wordt beslissingen nemen nog makkelijker.
Klantcases
Hoe toekomstbestendig is uw postkamer?
Ook al gaat uw organisatie meer digitaal werken, er komt nog steeds belangrijke papieren post binnen. Al die documentatie moet op tijd en efficiënt worden afgehandeld. Lukt dat met uw huidige postkamer? Lees hieronder meer over de 3 soorten postkamers.
Traditioneel
Handmatige postkamerprocessen
Traditioneel
In de traditionele postkamer komt veel fysieke post binnen die backofficemedewerkers moeten sorteren en verspreiden. Dat heeft deze mogelijke gevolgen:
- Post bij de juiste persoon afleveren kost veel tijd
- Slechte klantervaring
- Risico op non-compliance
- Gevoelige informatie raakt kwijt
- Moeite om medewerkers op afstand te ondersteunen
Digitaal
Gedigitaliseerde post makkelijk doorsturen
Digitaal
Digitale postkamers werken via intelligente documentverwerking. Dat houdt in:
- Scannen en digitaliseren van papieren post voor online toegang
- Extractie van metadata om post efficiënt te zoeken
- Validatie en controle
- Classificatie met artificial intelligence/machine learning
- Regels voor gebruikerstoegang en toewijzing
- Audittracking voor betere compliance
Intelligent
Geautomatiseerde postverwerking
Intelligent
Een intelligente postkamer biedt u dezelfde voordelen als een digitale postkamer, maar dan via een contentplatform met daarin:
- Contentbeheer
- Information governance
- Slimme extractie en verrijking van metadata
- Zoeken en opvragen van papieren post
- Samenwerkingsmogelijkheden
- Workflowautomatisering
- Meerdere archieven in één
- Optische tekenherkenning (OCR)
Relevante bronnen
Aanvullende diensten
InSight Intelligent Document Processing
Digitaliseer, sla op, automatiseer en ontgrendel de kracht van data via de kracht van automatisering
Externe archiefopslag
Van chaos naar compliance: bescherm en bewaar uw documenten in een beveiligd extern archief.
Veilige vernietiging & recycling van uw IT-apparatuur
Laat uw IT-apparatuur veilig afvoeren en voldoe aan regelgeving.
Kies voor Iron Mountain en bescherm uw data. Vraag vrijblijvend advies aan.
Veelgestelde vragen
Hoe zorgt Iron Mountain ervoor dat de post bij de juiste ontvangers belandt?
Elke gebruiker wordt toegewezen aan een gebruikersgroep. In combinatie met metadata-beveiligingsregels zorgen deze gebruikersgroepen ervoor dat de post naar de juiste personen wordt gestuurd. Om de veiligheid en privacy van uw gegevens te waarborgen stelt het implementatieteam van Iron Mountain voor uw organisatie de juiste rollen en beveiliging in.
Wie heeft er toegang tot mijn post?
Het implementatieteam van Iron Mountain bespreekt met u hoe uw organisatie de post wil afhandelen: per afdeling, verdieping, individu enzovoort.
Daarna stelt Iron Mountain uw gebruikers, gebruikersgroepen en metadata-beveiligingsregels in, zodat de juiste mensen toegang hebben tot de post. Veel organisaties hebben ook een beheerder die deze hiërarchie kan updaten. Bijvoorbeeld wanneer u niet op kantoor bent en uw mail tijdelijk omgeleid moet worden.
Wat gebeurt er na het digitaliseren met onze post?
U kunt kiezen uit deze opties:
- Uw fysieke post wordt naar u teruggestuurd
- Uw fysieke post wordt opgeslagen in een Iron Mountain-archief
- Uw fysieke post wordt vernietigd
Neem contact met ons op
Telefoonnummer
Bel met de specialisten van onze klantenservice voor vrijblijvend advies of een offerte
Contactformulier
Deel uw vraag en een van onze specialisten neemt binnen één werkdag contact met u op
Iron Mountain Connect™
Log in op onze Iron Mountain Connect™ klantenportal
Iron Mountain SecureSync®
Log in op onze Iron Mountain SecureSync® klantenportal.