IT-apparatuur laten afvoeren: 7 kenmerken van een betrouwbare partij

De technologie evolueert snel en vernieuwingscycli worden steeds korter. Daardoor is het afvoeren van oude IT-apparatuur ingewikkelder geworden en dat brengt risico's met zich mee. Voor u en uw organisatie.

Nu er in Europa strenge privacyregels gelden en ook in de VS de druk toeneemt om maatregelen te nemen, staat er veel op het spel als het gaat om het beschermen van gevoelige digitale informatie. Vanaf het moment dat de gegevens worden aangemaakt tot en met hun vernietiging.

IT Asset Disposition (ITAD), oftewel het vernietigen of afvoeren van IT-apparatuur, helpt organisaties om op een veilige manier van hun oude pc's, tablets, servers en harde schijven af te komen. Dus zonder dat gegevens op de datadragers openbaar worden. Soms wordt de apparatuur vernietigd door deze te versnipperen of te vermalen. Andere keren worden apparaten gewist en doorverkocht, waarbij de klant een percentage van de restwaarde ontvangt. Hoe de apparatuur ook wordt afgevoerd, de gegevens moeten veilig zijn en de IT-middelen moeten in elke fase van het afvoerproces worden getraceerd en gedocumenteerd.

Risico op datalekken, boetes en imagoschade

Heeft u als IT-manager een stapel oude computerapparatuur die u liever kwijt dan rijk bent? Het wegdoen van IT-apparaten is helaas andere koek dan het weggooien van oud kantoormeubilair. Computers, harde schijven, mobiele telefoons, USB-sticks en zelfs printers kunnen gevoelige gegevens bevatten. Die gegevens kunnen lekken, waarna uw organisatie te maken krijgt met rechtszaken, boetes en imagoschade. Gegevens deleten of opslagmedia formatteren biedt geen bescherming. Hiermee worden namelijk alleen de digitale verwijzingen naar data verwijderd, maar de gegevens zelf blijven erop staan. Zelfs schijven die meermaals zijn geformatteerd, kunnen nog heel wat herstelbare informatie bevatten.

Hieraan herkent u een betrouwbare ITAD-leverancier

 ITAD is een speciale discipline die meerdere checkpoints, beveiligingen en een audittrail omvat, én verificatie van het wissen en vernietigen van apparaten. Zeker weten of uw ITAD-leverancier betrouwbaar is? Volgens John Sharpe, directeur productmanagement bij Iron Mountain, kunt u letten op de volgende punten:

1. Controleerbaar proces - Elk te vernietigen apparaat moet worden geregistreerd in een inventaris en gedurende het hele verwijderingsproces worden gevolgd. Bijvoorbeeld door een code te scannen bij inlevering en op elk afgiftepunt. Het inventarisbeheersysteem moet eventuele ontbrekende items signaleren en een uitzonderingsrapport opstellen. Als klant moet u dit proces op elk moment kunnen controleren.

2. Beveiligd(e) transport en voertuigen - Tijdens het vervoeren is IT-apparatuur erg kwetsbaar. Voorwerpen kunnen uit laadbakken vallen en vrachtwagens die niet op slot staan zijn aantrekkelijk voor dieven. Zoek daarom een ITAD-leverancier die werkt met gesloten, beveiligd transport en veilige overdrachtspunten die worden bewaakt met CCTV-camera’s.

3. Zicht op projectstatus - U mag nooit in het duister tasten over de status van uw ingeleverde IT-apparatuur. Een online trackingsysteem zoals u dat kent van postbezorgers, moet u in staat stellen de exacte locatie en status van uw apparatuur te achterhalen wanneer u dat wilt.