Farmaceutisch bedrijf almirall kiest voor papierloos kantoor

Iemand van Iron Mountain gaat bij ons alle afdelingen langs en controleert, classificeert en digitaliseert alle documentatie. Vroeger deed ik dat zelf, dus nu kan ik mijn tijd aan andere belangrijke dingen besteden.

Minerva Casas Ventura, hoofd van het General Research and Development Archive en specialist in documentatie van klinische proeven bij Almirall

Uitdaging

Almirall, een wereldwijd farmaceutisch bedrijf dat zich richt op dermatologie, wilde papier elimineren om kosten te besparen én om efficiënter en duurzamer te kunnen werken. Maar er was een enorme hoeveelheid papieren documenten en al die papieren waren belangrijk om te kunnen voldoen aan de wet- en regelgeving.

Oplossing

Ondersteuning op locatie, indexeren, transporteren en het veilig extern opslaan van fysieke archieven. Alle documenten zijn inzichtelijk via het Iron Mountain Connect™ portaal en binnen 4 en 24 uur bij Almirall op locatie bezorgd.

Resultaten

Iron Mountain helpt Almirall bij het creëren van een papierloos bedrijf. Door papieren documenten te digitaliseren komt meer kantoorruimte vrij en zijn gegevens sneller vindbaar. Indexering van de documenten die nog wel bij Almirall worden bewaard, zorgt voor een betere naleving van de wet- en regelgeving.

Fysieke documenten zijn voortaan verleden tijd

De R&D-documentatie van een medicijn dat op de markt is gebracht, moeten we 15 jaar lang bewaren of zolang als het product bestaat. We hebben dus een groot archief en hadden hulp nodig bij het beheren ervan.

Minerva Casas Ventura, hoofd van het General Research and Development Archive en specialist in documentatie van klinische proeven bij Almirall

Efficiënter werken

Belangrijke medicijninformatie bewaren

Farmaceutisch bedrijf Almirall wil geen papier meer gebruiken om zo de duurzaamheid en operationele efficiëntie te verbeteren. Maar papierloos werken was voor de afdeling research & development geen makkelijke opgave.

De R&D-afdeling moet namelijk documentatie bijhouden van de klinische proeven van elk geneesmiddel dat Almirall op de markt brengt. Deze gegevens moeten 15 jaar worden bewaard of gedurende de hele levensduur van het product. Met veel nieuwe producten in de pijplijn bewaarde de R&D-afdeling zo’n 80 procent van alle papieren documenten in het bedrijf. En elke maand kwam er nog eens zo’n 5 meter aan nieuwe dossiers bij.

Omgaan met massa’s papier

En die 5 meter was in een rustige maand. Omdat Almirall veel van zijn onderzoeksactiviteiten uitbesteedt, kwam er soms in één keer wel 10 of meer meter aan documentatie binnen. Deze dossiers werden opgeslagen in kelders in hun Sant Feliu de Llobregat R&D-centrum, vlak bij Barcelona.

Het beheer van oude bestanden besteedde Almirall uit aan partner MDA. Toch werd er op hun locatie nog steeds genoeg documentatie opgeslagen om ongeveer 1,4 kilometer aan rekken te vullen. Dit was de situatie in 2019, toen Iron Mountain MDA overnam en Almirall begon aan de reis naar een papierloos kantoor.

Op weg naar een digitale werkomgeving

We moesten af van al het overbodige papier. En omdat we Iron Mountain bij de hand hadden, schakelden we hen in. Ze werken met ons samen op verschillende afdelingen en ook bij R&D.

Minerva Casas Ventura, hoofd van het General Research and Development Archive en specialist in documentatie van klinische proeven bij Almirall

Ondersteuning op locatie vergemakkelijkt transformatie

Digitalisering van documenten mogelijk maken

Almirall koos voor een end-to-end oplossing van Iron Mountain om een papierloos kantoor te creëren op meerdere afdelingen, waaronder R&D, human resources, inkoop, sales en marketing.

Twee Iron Mountain-medewerkers werden in het farmaceutische bedrijf geplaatst: iemand op de R&D-afdeling en een medewerker die op afstand een documentendatabase van Almirall beheert.

De taak van de medewerker op kantoor is om dossiers te beoordelen, catalogiseren en digitaliseren. Vervolgens houdt deze persoon toezicht op het transport van de fysieke documenten naar een beveiligde externe opslag, indien nodig. De papieren dossiers zijn op elk moment vindbaar en op te vragen via het Iron Mountain Connect™ portaal.

Betere compliance en eenvoudige administratie

Binnen R&D wordt slechts een kleine hoeveelheid documentatie gedigitaliseerd en extern opgeslagen vanwege wettelijke vereisten. Alleen al het catalogiseren maakt het eenvoudiger om bestanden te vinden en op te halen, waardoor de administratie minder tijd en moeite kost.

“Nu ze zijn gecatalogiseerd weten we waar we documenten kunnen vinden”, zegt Minerva Casas Ventura, hoofd van het General Research and Development Archive en specialist in documentatie van klinische proeven bij Almirall. “Vroeger duurde dat drie dagen of langer, afhankelijk van het document. Met de database weten we nu heel snel waar iets is.”