Gemeente optimaliseert immigratiedienst met digitale processen

Sneller informatie vinden en delen

“De oplossing van Iron Mountain was goedkoper dan nieuwe carrouselstellingen aanschaffen en extra kantoorruimte inrichten. En dankzij de digitale processen is onze productiviteit en samenwerking verbeterd.”

Christian Dolle, projectleider, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Uitdaging

Met meer dan 11.000 papieren dossiers in oude carrouselstellingen had de immigratiedienst van de Duitse plaats Schwäbisch Gmünd nog maar weinig ruimte over. Er werd ook veel tijd en moeite verspild aan het verwerken van de vele immigratiezaken.

Oplossing

Iron Mountain® Backfile Scanning zorgde voor een snel, efficiënt en GDPR-proof proces, waarbij oude papieren dossiers en handgeschreven notities werden omgezet in digitale documenten die via SFTP werden geüpload naar het documentbeheersysteem van de gemeente.

Resultaten

Het personeel werkt efficiënter en reageert sneller op aanvragen van rechtbanken en instanties. Er is ook minder risico dat belangrijke documenten verloren gaan of zoekraken. Andere voordelen zijn ruimtebesparing, lagere opslagkosten en continue toegang tot bestanden voor werknemers op afstand.

Onder druk staande kantoorprocessen vereenvoudigen

“Drie nieuwe carrouselstellingen aanschaffen zou ons ongeveer € 120.000 kosten en daarna zouden we nog steeds dezelfde administratie- en ruimteproblemen hebben.”

Christian Dolle, projectleider, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Uitdijend en onoverzichtelijk archief

Papieren namen ruimte in

De Duitse stad Schwäbisch Gmünd in de pittoreske heuvels van de Schwäbische Alb en de Drei Kaiserberge, telt ongeveer 60.000 inwoners. De gemeente werkte al steeds meer met digitale overheidsdiensten en -processen, maar door de toestroom van vluchtelingen kwam vooral de immigratiedienst onder druk te staan.

“Archiefbeheer werd daar een steeds grotere uitdaging”, zegt projectleider Christian Dolle. “We bewaarden meer dan 11.000 papieren dossiers in verouderde carrouselstellingen. De opslagruimte raakte snel op, dus we moesten steeds extra rekken neerzetten die weer meer kantoorruimte in beslag namen.”

Ideaal moment om te digitaliseren

De gemeente had onlangs een documentbeheersysteem ingevoerd en geïntegreerd met LaDiVA, een programma dat ook door andere Duitse immigratiediensten wordt gebruikt. Dus dit was een ideaal moment om over te stappen op digitale dossiers. De beslissing was ook financieel gezien slim. “Drie nieuwe carrouselstellingen aanschaffen zou ons ongeveer € 120.000 kosten en daarna zouden we nog steeds dezelfde administratie- en ruimteproblemen hebben”, aldus Dolle.

Download de klantcase om meer te lezen.