Efficiënter werken dankzij HR-automatisering

Branche

Retail

Uitdaging

Een Amerikaanse detailhandelaar wilde af van een systeem dat niet langer aan de behoeften voldeed en HR-processen automatiseren om de efficiëntie te verhogen.

Oplossing

Iron Mountain Human Resources

Resultaten

• Uniforme, geautomatiseerde processen in plaats van oude en verschillende handmatige werkwijzen.
• Efficiënte, nauwkeurige en snelle documentverwerking.
• Meer motivatie om automatisering en digitalisering van andere bedrijfsonderdelen te onderzoeken.
• Gemoderniseerde opslag van HR-documenten.

Efficiënter werken dankzij HR-automatisering

Op iedere Human Resources-afdeling wemelt het van de documenten. Onboarding, verlofaanvragen, administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, beoordelingen, onkostenvergoedingen: HR verwerkt het allemaal. Een grote organisatie heeft vaak aparte groepen die zich bezighouden met bepaalde onderdelen van de HR-administratie.

De detailhandelaar in deze klantcase merkte dat die groepen in de loop der tijd elk hun eigen manier van werken hadden ontwikkeld. Het HR-team wist precies wat de afdeling nodig had:

• Efficiënte manier van werken
• Centrale toegang tot alle HR-documenten
• Werkwijzen gelijktrekken en automatiseren
• Continue technische ondersteuning
• Een vlotte overstap voor medewerkers

Het aanpakken van de verschillende werkwijzen en het stroomlijnen van HR-processen was een van de belangrijkste doelen. Alle informatie moest ook centraal beschikbaar worden, want de HR-documenten waren verspreid over verschillende groepen en harde schijven.

HR-documenten bevatten een schat aan persoonlijk identificeerbare informatie. Maar omdat de informatie verspreid was over meerdere plekken, was het lastig om alle persoonsgegevens te traceren en beschermen. Het kostte te veel tijd om documenten te vinden en het bewaarbeleid hanteren was moeilijk. Het handmatige proces was zo omslachtig en foutgevoelig, dat een nieuwe centrale opslag van cruciaal belang was.

De juiste tool voor HR-taken

Het is nooit makkelijk om op een hele nieuwe manier te gaan werken. Daarom wilde het bedrijf een platform met een hoog niveau support. Hun eigen IT-personeel had het al druk met andere interne projecten. Daarnaast wilden ze ook profiteren van beschikbare automatiseringstechnologieën.

Om de investering in het herzien van de hele afdeling de moeite waard te maken, wilde de organisatie zeker weten dat ze het nieuwe platform konden aanpassen aan de complexiteit van hun eigen HR-teams. De SaaSoplossing Iron Mountain Human Resources voldeed aan al hun eisen.

Samen naar een oplossing op maat

Een nieuwe oplossing kiezen is de eerste stap, maar het moeilijkste deel is het implementeren van die oplossing. Die implementatiestrijd komt vaak doordat er maar weinig tijd is om een hele afdeling te herstructureren volgens een totaal nieuw systeem. In dit geval werden veel van de zorgen over een nieuw systeem vermeden, omdat het platform aan te passen was aan de specifieke behoeften van de organisatie.

Maar om de ideale oplossing op maat uit te werken moet elke organisatie wel een collega aanwijzen die samenwerkt met een Iron Mountainsolutions architect. De interne expert moet goed bekend zijn met het oude systeem en de gebruikers, het potentieel van de software herkennen en snappen hoe het nieuwe systeem moet werken. Zo halen we samen het maximale uit het platform.

De interne expert van de retailer en het Iron Mountain-team creëerden samen een op maat gemaakt platform. De HR-medewerkers kregen veel tijd om vertrouwd te raken met het systeem voordat het live ging.

Dankzij de aanpassingen en een lange trainingsperiode verliep de overgang naar de nieuwe oplossing soepel.

Meer tijd voor mensen

De retailer in deze case liet een verouderd, handmatig systeem achter zich en stapte over op een efficiënter, moderner platform waarmee iedereen digitaal kan werken.

De statistieken en analyses in het dashboard geven de afdeling nu veel meer inzichten. De processen zijn gestroomlijnd en voor de hele afdeling gelijkgetrokken. HR-documenten zijn nu centraal en digitaal opgeslagen, zodat ze makkelijker te vinden en beheren zijn. De marge voor menselijke fouten is aanzienlijk verkleind. Er zijn ook beveiligingen ingebouwd zodat wanneer er toch fouten worden gemaakt, problemen meteen worden gemarkeerd en gecorrigeerd. Voortaan kunnen HR-medewerkers zich op de mensen focussen in plaats van op het papierwerk.