Smart Sort maakt de weg vrij voor een soepele bedrijfsverkoop

Klantcases

Lees hoe een grote verzekeraar snel de polissen vond die nodig waren om aan de voorwaarden van de afstoting te voldoen.

5 augustus 20228 min

Smart Sort maakt de weg vrij voor een soepele bedrijfsverkoop

Bij het verkopen van (een deel van) een onderneming kan het opsporen en beheren van alle bijbehorende documenten nogal ingewikkeld zijn. Welke documenten moeten naar de koper en welke blijven bij de verkoper? Soms moeten er wel duizenden documenten herzien worden, in weinig tijd en volgens alle wettelijke, privacyen juridische eisen.

Vroeger gebeurde dit handmatig: beoordelaars en analisten namen alle dozen met documenten door. Maar tegenwoordig wordt er gewerkt met scanners en digitale tekstextractie.

Welke methode men ook kiest, het blijft een tijdrovend en duur proces. Nog uitdagender is het wanneer de documenten verspreid zijn opgeslagen in meerdere archiefkamers en opslagcentra (zowel op locatie als extern), met meerdere soorten documenten door elkaar in dezelfde opslagdoos.

Hiervoor biedt Iron Mountain Smart Sort, een workflowoplossing waarmee u in beperkte tijd een veelvoud documenten kunt lokaliseren, sorteren, ordenen en beheren.

Zo werkt Smart Sort

Smart Sort gebruikt basisinformatie (zoals polisnummers) uit de belangrijkste bedrijfsapplicaties en koppelt die informatie aan een scan of invoer van het document-ID. Het resultaat is een actuele lijst die de locatie van alle documenten tot op het niveau van individuele dozen in kaart brengt. Zo kan een organisatie automatisch beslissen over wat er met een document moet gebeuren om aan de vereisten te voldoen.

We delen graag een voorbeeld van hoe Smart Sort werd gebruikt tijdens een ingewikkelde afstoting door een verzekeraar.

Hoe een grote verzekeraar van Smart Sort profiteerde

Situatie

Een grote Amerikaanse verzekeringsmaatschappij stootte een deel van haar activiteiten af en moest binnen 12 maanden 1,9 miljoen verzekeringspolissen overdragen aan twee nieuwe eigenaren.

Uitdaging

Het afstotende bedrijf ontdekte al snel dat het lastig zou worden om binnen 12 maanden het onderzoek en de overdracht van documenten af te ronden. Verzekeringspolissen werden namelijk vaak op verschillende manieren opgeslagen en ook nog eens gemixt met andere soorten documenten. Ook waren er geen interne middelen en efficiënte processen om de documenten te sorteren en over te dragen.

Smart Sort in actie

Een team van Iron Mountain ging aan de slag met Smart Sort en met relevante informatie uit bedrijfsapplicaties van het bedrijf. Daardoor lukte dit:

Informatie leveren om te kunnen beslissen over wegdoen of bewaren
De dossiers vinden die door de afstoting werden beïnvloed
Alle documenten sorteren en toewijzen aan hun nieuwe eigenaar
Alle documenten labelen met de status actief of inactief
Een actuele lijst maken van alle dossiers en in welke doos welk document zit

Voordelen van Smart Sort

Directe voordelen

Het bedrijf had nu een beheersbaar geautomatiseerd systeem om te beslissen welke documenten naar de kopers moesten.
De afgestoten bestanden werden binnen de deadline van 12 maanden overgedragen.
Het project werd voltooid in minder tijd en tegen lagere kosten dan mogelijk zou zijn geweest met interne middelen.

Voordelen op lange termijn

Met de nieuwe actuele documentenlijst kan de verzekeraar het informatiebeheer verder stroomlijnen, de kosten verlagen en de compliance verbeteren door makkelijker te beslissen over het bewaren of vernietigen van documenten.

Dankzij Smart Sort kan het afstotende bedrijf:

De locatie van documenten sneller opsporen
Het aantal gevonden documenten verhogen
Verdedigbare beslissingen nemen over te bewaren en vernietigen documenten
Dezelfde soorten documenten bij elkaar opslaan zodat het bedrijf kan beslissen over de hele doos
Opslagruimte vrijmaken, kosten verlagen en herinrichting bevorderen
Makkelijker voldoen aan wettelijke bewaar- en compliance-eisen

Meer weten over Smart Sort?

Smart Sort is geschikt voor ieder bedrijfsproces waarbij documenten moeten worden uitgezocht en geordend.

Kijk voor meer informatie op onze Smart Sort-pagina of neem contact op met uw Iron Mountain-accountmanager. U kunt ook dit formulier invullen Gebruik de woorden ‘Smart Sort’ in het opmerkingenveld.