Ti fordeler med å digitalisere firmaets innkommende post

Håndtering av store mengder innkommende fysisk og elektronisk post er en utfordring for mange bedrifter. Dette gjelder både når det kommer til etterlevelse av regelverk og det å sikre at posten kommer frem til riktig mottaker i tide. Hvis posten ikke kommer frem til riktig mottaker, kan det ha alvorlige konsekvenser for organisasjonen, for eksempel overskridelse av frister, forsinket betaling og tapte forretningsavtaler. Med Iron Mountains digitale posthåndtering kan du på en enkel og sikker måte håndtere posten uansett hvor du befinner deg, og du slipper å bekymre deg for å gå glipp av noe viktig. Her er ti fordeler med å digitalisere firmaets innkommende post.

Grunner til at du bør digitalisere firmapost

1. All post på ett og samme sted

Separate systemer for håndtering av fysisk og digital post for bedrifter er ikke bare tidkrevende, men det øker i tillegg risikoen for feil. Slike feil kan for eksempel være at viktig post blir borte eller havner på feil sted. Ved å digitalisere innkommende post med en enhetlig løsning sikres det at all post, uansett format, blir håndtert gjennom det samme effektive og sikre systemet. Dette reduserer risikoen for at post blir borte eller havner på feil sted, og det sikrer at viktige dokumenter alltid kommer frem til riktig mottaker i tide.

2. Sikre data uansett hvor de ansatte befinner seg

Med økende mengde fjernarbeid og hjemmekontor stilles det nye krav til sikker overføring av informasjon mellom medarbeidere som jobber fra ulike steder. Vår digitale postromsløsning (digital mailroom) er ISO27001-sertifisert og GDPR–kompatibel, og sikrer at all firmapost når frem til riktig medarbeider, uansett om de er på kontoret eller jobber hjemmefra.

3. Ikke gå glipp av viktige frister

Det er en stadig utfordring å skulle sikre at alle meldinger blir distribuert riktig og i tide. Med automatiske prosesser for håndtering av innkommende post reduseres risikoen for at viktige frister blir overskredet. Med et digitalt postrom kan du være trygg på at alle meldinger kommer frem til riktig person og til rett tid, uten unødvendige forsinkelser.

4. En GDPR-sikker løsning

Vår digitale posthåndteringstjeneste bidrar til å oppfylle GDPR-kravene. Hvert trinn i håndteringen av personopplysninger, fra mottak av en innkommende melding til omdirigering til riktig mottaker, er sikret mot uautorisert tilgang.

5. Raskere og sikrere tilgang til viktige dokumenter

Digitalisering av post reduserer risikoen for at viktige dokumenter blir borte eller ødelagt. Når alle dokumenter er tilgjengelige digitalt reduseres til og med risikoen for at de blir glemt eller makulert ved et uhell. Raskere tilgang til viktige dokumenter frigir også tid, og det minimerer administrasjonsarbeid.

6. Automatisk distribusjon

Med et digitalt postrom blir den tradisjonelle og manuelle posthåndteringen digitalisert gjennom automatiske prosesser. Disse effektiviserer hele flyten, fra et brev blir mottatt til det blir distribuert til riktig mottaker. Ved hjelp av AI og skreddersydde regler for akkurat din bedrift, sikrer vi at hvert brev og melding blir distribuert på riktig måte.

7. Spar tid og øk effektiviteten

Manuell håndtering av post er både tidkrevende og risikofylt, spesielt hvis du jobber i en stor organisasjon. Vår digitale postromsløsning frigir verdifull tid for medarbeiderne dine, som i stedet kan fokusere på mer produktive oppgaver. Ved å eliminere det manuelle arbeidet med å ta imot, sortere og distribuere innkommende brev, forbedres effektiviteten og arbeidsbelastningen blir redusert.

8. Forenkle posthåndteringen i ferier og ved sykdom

Ved å bruke vår digitale posthåndtering reduseres bedriftens avhengighet av at visse ansatte er tilgjengelig for å håndtere og distribuere post innad i organisasjonen. Dette er viktig for eksempel ved sykdom eller i ferier. Takket være automatisering sikres det at posthåndteringen alltid blir håndtert riktig, uavhengig av ansattes tilstedeværelse.

9. Et samlet system for all kommunikasjon

Med et digitalt postrom får du en komplett oversikt over alle innkommende meldinger og dokumenter. Du kan enkelt overvåke og styre all kommunikasjon via ett samlet grensesnitt, uansett om det er snakk om e-post, fysiske brev eller digitale meldinger.

10. Det er raskt og enkelt å komme i gang

Det er både enkelt og effektivt å implementere vårt digitale posthåndteringssystem. Vi tilbyr full brukerstøtte fra starten av, med et erfarent team som veileder deg gjennom hele prosessen. På noen få uker er dere i gang med en skreddersydd løsning som er tilpasset bedriftens behov.

Digitalisert posthåndtering med Iron Mountain

Det å digitalisere innkommende post er en strategisk investering i virksomhetens fremtid. Med Iron Mountains skalerbare løsning for posthåndtering sikres det at dere ikke går glipp av viktige meldinger. Samtidig frigjør det verdifull tid som i stedet kan brukes på kjernevirksomheten.

Kontakt oss, så forteller vi mer om hva vi kan gjøre for deres bedrift!