Sju fordeler med digital arkivering

I dagens samfunn øker mengden og verdien av informasjon kontinuerlig, og det blir stadig viktigere for bedrifter å velge riktig metode for arkivering av viktige dokumenter. Det å bytte ut fysiske permer og mapper med digitale og søkbare arkivsystemer er enklere enn mange tror, og det har mange fordeler. Digitale arkiver gjør det sikrere og enklere å få tilgang til informasjon. Det reduserer dessuten kostnadene, og det er bedre for miljøet. Her går vi gjennom sju grunner til å erstatte det gamle papirarkivet med digital arkivering.

Grunner til at du bør digitalisere arkivet

1. Informasjonen er sikker

Uansett hvor forsiktig man håndterer et fysisk arkiv, er det alltid en risiko for uhell som brann, oversvømming eller tap av viktig informasjon. Ved å digitalisere dokumenter som journaler, tegninger og lånepapirer, reduseres risikoen for at de går tapt eller blir skadet. Digitale kopier er sikret i elektroniske lagringssystemer som beskytter dem mot fysisk skade. Slik sikres det at bedriften kan fortsette virksomheten uten avbrudd.

2. Rask tilgang overalt

Med digital arkivering kan brukere raskt og enkelt få tilgang til informasjonen uansett hvor de befinner seg, så lenge de har internettilgang. Dette er spesielt fordelaktig i dagens globale og hybride arbeidsmiljø, der ansatte har behov for tilgang til dokumenter og data når de er utenfor kontoret.

3. Enkel deling av informasjon

Digitalt lagrede dokumenter er langt enklere å dele med andre, sammenlignet med fysiske kopier. Informasjon kan sendes raskt via e-post, lastes opp til skytjenester eller deles gjennom bedriftens nettverk. Dette letter samarbeid og kommunikasjon både internt mellom ulike avdelinger og med eksterne parter.

4. Mer effektive arbeidsprosesser

Digitalisering av arkiv gjør informasjonen søkbar og lett tilgjengelig, noe som eliminerer tidkrevende prosesser med å lete gjennom gamle, fysiske arkiver. Ansatte kan raskt finne informasjonen de er ute etter, noe som øker effektiviteten innad i organisasjonen. Samtidig reduseres tiden som brukes på administrative oppgaver.

5. Reduserte kostnader

Ved å gå over til digital arkivering kan organisasjoner redusere eller eliminere behovet for fysisk lagring. Dette frigjør kontorplass og reduserer kostnader til oppbevaringsløsninger og vedlikehold av fysiske arkiver. Over tid kan disse besparelsene være betydelige, spesielt for store organisasjoner med omfattende arkivsystemer.

6. Bærekraft og miljø

Digital arkivering er ikke bare kostnadseffektivt, men det bidrar også til økt bærekraft. Ved å redusere papirbruk og behovet for fysisk lagring, reduseres også organisasjonens karbonavtrykk. Dette bidrar positivt til bedriftens samfunnsansvar og bærekraftarbeid.

7. Fleksibel løsning

Digitale arkiveringssystemer er svært fleksible, og de kan skaleres opp eller ned i henhold til organisasjonens behov. Slik er det mulig for bedrifter å tilpasse lagringskapasiteten og funksjonaliteten uten de fysiske begrensninger man har ved tradisjonell arkivering. Dette gjør det til en perfekt løsning for selskaper i vekst eller for organisasjoner som står ovenfor endringer i forretningskravene.

Mer effektiv arbeidsplass med digital arkivering og informasjonsbehandlingssystem

Vil du ha mer ut av ditt digitaliserte arkiv? Ved å knytte det til et digitalt informasjonsbehandlingssystem kan bedriften din automatisere håndteringen av dokumenter på en enklere måte. Denne kombinasjonen gjør at arbeidsprosessene blir mer effektive, samtidig som kostnadene reduseres. I tillegg øker sikkerheten til arkivet gjennom avanserte funksjoner som beskytter sensitiv informasjon. Systemet sikrer dessuten at bedriften din følger bransjespesifikke og lovpålagte regler for datalagring og personvern, noe som reduserer risikoen for høye bøter og juridiske konsekvenser som kan oppstå ved mangelfull informasjonsbehandling.

Trenger du hjelp til digitalisering av arkiv? Vi hos Iron Mountain er eksperter på informasjonsbehandling, og kan tilby skreddersydde løsninger som passer til behovene i nettopp din bedrift. Kontakt oss gjerne, så hjelper vi deg!