Digitaliser bedriftens dokumenter med OCR-skanning

Optisk tegngjenkjenning, eller OCR (Optical Character Recognition), er en teknologi som konverterer skannede bilder av håndskrevne, maskinskrevne eller trykte tekster til maskinlesbar tekst. OCR-skanning gir bedrifter muligheten til å konvertere papirdokumenter til digitale filer som er enkle å søke i, analysere og arkivere. Dette gjør informasjonshåndteringen langt enklere og mer effektiv.

Hva er OCR-skanning?

OCR-skanning er en prosess der tekst fra fysiske dokumenter trekkes ut og konverteres til digital form. Først skannes dokumentet som en bildefil, og deretter brukes OCR-teknologi til å tolke og konvertere tegnene i dokumentet til redigerbar og søkbar tekst. Denne teknologien brukes på mange områder, blant annet for å digitalisere arkiver og effektivisere informasjonsflyten i organisasjoner.

Fordeler med OCR-skanning for bedrifter

Effektivitet og tidsbesparelse

Med OCR-skanning og automatisert datauthenting reduseres behovet for manuell datainntasting, slik at tidsbruken går ned og ansatte kan fokusere på mer verdiskapende oppgaver.

Søkbarhet og tilgjengelighet

OCR gjør det mulig å søke etter og hente ut informasjon i dokumenter på en rask måte, selv med store datamengder. Det forbedrer både effektiviteten og tilgangen til informasjon innad i organisasjonen.

Muliggjør avansert datanalyse

Digitalisert data kan enkelt integreres i bedriftens IT-system for videre analyse og rapportering, noe som gjør det mulig å ta beslutninger basert på oppdatert og korrekt informasjon.

Miljøvennlig og kostnadseffektivt

Reduksjon av papirbruk bidrar ikke bare til en mer bærekraftig virksomhet, men også til reduserte kostnader til lagring og fysisk arkivering.

Sikkerhet og samsvar

Digitale dokumenter er lettere å beskytte med avanserte sikkerhetstiltak, og de er lettere å håndtere i samsvar med lover og regler om databeskyttelse og personvern.

Slik fungerer OCR-tolkning

OCR-skanning starter med at et dokument blir skannet eller fotografert, for å skape et digitalt bilde av siden. Dette bildet blir deretter analysert av OCR-programvaren, som først søker etter og identifiserer tekstområder i bildet. Programvaren deler disse områdene inn i linjer, ord og til slutt enkelttegn. Hvert identifiserte tegn blir deretter sammenlignet mot en database med tegnmønstre for å tolke hvilket tegn det er mest sannsynlig at det representerer. Dette gjøres ved bruk av avanserte algoritmer som kan håndtere ulike fonter og bildekvaliteter. Etter at tegnene er tolket, blir de konvertert til digital tekst. Sluttresultatet er en redigerbar og søkbar tekstfil som gjenspeiler innholdet i det skannede dokumentet og som enkelt kan deles elektronisk. OCR-teknologi brukes ofte for å digitalisere for eksempel fakturaer, kunderegistre, juridiske dokumenter og andre typer forretningsdokumentasjon.

Iron Mountain tilbyr avanserte skannetjenester med OCR-teknologi

Iron Mountain tilbyr skreddersydde skannetjenester der vi blant annet benytter OCR-teknologi for å sikre best mulig resultat og gjøre skannede dokumenter søkbare. Vi kan håndtere en rekke ulike dokumenttyper, som innkommende post, remisser, avhandlinger, fraktsedler, pasientjournaler, forsikringsskjemaer og kontrakter. Dokumentene kan bli konvertert til digitale formater som PDF, TIFF eller andre populære alternativer, noe som gjør dem lett tilgjengelige og enkle å administrere.

Prosessen vår starter alltid med en behovsanalyse, der vi sammen gjennomgår deres krav og behov, og tilpasser løsningene våre deretter. Har dere for eksempel store mengder dokumenter som tar opp mye lagringsplass? Vi kan ta vare på deres eksisterende, fysiske arkiv og tilby en digital løsning der dere kan samle og organisere alle dokumenter for enklere tilgang.

Kontakt oss gjerne hvis du vil vite mer om hvordan OCR-teknologien vår kan hjelpe din virksomhet med å gå over til en mer digital og effektiv prosess for dokumenthåndtering!