Effektiv arkivering for skoler og universitet

Det er flere grunner til at det er viktig for skoler og universiteter å sikre riktig arkivering av dokumenter. Behandling av de store dokumentmengdene som blir generert daglig er imidlertid en tidkrevende oppgave som stiller høye krav til sikkerhet og tilgjengelighet. Samtidig tar slike arkiv opp mye fysisk plass.

Iron Mountain tilbyr trygge og moderne løsninger som hjelper skoler og universiteter med å håndtere informasjonsressurser på en sikker og effektiv måte. Med tjenestene våre kan dere spare verdifull tid og frigjøre plass i egne lokaler. Vi er eksperter på sikker informasjonshåndtering, og hjelper dere med å oppfylle alle gjeldende juridiske krav og standarder ved oppbevaring av blant annet eksamensprøver og arkivering av nasjonale prøver.

Vanlige utfordringer innen arkivering og informasjonsbehandling på skole og universitet

Plassmangel

Plassmangel er en av de største utfordringene for skoler og universiteter når det kommer til arkivering. Fysiske dokumenter tar opp mye plass som kunne ha blitt brukt til andre formål. Ved å legge arkivet til Iron Mountain, kan skolen frigjøre verdifull plass og spare interne ressurser. Tjenesten vår for digitalisering av papirdokumenter muliggjør oppbevaring av nasjonale prøver og andre dokumenter i sikre, skybaserte systemer, noe som i stor grad reduserer behovet for fysisk lagringsplass.

Tilgjengelighet

En annen utfordring er at det kan være vanskelig å få rask tilgang til spesifikke dokumenter. Tradisjonell arkivering gjør det ofte vanskelig å finne og håndtere dokumenter på en effektiv måte. Ved å skanne og digitalisere arkiv sikrer vi at skoler og universiteter får digital tilgang til viktig dokumentasjon. Vi kan til og med sette opp et digitalt informasjonsbehandlingssystem som gjør at ansatte enkelt kan søke etter og finne dokumentene de trenger.

Sikkerhet

Sikkerhetsrisiko er en annen stor utfordring. Fysiske dokumenter er sårbare for skader som brann, vann og tyveri. I tillegg er det en risiko for uautorisert tilgang. Ved å digitalisere dokumentene og lagre dem i sikre, digitale omgivelser her hos Iron Mountain, beskyttes dokumentene mot skader og tyveri. Vi benytter avanserte sikkerhetsprotokoller for å beskytte dokumentene mot datainnbrudd og uautorisert tilgang, noe som sikrer at sensitiv informasjon forblir trygg og beskyttet.

Høye kostnader

Tradisjonell arkivering og dokumenthåndtering kan være kostbart, spesielt ved behov for kjøp og vedlikehold av fysisk lagringsplass. Ved å oppbevare arkivet hos oss eller ved å gå over til digital arkivering, kan skoler og universiteter redusere kostnaden for fysisk lagringsplass og vedlikehold av arkivinfrastruktur. Dette betyr betydelig besparelser og mer effektiv bruk av ressurser.

Typer dokumenter som skoler og universiteter arkiverer

Skoler og universiteter håndterer en rekke ulike dokumenter for å sikre nøyaktig og pålitelig informasjonsbehandling. Her er noen av de mest vanlige dokumenttypene som blir arkivert:

• Studentrelaterte dokumenter: Alt fra opptaksdokumenter, nasjonale prøver, vitnemål og emnekarakterer, avhandlinger og eventuelle klager fra studenter skal arkiveres.
• Personalrelaterte dokumenter: Dette inkluderer ansettelseskontrakter, personalmapper (inkludert CV, referanser og evalueringer), lønns- og ytelsesdokumenter, timelister og fraværsjournaler, samt disiplinære tiltak og undersøkelser.
• Faglige dokumenter: Dette inkluderer for eksempel emneplaner, prøve- og eksamensspørsmål, evalueringer og vurderinger, forskningsrapporter og publikasjoner, samt prosjekt- og forskningssøknader.
• Administrative dokumenter: Dette inkluderer møtereferater fra styre og utvalg, budsjetter og økonomiske rapporter, kontrakter og avtaler, regeldokumenter og retningslinjer, samt kommunikasjonsdokumenter som nyhetsbrev og pressemeldinger.
• Juridiske dokumenter: Eksempler på juridiske dokumenter som kan måtte arkiveres: Samsvars- og forskriftsdokumenter, kontraktsmessige dokumenter, forsikringsdokumenter, hendelses- og ulykkesrapporter, samt databeskyttelsesdokumenter og GDPR-relatert informasjon.
• Generelle dokumenter: Arkivering av disse dokumentene er nødvendig for å overholde juridiske krav, oppbevare historisk informasjon og sikre daglig drift.

Sikrere arkivering med Iron Mountain

Iron Mountain tilbyr en rekke tjenester som hjelper skoler og universiteter med å håndtere informasjonsressurser på en trygg og effektiv måte. Våre digitale løsninger øker tilgjengeligheten av dokumentene deres, samtidig som de reduserer kostnadene og plassbehov. Våre sikre lagringsløsninger beskytter dokumenter fra skader og uautorisert tilgang.

Kontakt oss hvis du vil ha mer informasjon om hvordan vi kan hjelpe din skole eller universitet med å håndtere dokumentasjon på best mulig måte.