Hvor lenge må man oppbevare regnskap?

Regnskap utgjør en sentral del av enhver bedrifts virksomhet. De fleste bedrifter og økonomiske foreninger er lovpålagt å føre regnskap, og det er viktig å administrere og arkivere regnskapet riktig for å unngå juridiske problemer og bøter. For mange bedrifter er det imidlertid vanskelig å vite nøyaktig hvor lenge ulike dokumenter må oppbevares. Her går vi gjennom lovene som finnes og hvilke regler som gjelder for arkivering og oppbevaring av regnskapsdata.

Bokføringsloven: Dette sier loven om arkivering av regnskap

I Norge er bokføring og regnskapsplikt regulert av bokføringsloven, regnskapsloven og retningslinjer fra skattemyndighetene. I henhold til bokføringsloven skal det meste av regnskapsmateriale oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Denne regelen omfatter ulike typer regnskapsdokumenter, inkludert fakturaer, kvitteringer og annet regnskapsmateriale.

Paragraf 13 i bokføringsloven åpner imidlertid for at bedrifter ikke lenger trenger å oppbevare regnskapsdokumenter i fysisk format. Dette forutsetter at dokumentene er tilgjengelig i lesbar form, og at de skal kunne skrives ut på papir. Det er dermed ikke lenger krav om oppbevaring av regnskapsdata i sin originale form, så lenge muligheten til å etterprøve den pliktige regnskapsrapporteringen ikke er svekket i løpet av oppbevaringstiden. Disse reglene gir gode muligheter til å optimalisere og tilrettelegge for bedriftens dokumentbehandling.

Iron Mountain gjør det enklere å lagre regnskapet

Iron Mountain tilbyr en rekke tjenester som gjør det enklere for bedrifter å administrere arkivering av regnskapet:

• Skanning og makulering: Disse nye retningslinjene gjør det enda enklere å administrere og arkivere regnskapsmateriale elektronisk. Men, det er viktig å følge visse krav under selve overføringen for å sikre at regnskapsopplysninger ikke blir endret eller går tapt. Iron Mountain tilbyr avanserte skannetjenester der vi skanner inn fysiske regnskapsdokumenter og gjør dem tilgjengelige i digitalt format. Etter skanning kan vi også tilby sikker destruering av de fysiske originaldokumentene, noe som frigir plass og reduserer risikoen for uautorisert tilgang til informasjon.
• Råd om informasjonsbehandling: Vi hjelper bedriften din med å sikre overholdelse av alle gjeldende lover og optimere informasjonsbehandlingen. Ekspertene våre vurderer bedriftens nåværende praksis, og hjelper til med å utvikle robuste retningslinjer i tråd med gjeldende regelverk og best praksis.
• Policy Center-plattform: Iron Mountains Policy Center er en skybasert plattform der du har alle verktøyene du trenger for effektiv informasjonsbehandling. En skreddersydd informasjonsbehandlingsplan og brukervennlig grensesnitt gjør det enkelt for alle i bedriften å administrere informasjonen etter de samme reglene.

Vi hjelper dere med å digitalisere og arkivere regnskapet

Det er viktig for alle bedrifter å holde styr på og følge norske lover om regnskap og bokføring. Nye regler gjør det mulig å gå over til en mer digital og effektiv dokumenthåndtering. Iron Mountain tilbyr en rekke tjenester som hjelper bedrifter med å oppnå og opprettholde samsvar med bokføringsloven, regnskapsloven og andre lover, som GDPR.

Vil du vite mer om hvordan vi kan hjelpe dere med å håndtere regnskap og bokføring på en effektiv og sikker måte? Kontakt oss, og du vil høre fra en av våre eksperter!

Vanlige spørsmål om bokføring og arkivering

Hvor lenge må man oppbevare kvitteringer?

Bokføringsloven sier at kvitteringer må oppbevares i minst fem år. Men, i henhold til nye regler, kan de oppbevares elektronisk i stedet for fysisk. Du kan dermed kaste fysiske kvitteringer så snart du har skannet eller tatt bilde av dem for digital lagring.

Hvilken bokføring kan jeg kaste i 2024?

Kravet til oppbevaring av årsoppgjør og annen regnskapsdata er på minst fem år fra utgangen av regnskapsåret. Det betyr at du i henhold til norsk lov kan kaste bokføringen for 2018 i 20244.

Hva gjør man med gammel bokføring?

Eldre bokføringsmateriale som ikke lenger må lagres i henhold til lov kan destrueres på en sikker måte. Iron Mountain tilbyr tjenester for sikker makulering av dokumenter for å forhindre at sensitiv informasjon havner i feil hender.