Slik får du orden i informasjonskaoset

Spredt informasjon – en utfordring for mange bedrifter

Mange bedrifter står i dag ovenfor en økende utfordring med at informasjon blir spredt på både fysiske og digitale formater, og i ulike systemer slik at de er vanskelig å finne ved behov. Dette fører til et fragmentert informasjonslandskap som er både tidkrevende og ineffektivt å navigere. Ansatte bruker unødvendig tid på å lete etter dokumenter, noe som kan føre til forsinkelser og uteblitte frister, både internt i bedriften og hos kunder.

Et vanlig problem er at dokumenter blir lagret i flere versjoner og på ulike steder, noe som skaper forvirring rundt hvilken versjon som er oppdatert. Spredt informasjon innebærer dessuten at bedrifter ofte mangler en helhetlig og sikker lagringsløsning, noe som øker risikoen for informasjonslekkasje og tapt data.

Konsekvenser av fragmentert informasjon

Fragmentert informasjon påvirker bedrifter på flere ulike måter. For det første reduserer det produktiviteten. Når ansatte må lete etter dokumenter på mange ulike steder, bruker de verdifull tid som de heller kunne ha brukt på viktige arbeidsoppgaver. Dette fører til ineffektivitet, og kan redusere hele virksomhetens produktivitet.

For det andre kan det føre til feil i hvilken informasjon som blir brukt. Når det ikke finnes noen tydelig struktur for hvor informasjon skal lagres og hvordan den skal bli oppdatert, øker risikoen for at man bruker feil versjon av et dokument. Dette kan ha alvorlige konsekvenser, spesielt i virksomheter der tilgang til korrekt informasjon er svært viktig, som innen jus, finans og helse.

Tips for å få orden på informasjonskaoset

For å få orden i informasjonslandskapet, er det noen grunnleggende steg som bedriften kan følge:

1. Lag en enhetlig struktur: Sørg for at all informasjon blir lagret i et enhetlig system med tydelige retningslinjer for hvor dokumentet skal lagres og hvordan det skal navngis. Dette gjør det enklere å finne informasjon, og det reduserer risikoen for at det blir opprettet flere versjoner av samme dokument.

2. Digitaliser fysiske dokumenter: Ved å digitalisere fysiske dokumenter kan bedriften redusere behovet for fysiske arkiver, og samtidig sikre at all informasjon er lett tilgjengelig. Digitale dokumenter er dessuten enklere å sikkerhetskopiere og beskytte mot skader.

3. Bruk skybaserte løsninger: Skybaserte løsninger gjør det mulig for ansatte å få tilgang til informasjon uansett hvor de befinner seg. Dette er spesielt viktig i dagens arbeidsmiljø der mange jobber hjemmefra.

4. Implementer sikkerhetsprotokoller: For å beskytte sensitiv informasjon, er det viktig å sette opp avanserte sikkerhetsprotokoller, slik at ingen uvedkommende har adgang. Dette inkluderer blant annet å bruke kryptering og autorisasjonskontroller, samt gjennomføre regelmessige sikkerhetsrevisjoner.

5. Lær opp ansatte: Sørg for at alle ansatte kjenner til bedriftens retningslinjer for informasjonshåndtering og vet hvordan de skal bruke systemene som er på plass. Regelmessig opplæring er nøkkelen til å sikre at alle følger de fastsatte retningslinjene.

Samle informasjonen med Iron Mountain

Iron Mountain tilbyr løsninger som hjelper bedrifter med å overvinne utfordringene med informasjonskaos ved å sentralisere informasjonen. Vi kan håndtere både fysiske og digitale arkiv og gjøre dem tilgjengelig i et brukervennlig informasjonshåndteringssystem. Ved å digitalisere fysiske dokumenter og lagre dem i sikre, skybaserte løsninger, kan bedrifter redusere behovet for fysiske arkiver, og samtidig sikre at all informasjon er lett tilgjengelig.

En digital plattform for informasjonshåndtering er en sentral del av vår løsning. Plattformen samler all informasjon på ett sted, og gjør det mulig for ansatte å søke etter og finne dokumenter på en enkel måte, uansett hvor de jobber fra. Plattformen kan integreres med bedriftens eksisterende system, noe som innebærer at informasjon fra ulike kilder blir presentert i én samlet visning. Den er dessuten utstyrt med et innebygd generativt AI-verktøy som gjør det mulig å chatte med dokumentene. Dette gjør at ansatte raskt kan søke etter spesifikk informasjon i et dokument og få svar umiddelbart, uten å måtte lese gjennom hele dokumentet. Dette er tidsbesparende, og det øker effektiviteten i informasjonshåndteringen.

Brukervennlige og komplette løsninger for effektiv informasjonshåndtering

Håndtering av informasjonskaos er en av de største utfordringene bedrifter i dag står ovenfor. Ved å sentralisere informasjonen og bruke avanserte digitale løsninger, kan bedriften din øke effektiviteten, sikkerheten og tilgjengeligheten av dokumenter.

Kontakt oss hos Iron Mountain, og vi kan fortelle mer om hvordan vi kan hjelpe deg og din bedrift med å optimere informasjonshåndteringen og få orden i informasjonskaoset.