Hvordan utvikler man en effektiv strategi for informasjonsforvaltning?

I en verden som blir stadig mer datadrevet, har det blitt både teknisk nødvendig og strategisk viktig for bedrifter å ha en tydelig strategi for informasjonsforvaltning. Effektiv informasjonsforvaltning styrker bedriftens beslutningstaking, sikkerhet og overholdelse av regelverk. Til tross for dette blir informasjonsforvaltning ofte nedprioritert, noe som kan ha alvorlige konsekvenser. Her går vi gjennom hvordan din organisasjon kan utvikle en effektiv informasjonsstrategi og hvilke fordeler dette medfører.

Hva er informasjonsforvaltning?

Informasjonsforvaltning handler om å utvikle et rammeverk for hvordan informasjon skal håndteres, oppbevares og brukes innad i en bedrift. Rammeverket sikrer at informasjonen er tilgjengelig, pålitelig og sikker, og at den brukes i henhold til lov- og forskriftskrav. I tillegg til at en effektiv informasjonsstrategi håndterer risiko, fremmer det innovasjon og vekst innad i organisasjonen ved å optimere informasjonsflyten og legge til rette for bedre beslutningstaking.

Utfordringer og risiko ved ikke å ha en informasjonsstrategi

Mange bedrifter sliter med kompleksiteten i informasjonsforvaltning, spesielt med nye og eksisterende EU-forskrifter som NIS2 og GDPR. Disse stiller høye krav til bedriftens håndtering av nettsikkerhet og personopplysninger. Vanlige utfordringer er mangel på ressurser, at informasjon er spredt på flere plattformer og avdelinger, samt problemer med å integrere informasjonsforvaltning i den overordnede forretningsstrategien. Men, det kan bli en kostbar affære å nedprioritere informasjonsforvaltning. Det kan i verste fall føre til datalekkasje, tapte forretningsmuligheter og bøter eller sanksjoner for manglende overholdelse av regelverk.

Hvordan utvikle en effektiv strategi for informasjonsforvaltning – steg for steg

1. Vurder organisasjonens nåværende tilstand

For å kunne lage en gjennomførbar strategi, må organisasjonen først gjøre en ærlig vurdering av den nåværende informasjonshåndteringen. Dette innebærer å identifisere styrker, svakheter og risikoområder. Verktøy som revisjoner og intervjuer kan være nyttige for å innhente nødvendige data.

2. Definer en tydelig visjon og organisasjonens mål

Det er viktig å definere hva organisasjonen vil oppnå med informasjonsforvaltningen. Målet bør være i tråd med bedriftens overordnede strategi, og kan inkludere alt fra å forbedre databeskyttelsen til å optimere datadrevne beslutningsprosesser.

3. Utvikle et rammeverk

Med utgangspunkt i målene som er fastsatt og organisasjonens nåværende tilstand, kan man lage et rammeverk som omfatter prinsipper, retningslinjer og standarder for informasjonshåndtering. Rammeverket bør dekke alle aspekter av informasjonens livssyklus, fra dokumentet blir opprettet til arkivering og til slutt destruering.

4. Implementere og evaluere

Når rammeverket er utviklet, er neste steg å implementere det. Dette innebærer ofte at man må lære opp personale og innføre nye teknikker og prosesser. Etter implementeringen er det viktig å evaluere og justere strategien jevnlig for å sikre at den fortsatt oppfyller organisasjonens behov og eksterne krav.

Iron Mountain kan bidra til en mer effektiv informasjonsstrategi

En godt integrert strategi for informasjonsforvaltning forbedrer organisasjonens evne til å administrere og beskytte verdifulle data. Samtidig optimeres informasjonsflyten, noe som gjør det enklere å ta strategiske beslutninger. Det bidrar dessuten til økt etterlevelse av regelverk. På lengre sikt bidrar det også til en mer robust og konkurransedyktig organisasjon.

Vi hos Iron Mountain hjelper bedrifter med å utvikle og implementere effektive strategier for informasjonsforvaltning. Med omfattende ekspertise og erfaring kan vi sikre at informasjonsforvaltningen deres ikke bare oppfyller gjeldende krav, men også styrker organisasjonens fremtidige posisjon. Vi tilbyr rådgivningstjenester innen informasjonsforvaltning, i tillegg til en skybasert plattform, Policy Center, som hjelper dere med å organisere informasjon og gjøre det enklere å etterleve gjeldende lover og regler. Kontakt oss gjerne for mer informasjon!