Slik sikrer du overholdelse av arkivloven

Arkivloven er en sentral lovgivning som regulerer hvordan bedrifter og organisasjoner skal forvalte og håndtere dokumenter og arkiv. Bedriftsledere, informasjonsansvarlige, arkivarer og andre kan møte en rekke utfordringer når de skal sikre at all dokumentasjon oppfyller de strenge lovkravene.

Hva er arkivloven?

Arkivloven er en norsk lov som regulerer hvordan offentlige dokumenter skal håndteres, oppbevares og gjøres tilgjengelig for andre. Loven omfatter både fysiske og digitale dokumenter, og krever at informasjonen skal være tilgjengelig og søkbar, samtidig som den skal beskyttes mot uautorisert tilgang. For virksomheter betyr dette at de må ha systemer og prosesser på plass for å sikre at dokumenthåndteringen følger lovens regler.

Utfordringer med arkivloven

Informasjonsansvarlige i ulike virksomheter kan oppleve flere utfordringer med å etterleve arkivloven.

Krav til korrekt dokumentasjon

En av de største utfordringene er å sikre at all dokumentasjon oppfyller arkivlovens strenge krav. Dette innebærer at virksomheter må være nøye med å identifisere, klassifisere og oppbevare ulike typer dokumenter i henhold til fastsatte retningslinjer. Manuell håndtering av denne prosessen kan være både tid- og ressurskrevende, og fører ofte til feil og mangler i dokumentasjonen.

Tilgjengelighet og sporbarhet

Arkivloven krever også at enkelte opplysninger skal være lett tilgjengelig og søkbare til ulike formål, som revisjon, juridiske saker eller offentlig etterforskning. Dette innebærer at virksomheter må implementere effektive systemer og prosesser for å sikre at informasjonen er lett å finne, med tydelige sporbarhetsmekanismer.

Personvern og konfidensialitet

En annen kritisk utfordring er håndtering av sensitiv informasjon på en sikker måte. Bedrifter må beskytte forretningshemmeligheter, samt personvernet og konfidensialiteten til ansatte og kunder. Dette krever robuste sikkerhetstiltak og restriksjoner når det kommer til tilgang til visse opplysninger. Uten tilstrekkelige sikkerhetstiltak risikerer bedriften datainnbrudd og andre sikkerhetshendelser.

Opplæring og bevissthet

Det kan være utfordrende i seg selv å skulle holde seg oppdatert på arkivlovens krav og eventuelle endringer. Bedriftens ansatte må forstå sine roller og ansvar i arkiveringsprosessen, noe som krever kontinuerlig opplæring og bevisstgjøring. Uten regelmessig opplæring kan ansatte utilsiktet bryte loven, noe som kan ha juridiske konsekvenser og dessuten skade bedriftens omdømme.

Tekniske utfordringer

Håndteringen av digitale arkiv og elektronisk informasjon medfører tekniske utfordringer. Bedrifter må velge egnede systemer og verktøy for lagring, søking og oppbevaring av digitale dokumenter. Dette innebærer ofte store investeringer i teknologi og infrastruktur, noe som kan medføre store kostnader.

Iron Mountain hjelper dere med å overholde arkivloven

Vi hos Iron Mountain er eksperter på fysisk og digital arkivering. Vi tilbyr en rekke tjenester og løsninger for å hjelpe bedrifter med å utarbeide en arkivplan, håndtere utfordringer og sikre etterlevelse av arkivloven.

Iron Mountain kan blant annet hjelpe dere med:

• Arkivtjenester: Vi tilbyr sikre og skreddersydde arkivtjenester for både fysiske og digitale dokumenter. Ved å oppbevare bedriftens dokumenter og arkiv i våre sikre lokaler, kan kravene i arkivloven oppfylles uten å måtte bekymre seg for lagring, oppbevaring, tilgjengelighet og destruering.
• Dokumenthåndteringssystem: Våre digitale informasjonsstyringssystem hjelper bedrifter med å organisere og håndtere dokumentasjon på en strukturert måte. Avanserte søkefunksjoner og automatiserte prosesser letter håndteringen av store mengder informasjon.
• Sikkerhetsløsninger: Iron Mountain setter personvern og konfidensialitet først. Vi iverksetter sikkerhetstiltak og benytter tekniske løsninger for å beskytte bedriftens sensitive informasjon mot uautorisert tilgang, datainnbrudd og andre trusler. Systemene og prosessene våre er designet for å sikre full overholdelse av krav til konfidensialitet og personvern.
• Konsulenttjenester for samsvarsrådgivning: Ekspertene våre tilbyr skreddersydde råd og støtte for å hjelpe bedrifter med å forstå og overholde arkivloven. Vi kan til og med gå gjennom eller utarbeide retningslinjer som dikterer hvor lenge informasjon skal oppbevares, i henhold til gjeldende lover og regler som er relevante for akkurat deres bransje.
• Policy Center: Vår skybaserte plattform hjelper bedrifter med å sikre at informasjon blir håndtert i henhold til gjeldende lover og regler, som GDPR og regnskapsloven. Plattformen hjelper dere med å holde oversikt over forpliktelser, og viser at dere oppfyller kravene.

Sikker informasjonsforvaltning i henhold til arkivloven

Det er en kompleks og krevende oppgave å skulle følge arkivloven. Med oss hos Iron Mountain kan du sikre at bedriften oppfyller alle krav på en effektiv og sikker måte. Vil du vite mer? Kontakt oss, så forteller vi mer om hva vi kan gjøre for dere!