5 trinn for å gjøre kontraktshåndteringen mer effektiv

En bedrift håndterer daglig ulike typer kontrakter og avtaler mellom kunder, leverandører og ansatte. Kontraktene skal deles mellom ulike personer som skal signere og deretter arkiveres etter regler, som for eksempel GDPR. Og når de har gått ut skal de enten fornyes eller destrueres.

Hos Iron Mountain har vi tips om hvordan du kan effektivisere bedriftens kontraktshåndtering. Vi har også en rekke tjenester innen kontraktshåndtering som sikrer at alle kontraktene dine alltid er oppdaterte og er i trygg varetekt i henhold til alle gjeldende lover og regler.

Tips om hvordan du effektiviserer kontraktshåndteringen

1. Benytt deg av kontraktsmaler
   Et første skritt mot å effektivisere kontraktshåndteringen er å bruke maler. Utvikle maler for kontraktene du vanligvis bruker, som arbeidskontrakter, kundekontrakter og så videre. Med kontraktsmaler kan du enkelt fylle ut den etterspurte informasjonen og du slipper å bruke tid på å lage nye kontrakter hver gang.
2. Samle all kontraktshåndtering på ett sted
   Ved å bruke skyen til kontraktshåndtering, samles alle kontraktene dine på ett sted og alle som trenger dem kan enkelt få tilgang. Dette setter fart på arbeidsprosessene og gjør at kontraktshåndteringen blir mer effektiv. Du får god oversikt over alle kontraktene dine og kan håndtere dokumentene gjennom hele livssyklusen.
3. Lag en prosess for sikker deling av kontrakter
   Kontrakter og avtaler inneholder ofte sensitiv informasjon som skal deles mellom ulike personer både internt og eksternt. Som bedrift må det settes opp prosesser og retningslinjer for hvordan denne informasjonen skal deles på en sikker måte. Har du et system for kontraktshåndtering kan du sette tillatelser på kontraktene og deretter dele disse med de som er autoriserte, uansett hvor i verden du befinner deg.
4. Benytt deg av elektronisk signering
   Elektronisk signering er en fleksibel løsning som gjør at du kan signere kontrakter på avstand. Dette forkorter responstiden din og alt lagres digitalt, slik at det ikke er fare for at kontraktene forsvinner eller blir ødelagte. Dette er en sikker løsning som er like juridisk bindende som en fysisk kontrakt.
5. Automatiser kontraktshåndteringen din
   Vårt siste tips for å effektivisere kontraktshåndteringen er å automatisere. Automatisering av kontraktshåndtering innebærer at repeterende og rutinemessige oppgaver håndteres automatisk ved hjelp av Robotic Process Automation (RPA). For eksempel utarbeiding av kontrakter og kontroll av at informasjonen er riktig utfylt.

Iron Mountain hjelper deg med kontraktshåndtering

Med Iron Mountains tjeneste Automatisert kontraktstyring kan du enkelt få full kontroll over alle kontraktene i bedriften. Alt samles på ett sted hvor det oppbevares trygt og sikkert etter alle kunstens regler. Du kan raskt dele kontrakter med de som trenger tilgang, noe som setter fart på arbeidsprosessene dine. Kontraktene kontrolleres automatisk slik at all informasjon er riktig utfylt og ingen viktig informasjon mangler. I tillegg kan du motta varsler om når kontrakter er i ferd med å utløpe og må fornyes eller destrueres.

Du får effektiv kontraktshåndtering med gjennomgående høy kvalitet på alle bedriftens kontrakter. De er også lagret på en trygg måte og du trenger ikke å holde styr på alle gjeldende lover og regler, som for eksempel GDPR. Risikoen for menneskelige feil reduseres og du kan øke effektiviteten, ettersom personalet kan fokusere på andre ting enn kontraktshåndtering.

Ønsker du flere tips til hvordan du kan effektivisere kontraktshåndteringen eller vite mer om hvordan vi hos Iron Mountain kan hjelpe deg? Kontakt oss i dag!