Arkivanalyse – første steg mot effektiv arkivhåndtering

Få oversikt over deres fysiske og digitale arkiver med en arkivanalyse. Ekspertene våre kartlegger arkivene deres og identifiserer forbedringsområder.

Kontakt oss

Bedre informasjonshåndtering starter med en analyse av arkivene deres

Dagens informasjonsflyt blir stadig mer kompleks, og mange organisasjoner sliter med å administrere arkivene sine på en effektiv måte. Arkivanalyse kan være et helt avgjørende tiltak for virksomheter som ønsker kontroll over arkivene sine. Ved å analysere både deres fysiske og digitale arkiver kan dere identifisere hva som er viktig å bevare, luke ut det som er overflødig og skape en struktur som fremmer effektivitet og enklere etterlevelse av regelverk. En arkivanalyse er ofte første steg mot bedre informasjonsforvaltning og digitalisering. Det hjelper dessuten virksomheten med å oppfylle krav i regelverk som GDPR, arkivloven og NIS2.

Utfordringer med ustrukturerte arkiver

Ustrukturerte arkiver, både fysiske og digitale, gjør det vanskelig å finne og bruke filene man er ute etter. Informasjon blir ofte lagret uten noen tydelig plan, noe som fører til dupliserte dokumenter, utdaterte filer og høye kostnader for unødvendig lagring. Manglende kontroll over arkivene medfører dessuten en betydelig risiko. Regelbrudd kan føre til høye bøter, skadet omdømme og manglende informasjonssikkerhet. Overgangen til digitalisering er dessuten umulig uten en klar oversikt over arkivets innhold og struktur.

Hva er arkivanalyse?

Arkivanalyse er en systematisk gjennomgang av organisasjonens arkiver for å identifisere innhold, struktur og eventuelle administrasjonsmangler. Målet er å skape orden og oversikt, noe som ikke bare sparer tid og ressurser, men også sikrer at organisasjonen oppfyller alle gjeldende lovkrav og standarder. En arkivanalyse gir et tydelig bilde av hvilke dokumenter som er viktig å beholde, hvilke som kan destrueres og hvordan arkivet kan merkes og struktureres for fremtidige behov. Iron Mountain har erfarne arkivkonsulenter som kan bidra ved å gjennomføre en systematisk og grundig arkivanalyse hos dere.

Hva inngår i en arkivanalyse hos Iron Mountain?

Kartlegging

Vi lager en oversikt over hele arkivet, inkludert både fysiske dokumenter og digitale filer. Dette identifiserer hvilke dokumenter som finnes, hvor de er lagret og hvordan de brukes.

Analyse

Ekspertene våre identifiserer duplikatfiler, utdaterte dokumenter og hull i arkivstrukturen. Videre gjennomgås reglene for eksisterende dokumenttyper og prosessbeskrivelsen av disse, samt merkingen og oppbevaringstiden. Analysen undersøker også i hvilken grad arkivet overholder regelverk som GDPR og arkivloven.

Anbefalinger

Vi utarbeider en skreddersydd plan for å forbedre arkivet, med forslag til tiltak som digitalisering, strukturering av arkiv og utvikling av retningslinjer for håndtering og destruering.

Gjennomføring (valgfritt)

Dersom dere ønsker det, kan vi også bistå med gjennomføringen av de foreslåtte tiltakene, for eksempel hjelpe til med digitalisering og implementering av nye prosedyrer.

Hvorfor bør man gjøre en arkivanalyse?

Det er mange fordeler med å gjennomføre en arkivanalyse. Ved å lage en tydelig struktur og eliminere unødvendige dokumenter frigjøres både ressurser og lagringsplass, noe som igjen reduserer kostnadene. Det blir enklere og raskere å finne og bruke relevant informasjon, noe som øker effektiviteten og forenkler beslutningstakingen. Samtidig sikrer analysen at virksomheten deres overholder gjeldende lovkrav, noe som reduserer risikoen for sanksjoner og andre juridiske problemer. En arkivanalyse gir dessuten et solid grunnlag for å starte digitaliseringen og automatiseringen av hele informasjonshåndteringen deres.

Få kontroll over deres arkiv i dag med Iron Mountain

Vi tilbyr en omfattende arkivanalyse som er tilpasset deres behov. Med oss får dere:

En komplett kartlegging av arkivene deres, både fysiske og digitale.
En detaljert rapport som beskriver arkivets nåværende status og identifiserer muligheter for forbedringer.
Anbefalinger for å optimalisere administrasjonen og sikre overholdelse av lovkrav.
Støtte for implementering av nye rutiner og digitalisering av arkivet.

En arkivanalyse er første steg mot mer strukturert og effektiv arkivhåndtering. Kontakt oss for en gratis konsultasjon, og ta første steg mot mer effektiv arkivhåndtering.

Vi gjør det enkelt å komme i gang.

BVed å sende inn dette skjema godkjenner jeg at Iron Mountain behandler mine persondata som beskrevet i Iron Mountains Personvernærklæring. Jeg bekrefter også at jeg har lest og forstått Personvernærklæringen. Du kan når som helst avmelde ditt tidligere samtykke til å motta informasjons eposter opt out her