Automatize o gerenciamento de registros

Desafio empresarial

O gerenciamento dos registros em papel gerados pelas funções de Recursos Humanos (RH) pode ser um processo trabalhoso e propenso a erros, consumindo tempo que poderia ser direcionado a atividades mais estratégicas.

Esse desafio se torna ainda maior quando as organizações contratam novos funcionários, expandem para novos locais e adotam estilos de trabalho híbridos, remotos e distribuídos. Além disso, a necessidade de cumprir as regulamentações de privacidade de dados em constante evolução também representa uma demanda adicional. 

Para enfrentar efetivamente esses desafios, é essencial buscar soluções digitais e tecnológicas, como a digitalização e automação de processos, para otimizar as operações de RH e melhorar a eficiência da equipe.

Dessa forma, a equipe de RH pode se concentrar em atividades estratégicas e de valor agregado, contribuindo para o sucesso geral da organização.

Impacto

• CEOs e conselhos administrativos procuram os líderes de RH para conquistarvantagem competitiva por meio da experiência de funcionários de nível internacional. Porém, o trabalho do RH ainda é mais administrativo e voltado para processos do que estratégico. 
• O trabalho híbrido é o novo normal. Profissionais de RH precisam ajudar a tornar o trabalho remoto real para impulsionar a satisfação do funcionário, levando a uma vantagem competitiva.
• O RH é encarregado de proteger algumas das informações privadas mais confidenciais de uma organização, mas gerenciar registros eletrônicos e em papel em fluxos de trabalho separados atrapalha a transparência e a auditoria, além de complicar a segurança dos dados.

Automatizar o gerenciamento de registros ajuda a:

• Parar de gerenciar registros em papel visando elevar o valor dos dados e aumentar a segurança.
• Melhorar o suporte e a conexão com trabalhadores híbridos, remotos, móveis e distribuídos.
• Otimizar seus recursos de privacidade, segurança e conformidade de dados.

Insight Content Management da Iron Mountain para Recursos Humanos

Com nossa solução para Recursos Humanos da Iron Mountain, nossos especialistas auxiliam a:

• Digitalizar documentos em papel: digitalize seus registros físicos ou a Iron Mountain pode fazer isso para você. O OCR (Optical Character Recognition - Reconhecimento Óptico de Caracteres) extrai o conteúdo para torná-lo facilmente pesquisável. O enVision oferece recursos que exigem pouco ou nenhum conhecimento de programação, para adaptar ainda mais os fluxos de trabalho automatizados às suas necessidades específicas e gerar resultados mais rápidos e precisos.
• Conectar dados entre plataformas: integre-se aos sistemas de RH existentes, para conectar dados entre plataformas e quebrar silos.
• Habilitar o acesso a qualquer hora e em qualquer lugar: profissionais e funcionários de RH podem facilmente pesquisar e acessar documentos em nossa plataforma segura de serviços de ECM (Enterprise Content Management — Gerenciamento de Conteúdo Empresarial) por meio de um portal na web.
• Proteger sua empresa: cadeia de custódia auditável, armazenamento seguro, criptografia de dados, restrição de acesso e permissões baseadas em funções mantêm os dados seguros. Nossa plataforma de conteúdo está em conformidade com os padrões do setor e fornece recursos de auditoria, rastreamento e geração de relatórios para responder a solicitações em tempo hábil.
• Gerenciar todo o ciclo de vida: a Iron Mountain pode descartar seus registros físicos, armazenando ou triturando os registros com segurança.

Os resultados terão um impacto significativo em suas operações diárias, auxiliando a:

• Ser mais estratégico: agilize os processos de RH para gastar menos tempo em tarefas processuais e administrativas e mais em atividades estratégicas de geração de valor.
• Atrair e reter os melhores talentos: possibilite os estilos de trabalho remoto e híbrido (escolha do colaborador) com o compartilhamento e acesso de documentos digitalizados a qualquer hora, em qualquer lugar, a partir de um portal seguro na internet.
• Melhorar a segurança e a capacidade de auditoria: proteja melhor os dados confidenciais dos funcionários por meio de controles de acesso robustos, regras de segurança e geração de relatórios, além de recursos que simplificam a conformidade de auditoria e descoberta.

Dado da indústria

Pesquisa da Society for Human Resources Management revela que 90% dos líderes empresariais consideram essencial ou muito importante o uso da tecnologia para aprimorar os resultados do trabalho e o desempenho da equipe.