Acerte desde i início: Os fundamentos da digitalização

Os fundamentos da digitalização

Guia rápido para planejar, executar e tirar o máximo proveito do seu programa de digitalização

O gerenciamento bem-sucedido de documentos e informações requer planejamento, organização e uma estratégia para controlar documentos digitais e físicos desde a criação, passando pelo uso ativo, até a custódia segura, o armazenamento permanente ou a destruição planejada.

Se bem feito, o gerenciamento de documentos e dados ajuda a limitar o risco das informações, a gerenciar os custos e a estabelecer a base para a análise de big data.

Em apenas alguns anos, 68% das pessoas reconhecem que realizar negócios baseados no papel será considerado inaceitável.

Por que digitalizar?

Informações mal gerenciadas podem tornar os processos mais lentos, frustrar os clientes e reduzir a eficiência, além de sobrecarregar a empresa com os altos custos de armazenamento do papel em um espaço de escritório.

Um programa de retenção e custódia de documentos em um local seguro externo, combinados com a digitalização inteligente, fornecem acesso às informações no momento certo. Para muitas empresas, o fácil acesso a documentos de diferentes fontes e locais é uma necessidade.

Para setores de construção, P&D (Pesquisa e Desenvolvimento), recursos humanos ou marketing, o compartilhamento de documentos e a colaboração são essenciais para o sucesso dos negócios.

Por onde começar?

Antes de iniciar um projeto de digitalização, é necessário definir o objetivo a ser alcançado. Deve-se considerar:

• Capacidade de pesquisa/compartilhamento; documentos físicos podem ser disseminados em diferentes sistemas, aplicativos, departamentos e locais. A capacidade das informações de disseminar e mudar de forma faz com que seja extremamente difícil e caro encontrá-las e acessá-las. Documentos digitalizados em repositórios controlados facilitam o acesso ao que você precisa, quando necessário.
• Produtividade do processo: muitas vezes, as empresas não têm seus processos e procedimentos de gerenciamento de documentos sob controle. Para neutralizar as ineficiências operacionais, é necessário buscar processos de trabalho que facilitem a conversão de documentos em papel para o formato digital.
• Redução do espaço de armazenamento: os documentos físicos podem exigir um espaço de armazenamento caro e, com o tempo, prolongar a recuperação. Os documentos digitalizados liberam espaço valioso e otimizam o acesso.

Um programa de retenção de documentos ajuda com que a organização mantenha documentos para fins de conformidade regulatória e de negócios, e permite que a empresa saiba em que momento eles podem ser descartados.

Guardar tudo, caso seja necessário, pode ser caro e ineficiente. O guia “Acerte desde o início: os princípios básicos da retenção de documentos” orienta a tomar passos importantes.

Ao saber onde e quais documentos serão mantidos, a empresa estará em uma melhor posição para lidar — de maneira eficaz — com o projeto de digitalização.

É claro que não se trata de digitalizar todos os documentos do arquivo e todas as informações que chegam à empresa.

Principais motivos para a digitalização e a captura de dados:

• Aumento da capacidade de pesquisa / compartilhamento de documentos empresariais
• Aumento da produtividade do processo
• Redução do espaço físico de armazenamento
• Resposta mais rápida aos clientes / cidadãos / equipe
• Segurança e conformidade regulatória dos documentos

Etapas para digitalização bem-sucedida

A Iron Mountain pode ajudar você a resolver problemas complexos de gerenciamento de documentos e determinar quais são usados raramente e adequados para o armazenamento em caixa fechada.

Também, oferecemos opções de armazenamento em prateleiras abertas para documentos consultados com maior frequência. A solução Activefile®, arquivo ativo, ajuda a otimizar o processo de descoberta de documentos e torna o manuseio de documentos em papel mais rápido e fácil.

1. Análise da Situação

Qualquer processo de digitalização para gerenciamento de documentos começa com o estabelecimento de alguns detalhes básicos. Você precisa saber:

• Onde os documentos estão localizados
• Se os documentos foram etiquetados adequadamente
• As tecnologias usadas para criar e armazenar documentos
• As tecnologias e os processos de controle de qualidade implementados para a digitalização
• As diferentes maneiras pelas quais os departamentos e locais lidam com os documentos, se a função não for mais coordenada centralmente

Se um processo comercial já tiver sido digitalizado, descubra como o processo foi planejado e entregue. Veja se foram aprendidas lições que possam ser aproveitadas. Está funcionando bem? O sistema de captura é eficaz?

Se não houver processos sem papel em vigor na empresa, deve ser realizado um teste. Além disso, as políticas da empresa devem ser revisadas e os pontos fracos nas questões de conformidade precisam ser identificados. Pode ser um processo difícil, mas pode se tornar mais simples com a ajuda de um fornecedor como a Iron Mountain.

2. Definição de Metas

Um projeto de digitalização bem-sucedido precisa de uma meta claramente definida. A transformação não acontece com um simples toque na tela ou clique no mouse. Trabalhar em um projeto de cada vez permite planejar tanto os custos quanto os benefícios.

Pense no que a melhoria significa para a empresa em sua totalidade e como medi-la.

Para algumas organizações, poderia ser acelerar o atendimento ao cliente, portanto, você também precisará decidir como os objetivos serão medidos. Para outras empresas, o objetivo pode ser maior compartilhamento de documentos e colaboração, de modo que as medidas serão completamente diferentes.

3. Descobrindo como Diminuir o Uso Excessivo de Papel

Descubra onde o papel:

• Entra na empresa
• Torna-se parte de um processo
• Obstrui o espaço de trabalho
• Restringe o acesso às informações
• Cria um gargalo em um processo

O objetivo não é apenas digitalizar os documentos certos, mas também reduzir ou interromper o fluxo de papel em um processo. Descubra de onde o papel está vindo e desenvolva uma solução unificada.

Às vezes, não se trata do papel; pode ser a devolução de um registro eletrônico ao papel para ser processado. Observe com atenção o processo que você deseja transformar.

Como os clientes recebem faturas, pedidos de compra e formulários que chegam como anexos em formato PDF de e-mails:

• Imprimir uma cópia e processar como papel
• Imprimir várias cópias / imprimir e fotocopiar
• Imprimir e digitalizar no sistema de captura
• Processar na tela, mas imprimir uma cópia para o arquivo
• Processar na tela e salvar uma cópia eletrônica
• Ir diretamente para o sistema de captura

4. Prioridade Significativa

Determine a importância de cada documento, a fim de digitalizar somente o que for necessário acessar. Isso eliminará a necessidade de usar papel como parte de um processo de negócios. Assim, esse processo permitirá que os documentos sejam facilmente indexados em um formato comum e que possa ser pesquisado.

Desenvolver uma auditoria dos processos para mostrar à gerência porque um processo comercial é lento ou ineficiente. Trabalhe com as equipes que usam as informações, inclua suas ideias e sugestões nos planos

5. Trabalho em Equipe

Para alcançar a mudança, é necessário convencer todos os tomadores de decisão do valor que a digitalização oferece. E igualmente convencer as pessoas que usam as informações em seus trabalhos.

Trabalhe com essas pessoas para garantir um plano adequado — e que seja um plano de negócios sólido.

Com base na estrutura da organização, esses departamentos podem estar envolvidos:

• TI (Tecnologia da Informação)
• Finanças
• Conformidade regulatória
• Conselho geral
• Gerentes de compras
• Gerentes de departamento

60% dos usuários viram o Retorno sobre o Investimento (ROI) em seus projetos sem papel em menos de 12 meses e um impressionante 77% em menos de 18 meses.

6. Planejamento e Avaliação

Algumas empresas têm centenas de processos que usam arquivos digitais. Observe os sistemas usados pela empresa para capturar informações e considere o valor da simplicidade. O argumento a favor de um único sistema que possa atender vários processos em diversos locais é claro. Se você trabalhar com a Iron Mountain, terá acesso às últimas tendências de digitalização além de conselhos de um consultor de confiança.

Com base na estrutura da organização, esses departamentos podem estar envolvidos:

• TI (Tecnologia da Informação)
• Finanças
• Conformidade regulatória
• Conselho geral
• Gerentes de compras
• Gerentes de departamento

Continue o progresso…

Para se manterem competitivas, as empresas precisam estar preparadas para uma força de trabalho dispersa, móvel e até mesmo global. A digitalização fornecerá acesso rápido e seguro às informações, que permitirão que as pessoas efetuem seu trabalho. Empresas de todos os tipos e tamanhos devem investir na digitalização para progredir agora e no futuro.

Dicas para preparar documentos em papel para a digitalização

• Muitos documentos são digitais desde o início. Porém, se o projeto incluir a digitalização de documentos em papel, é necessário planejar a digitalização manual.
• Identifique os documentos ilegíveis para processá-los separadamente.
• Classifique os documentos em lotes por tamanho, cor, data, tipo de documento, etc.
• Salve as pastas onde estão os documentos para juntá-los novamente.
• Desdobre e alise cuidadosamente os documentos em papel.
• Remova grampos, clipes e outros elementos de fixação.
• Cole os documentos rasgados com fita adesiva, usando fita adesiva fosca e não amarelada.
• Alinhe todas as páginas na mesma orientação, de modo que o verso de cada página esteja voltado para o mesmo lado e a frente de cada página esteja voltada também na mesma direção.
• Após a digitalização, faça um registro dos documentos digitalizados.

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