Poder para os colaboradores: 6 maneiras pelas quais o processamento inteligente de documentos melhora a sua equipe

Resumo 

A inteligência artificial (IA) preocupa algumas pessoas com a possibilidade de eliminar empregos. Contudo, as soluções de processamento inteligente de documentos (PID) são um exemplo positivo de sistemas avançados de IA. 

Elas usam visão computacional e aprendizado de máquina para tornar os funcionários mais produtivos, liberando-os de tarefas tediosas. 

Uma pesquisa recente da Gallup constatou que apenas 21% dos funcionários dizem que se sentem engajados no trabalho, um indicador do fenômeno conhecido como “demissão silenciosa” (quiet quitting). Além disso, o estresse está em um nível mais alto de todos os tempos, com 44% dos trabalhadores dizendo que sofrem um estresse diário significativo.

A transferência de algumas de suas tarefas mais tediosas e repetitivas para sistemas inteligentes reduz tempo, esforço e custos associados ao processamento de documentos. 

Assim, aumenta o engajamento dos funcionários, aliviando o estresse e permitindo que se concentrem em aspectos mais gratificantes do trabalho. O PID é uma tecnologia promissora para capacitar os trabalhadores.

O processamento inteligente de documentos (PID)

As organizações usam o processamento automatizado de documentos para melhorar a eficiência há muitos anos. 

Usando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), os sistemas podem extrair dados de formulários altamente estruturados e integrá-los a bancos de dados e aplicativos. O processamento inteligente de documentos leva esse tipo de automação a um nível totalmente novo. 

Ele aproveita os últimos avanços em visão computacional, processamento de linguagem natural, aprendizado de máquina e outros ramos da IA para simplificar os fluxos de trabalho e acelerar o processo de transformação de dados em insights.

Os analistas do setor definem o Processamento Inteligente de Documentos da seguinte forma: “As soluções de processamento inteligente de documentos (PID) extraem dados para dar suporte à automação de processamento de tarefas repetitivas e de alto volume de documentos para análise e percepção. O PID usa tecnologias de linguagem natural e a visão computacional para extrair dados de conteúdo estruturado e não estruturado, especialmente de documentos, para apoiar a automação e o aumento”.

Como o PID capacita a sua equipe

O PID atual capacita sua equipe de forma distinta em comparação com soluções antigas de automação que confiavam apenas em OCR e regras, sem incorporar IA. 

Essas características específicas impulsionam a produtividade e eficiência da equipe, resultando em melhorias operacionais e, consequentemente, em benefícios financeiros.

1. Insights rápidos

O PID é crucial para empresas se adaptarem ao ritmo acelerado dos negócios, utilizando IA para aumentar a velocidade e precisão no processamento de documentos. 

A PWC destaca que até as técnicas mais básicas de extração baseadas em IA podem economizar de 30% a 40% nas empresas, agilizando respostas de semanas para dias. 

Exemplos incluem a expectativa de respostas rápidas, como no caso de uma empresa de financiamento imobiliário competindo por um empréstimo. Smartphones, chat on-line e IA generativa, como ChatGPT, ilustram a mudança nas expectativas.

O HITL (human-in-the-loop) capacita a equipe ao focar em casos excepcionais, deixando tarefas rotineiras para a IA. Isso não apenas otimiza a eficiência, mas também permite que os funcionários se concentrem em decisões mais complexas e relevantes.

2. Processamento humano no circuito

Há algumas tarefas que os computadores realizam muito melhor do que os humanos. E há algumas que os humanos realizam muito melhor do que as máquinas.

As melhores soluções de PID incorporam a abordagem Human-in-the-Loop (HITL), combinando habilidades humanas e computacionais para aprimorar modelos de aprendizado de máquina. Essa técnica envolve que os humanos lidem com exceções que refinam esses modelos. 

Por exemplo, ao treinar um modelo de aprendizado de máquina para identificar sinais de parada em veículos autônomos, os humanos rotulam imagens inicialmente. 

Em seguida, o modelo de machine learning procuraria imagens semelhantes àquelas que foram rotuladas por humanos e tentaria determinar se outras imagens incluíam ou não um sinal de parada. 

Posteriormente, os humanos avaliam os resultados gerados pelo computador, fornecendo feedback para melhorias contínuas. 

Apesar da sofisticação das soluções de PID, a análise de documentos complexos é um desafio, como documentos manuscritos ou com danos físicos.

3. Baixo código

As equipes de TI enfrentam sobrecarga e escassez de pessoal, demandando ferramentas acessíveis. O low code (baixo código) emerge como uma solução, permitindo que cientistas de dados e analistas configurem modelos de PID e fluxos de trabalho sem dependerem de desenvolvedores. 

Segundo o relatório “Emerging Technologies: The Future of Low Code”, a transformação digital ultrapassa os recursos da abordagem tradicional "pro code", com o low code surgindo como uma ferramenta crucial para viabilizar a transformação dos negócios. 

De acordo com uma empresa de análise, cerca de 41% dos funcionários são considerados “tecnólogos”, capazes de usar ferramentas de baixo código para aprimorar modelos de PID. 

Em 2024, prevê-se que 80% dos usuários de tecnologias de baixo código sejam desenvolvedores fora dos departamentos de TI, em comparação com 60% em 2021. 

Essa tendência crescente destaca o papel fundamental do low code na inovação, capacitando desenvolvedores cidadãos e ampliando o alcance do PID para diversos casos de uso.

4. Fluxos de trabalho personalizados

Uma solução avançada de PID oferece fluxos de trabalho personalizados, permitindo o uso de ferramentas de baixo código para ajustar modelos e processos conforme necessário. 

A flexibilidade permite que a equipe personalize e aprimore continuamente os fluxos de trabalho sem depender da equipe de engenharia para escrever código. 

Essa agilidade possibilita testes rápidos de mudanças, impulsionando a eficiência operacional. Ao liberar a equipe de tarefas tediosas, promove-se a criatividade, levando a melhorias financeiras e alto engajamento em tarefas valiosas.

5. Padrões do setor

As melhores soluções de PID não são apenas software; incluem serviços de especialistas em processamento de dados. Trabalhar com fornecedores experientes em diversos setores traz conhecimento valioso sobre padrões do setor. 

Por exemplo, a Iron Mountain trabalhou com vários órgãos governamentais para ajudá-los a processar documentos como certidões e documentos de imigração. 

Essa experiência permite que a Iron Mountain ofereça rápido suporte na implementação do PID para organizações do setor público, aproveitando as melhores práticas adquiridas. 

Ao contar com o conhecimento de especialistas, sua equipe acelera o desenvolvimento de habilidades e cria modelos competitivos.

6. Capacidade de iteração e escalabilidade

O processamento manual de documentos tem limitações de velocidade e escalabilidade, aumentando custos proporcionalmente. Sistemas antigos de automação oferecem alguma eficiência, mas não evoluem com o tempo. 

O PID, por outro lado, escala facilmente e melhora continuamente com o aprendizado de máquina, proporcionando velocidade e precisão crescentes à medida que é utilizado. 

Esses aprimoramentos não geram custos adicionais, capacitando a equipe ao longo do tempo para alcançar metas organizacionais.

Compreenda em detalhes o processamento inteligente de documentos (PID) e veja como transformar o trabalho da sua equipe por meio da IA e da automação de processos!