Records and Information Management
Organização e Inventário Documental – Smart Reveal
Gerencie caixas de arquivos com conteúdo desconhecido
Smart Records Cleanup Suite
Você tem documentos armazenados com descrições insuficientes ou inexistentes?
A fim de gerenciar adequadamente o inventário de registros e tomar decisões sobre o descarte, você precisa saber o que tem e, o mais importante, quem é o legítimo proprietário de cada caixa.
Se não souber, você não poderá tomar as medidas adequadas e manterá o inventário por muito mais tempo do que o necessário. Você pode gastar tempo e recursos analisando manualmente cada caixa, um processo árduo, especialmente se os arquivos estiverem armazenados em várias instalações.
Ou você pode optar por Organização e Inventário Documental — Iron Mountain Smart Reveal. A solução combina o histórico de seus metadados com imagens da parte externa de cada caixa, além de uma visão aérea do conteúdo interno, permitindo que você tome decisões sobre a disposição rápidas e bem informadas.
Você obterá todas as informações necessárias para adotar medidas informadas, tais como:
Atualizar metadados e descrições
Enviar para a entrada de dados para indexação ao nível de arquivo
Encaminhar a caixa para o proprietário
Digitalizar documentos
Destruir o conteúdo da caixa, e muito mais
Organização e Inventário Documental — Smart Reveal
Resumo da solução
Identifique as caixas armazenadas com pouca ou nenhuma descrição.
Tire fotos da frente da caixa e uma vista aérea do conteúdo, com opções para tirar mais fotos, conforme necessário.
Revise as imagens das caixas por meio de nossa plataforma segura. Selecione e atribua a ação necessária para cada caixa.
Com o Smart Reveal, você pode:
Saber o que você tem
Obtenha uma visão completa do inventário de registros para poder tomar decisões bem informadas e agir adequadamente.
Tomar decisões embasadas sobre quais registros devem ser mantidos, destruídos ou digitalizados
Pare de armazenar tudo, digitalizar tudo ou destruir indiscriminadamente os registros que você é obrigado a manter. Fique tranquilo sabendo que está tomando a decisão certa para cada documento, sempre.
Reduzir o custo e o risco do armazenamento
Armazenar tudo aumenta os custos e coloca sua empresa em risco de perda de informações e não conformidade. Pare de pagar para armazenar arquivos que você não precisa mais manter.
Aprimorar a produtividade
Aumente a velocidade e a eficiência de sua organização, oferecendo aos funcionários a capacidade de encontrar o que precisam e tomar decisões rápidas.
Classificação de Arquivos — Smart Sort
Quando as caixas estão cheias de arquivos desordenados, é difícil tomar decisões informadas sobre o descarte.
A tecnologia para a Classificação de Arquivos, Smart Sort, da Iron Mountain é usada para classificar e reorganizar arquivos por data de adequação para destruição, categoria, associação, ou o que você desejar.
Preguntas más frecuentes (FAQ)
Como posso saber quais caixas de arquivo são adequadas para a Organização e Inventário Documental — Smart Reveal?
A Iron Mountain pode me ajudar a decidir quais caixas devem ser submetidas ao processo de Organização e Inventário Documental — Smart Reveal?
Sim, nossa equipe de vendas pode usar uma ferramenta de diagnóstico para gerar um relatório que lista todas as caixas de arquivos com informações descritivas limitadas ou inexistentes armazenadas nas instalações da Iron Mountain. A partir dessa lista, você pode selecionar as caixas para o processo Smart Reveal.
Quantas imagens a Organização e Inventário Documental — Smart Reveal fornecerá?
A Organização e Inventário Documental — Smart Reveal pode trabalhar com arquivos físicos que não sejam de papel?
O que a Iron Mountain precisa de mim para configurar um projeto da Organização e Inventário Documental — Smart Reveal?
Posso decidir quantas caixas quero enviar para o processo Smart Reveal?
Há um número mínimo de caixas necessário para um serviço da Organização e Inventário Documental — Smart Reveal?
Meu inventário está localizado em várias instalações de armazenamento de registros, posso esperar a mesma experiência em todas as instalações?
Existem outros produtos ou programas que se combinam com o Smart Reveal para me ajudar a limpar meus registros legados?
O serviço de Classificação de Arquivos, Smart Sort, da Iron Mountain ajudará você a classificar e reorganizar seus arquivos mistos com base na adequação para destruição, tipo de registro, estado do registro, identificador exclusivo ou qualquer outro critério que você escolher. Para saber mais, acesse ironmountain.com/smartsort.
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