Arkivering av bokföringsmaterial

Arkivering av bokföringsmaterial kommer med en hel del lagar och regler du måste ha koll på. Du måste ha plats att fysiskt spara alla papper och du måste även snabbt och enkelt komma åt just det du behöver för tillfället. Olika typer av bokföringsmaterial omfattas av olika regler, vissa behöver du arkivera fysiskt på papper medans andra räcker att lagra digitalt. Det är också olika regler på hur länge arkiverad bokföring måste sparas.

På Iron Mountain hjälper vi dig med allt det här. Med våra arkiveringstjänster kan du få både arkivering av bokföring digitalt och fysiskt. Vi har koll på alla rådande lagar och ser till att din arkivering av bokföring är helt säker. Med vår tjänst Digital arkivering samlar du all typ av bokföring på ett enda ställe och kan snabbt och enkelt komma åt allt oavsett var du befinner dig. Vårt fysiska arkiv är beläget i säkra bergrum med toppmoderna säkerhetslösningar där ditt arkiverade bokföringsmaterial tas om hand på bästa sätt.

Vad ska arkiveras?

Ska du arkivera kvitton, leverantörsfakturor, kundfakturor eller årsredovisning? Arkiveringsplikten gäller för allt som innefattas i benämningen räkenskapsinformation. Räkenskapsinformation är kort och gott uppgifter som anses ha en särskild betydelse för företaget och dess verksamhet. Därmed måste du arkivera bokföring såsom balansräkning, årsredovisning, årsbokslut och olika verifikationer.

Bokföringsregler arkivering

Det finns en hel del bokföringsregler vid arkivering som man måste ha koll på för att inte av misstag råka begå något bokföringsbrott. Några bokföringsregler som är viktiga är bland annat hur länge du måste spara din bokföring och i vilken form den ska sparas.

Arkivera bokföring – Hur länge?

Huvudregeln för hur länge du måste arkivera bokföring är sju år efter det kalenderåret då räkenskapsåret avslutades. Ett företag som har räkenskapsår 1 januari 2021 – 31 december 2021 måste alltså arkivera sitt bokföringsmaterial till den 31 december år 2028.

Med Iron Mountains arkiveringstjänster kan du automatiskt få notiser när din arkiverade bokföring inte längre behövs sparas och vi kan hjälpa dig med snabb och säker destruktion.

Arkivering av bokföring digitalt eller på papper?

Om arkivering av bokföring ska ske digitalt eller fysiskt skiljer sig beroende på om du tagit emot informationen eller upprättat den själv. Har du tagit emot exempelvis ett kvitto eller en faktura från någon annan ska detta sparas i den form du fick det. Har du fått fakturan digitalt ska den därmed arkiveras digitalt och har du fått ett kvitto på papper så ska det sparas fysiskt. Har du skannat in en pappersfaktura eller ett papperskvitto så ska pappersversionen sparas i tre år och kan sedan destrueras. Den digitala versionen måste dock sparas i sju år. För räkenskapsinformation som företaget har upprättat själv ska du enligt bokföringslagen arkivera bokföringsmaterial i den form som företaget har sammanställt informationen. Här kan du alltså själv välja om du vill skicka ut informationen digitalt och därmed arkivera digitalt eller göra det fysiskt med papper.

På Iron Mountain har vi full koll på vad som gäller både när det kommer till fysisk och digital arkivering av bokföringsmaterial. Du kan känna dig trygg med att din arkivering alltid sker på rätt sätt oavsett om det är fysiskt eller digitalt.

Arkivering av bokföring digitalt med Iron Mountain

Många företag vill hitta miljövänligare lösningar som erbjuder enklare och effektivare arbetsprocesser. Med arkivering av bokföring digitalt slipper du hålla på med pärmar och papper och kan enkelt komma åt allt på ett och samma ställe. Iron Mountains tjänst Digital arkivering flyttar företagets arkiverade papper till ett digitalt format som samlas tillsammans med ert bokföringsmaterial som redan är digitalt. All information blir tillgänglig för dig direkt i ert system eller via vårt egna. Du får en överskådlig blick och minimerar risken för informationsförlust.

Fördelar med arkivering av bokföring digitalt:

• Reducera onödigt pappersarbete – När vi på Iron Mountain tar hand om din digitala arkivering och skannar in räkenskapsinformation i pappersformat får du allt samlat på ett ställe och slipper onödigt pappersarbete.
• Hitta rätt snabbt – När allt ditt arkiverade bokföringsmaterial ligger digitalt kan du snabbt söka efter just den information du behöver och slipper lägga onödig tid på att leta igenom mängder av pappersbokföring innan du hittar rätt.
• Minska risken för informationsförlust – När all arkivering av bokföringsmaterial lagras digitalt minskar du risken för att viktig information ska försvinna eller råka förstöras.

Arkivering av bokföring fysiskt med Iron Mountain

Som vi tidigare nämnde är det en hel del bokföringsmaterial som måste sparas fysiskt enligt bokföringslagen. Detta tar upp mycket plats och kan ta onödig tid från er som måste ha koll på hur det ska sparas och hur länge. Iron Mountain har fysiska arkiv i bergrum 40 meter under marken med toppmoderna säkerhetslösningar.

• Larmade dörrar och portar övervakade med kameror dygnet runt
• Inbrott- och brandlarm kopplat direkt till larmcentral
• Moderna brandlarm och förebyggande åtgärder med bevisat brandsäker konstruktion och pålitlig vattentillförsel
• Omfattande kontroller av miljön så att dina arkivhandlingar skyddas mot yttre påverkan
• Full spårbarhet av ditt arkivmaterial
• Beprövade och certifierade arbetsmetoder med säkerhetsutbildad personal

Du kan naturligtvis få tillgång till din arkiverade bokföring när som helst. Begär ut det material du behöver via vår smidiga kundportal ReQuest Web så levererar vi det till dig på en gång.

Arkivering av bokföring för kommuner, företag och föreningar

Vi skräddarsyr alltid våra lösningar efter era behov. Därmed erbjuder vi arkivering av bokföring för kommuner, landsting företag och olika verksamheter. Vi kan även hjälpa till med arkivering av bokföring för föreningar och andra organisationer. Tillsammans med dig som kund diskuterar vi fram den lösning som passar er bäst. Låt oss arkivera din bokföring så kan du fokusera fullt ut på er kärnverksamhet.

Trygga arkiveringslösningar med Iron Mountain

Iron Mountain har en gedigen erfarenhet av informationssäkerhet och vet vad som krävs för att erbjuda dig trygga och säkra arkiveringslösningar. Förutom vårt fysiska och digitala arkiv kan vi även hjälpa till med lager- och logistiklösningar, Workflow Automation och destruktion av IT-utrustning och elektronikavfall.

Har du några frågor om arkivering av bokföringsmaterial eller någon av våra andra tjänster?

Kontakta oss på Iron Mountain så berättar vi mer.