10 fördelar med att digitalisera företagets inkommande post

Att hantera stora mängder inkommande fysisk och elektronisk post är en utmaning för många företag, både när det gäller regelefterlevnad och att se till att posten når rätt mottagare i tid. Om posten inte når fram till rätt mottagare kan det leda till allvarliga konsekvenser för organisationen, till exempel missade deadlines, försenade betalningar som hamnar hos inkasso och förlorade affärer. Med Iron Mountains digitala posthantering kan du enkelt och säkert hantera posten oavsett var du befinner dig, och behöver aldrig oroa dig för att missa något viktigt. Här är tio fördelar med att digitalisera ditt företags inkommande post.

Därför ska du digitalisera företagsposten

1. All post på ett och samma ställe

Att ha separata system för hantering av fysisk och elektronisk post är inte bara tidskrävande utan ökar även risken för misstag, som att viktig post går förlorad eller hamnar på fel plats. Genom att digitalisera inkommande post med en enhetlig lösning säkerställer vi att all post, oavsett format, hanteras genom samma effektiva och säkra system. Detta minskar risken för förlorad eller felplacerad post och säkerställer att viktiga dokument alltid når rätt mottagare i tid.

2. Säker data oavsett var dina medarbetare är

Med en ökande mängd hybrid- och distansarbete ställs nya krav på säker överföring av information mellan medarbetare som arbetar från olika platser. Vår digitala mailroom-lösning är ISO27001-certifierad och GDPR-kompatibel och ser till att företagsposten når rätt medarbetare, oavsett om de är på kontoret eller jobbar hemifrån.

3. Missa inga viktiga deadlines

Att säkerställa att alla meddelanden distribueras korrekt och i tid är en ständig utmaning. Med automatiserade processer för att hantera inkommande post minskar risken för att viktiga deadlines missas. Med digital mailroom kan du vara säker på att alla meddelanden når rätt person, vid rätt tillfälle – utan onödiga fördröjningar.

4. En GDPR-säker lösning

Vår digitala posthanteringstjänst hjälper till att uppfylla kraven för GDPR. Varje steg i hanteringen av personuppgifter, från mottagandet av ett inkommande meddelande till att dirigera det till rätt mottagare, är tryggt och säkert från obehörig insyn.

5. Snabbare och säkrare åtkomst till viktiga dokument

Digitalisering av post minskar risken för att viktiga dokument försvinner eller skadas. När alla dokument finns tillgängliga digitalt minskar även risken för att de blir bortglömda eller oavsiktligt förstörda. Snabbare åtkomst till viktiga dokument förbättrar även ledtiderna och minimerar administrationen.

6. Automatiserad distribution

Med digital mailroom digitaliseras den traditionella och manuella posthanteringen genom automatiserade processer som effektiviserar hela flödet, från att ett brev kommer in till slutlig distribution till rätt mottagare. Med hjälp av AI och skräddarsydda regler för just er organisation säkerställer vi att varje brev och meddelande distribueras korrekt.

7. Spara tid och öka effektiviteten

Att hantera post manuellt är både tidskrävande och riskfyllt, särskilt om du arbetar i en stor organisation. Vår digitala mailroom-lösning frigör värdefull tid för dina medarbetare som istället kan fokusera på mer produktiva uppgifter. Genom att eliminera det manuella arbetet med att ta emot, sortera och distribuera inkommande brev förbättrar vi effektiviteten och minskar arbetsbelastningen.

8. Förenkla posthanteringen under semestrar och sjukdomsperioder

Genom att använda vår digitala posthantering minskar företagets beroende av enskilda medarbetares närvaro för att hantera och distribuera post inom organisationen. Detta är extra viktigt under till exempel sjukdomsperioder eller semestrar. Tack vare automatiseringen säkerställs att posthanteringen alltid sköts korrekt, oberoende av personalens närvaro.

9. Ett samlat system för all kommunikation

Med digital mailroom får du en komplett översikt över alla inkommande meddelanden och dokument. Oavsett om det handlar om e-post, fysiska brev eller digitala meddelanden kan du enkelt övervaka och styra all kommunikation från ett och samma gränssnitt.

10. Du kommer igång snabbt och enkelt

Att implementera vårt digitala posthanteringssystem är både enkelt och effektivt. Vi erbjuder full support från start, med ett erfaret team som guidar dig genom hela onboarding-processen. På bara några veckor är du igång med en skräddarsydd lösning som är anpassad efter ditt företags behov.

Digitalisera posthanteringen med Iron Mountain

Att digitalisera er inkommande post är en strategisk investering i ditt företags framtid. Med Iron Mountains skalbara lösning för posthantering kan du vara säker på att inte missa viktiga meddelanden och frigöra värdefull tid som istället kan läggas på er kärnverksamhet. Kontakta oss så berättar vi mer om vad vi kan göra för just ditt företag!