7 fördelar med digital arkivering
Att digitalisera företagets arkiv kommer med många fördelar. Här är 7 anledningar att ersätta ditt pappersarkiv med ett modernt och sökbart digitalt arkiv.
I en tid där mängden och värdet av information stadigt ökar blir det allt viktigare för företag att välja rätt sätt att arkivera sina viktiga handlingar. Att byta ut fysiska pärmar och mappar mot digitala och sökbara arkivsystem är enklare än vad många tror och kommer med många fördelar. Digitala arkiv gör det säkrare och enklare att komma åt information, minskar kostnader och är bättre för miljön. Här går vi igenom sju anledningar att ersätta det gamla pappersarkivet med digital arkivering.
Därför ska du välja att digitalisera arkivet
1. Informationen är säker
Oavsett hur noggrant ett fysiskt arkiv hanteras finns det alltid en risk för olyckor såsom brand, översvämningar eller att viktig information går förlorad. Genom att digitalisera viktiga handlingar såsom journaler, ritningar och låneakter minskar du risken för att dessa värdefulla handlingar går förlorade eller skadas. Digitala kopior är säkrade i elektroniska lagringssystem som skyddar dem från fysiska skador och säkerställer att ditt företag kan fortsätta sin verksamhet utan avbrott.
2. Snabb åtkomst överallt
Med digital arkivering kan användare snabbt och enkelt få tillgång till information från vilken plats som helst, så länge de har tillgång till internet. Detta är särskilt fördelaktigt i dagens globala och hybrida arbetsmiljö, där medarbetare behöver komma åt dokument och data utanför kontoret eller på resande fot.
3. Enkel delning av information
Digitalt lagrade dokument är mycket enklare att dela med andra jämfört med fysiska kopior. Information kan snabbt skickas via e-post, laddas upp på molntjänster eller delas genom företagsspecifika nätverk. Det underlättar samarbete och kommunikation både internt mellan olika avdelningar och med externa parter.
4. Effektivare arbetsprocesser
Digital arkivering gör information sökbar och lättillgänglig, vilket eliminerar tidskrävande processer med att leta i gamla fysiska arkiv. Anställda kan snabbt hitta informationen de söker, vilket ökar effektiviteten inom organisationen och reducerar den tid som läggs på administrativa uppgifter.
5. Minskade kostnader
Genom att övergå till digital arkivering kan organisationer minska eller helt eliminera behovet av fysisk lagring. Detta frigör kontorsutrymme och minskar kostnader för förvaringsmaterial och underhåll av fysiska arkiv. Över tid kan dessa besparingar vara betydande, särskilt för stora organisationer med omfattande arkivsystem.
6. Hållbart och miljövänligt
Digital arkivering är inte bara kostnadseffektiv utan bidrar också till en mer hållbar miljö. Genom att minska pappersanvändningen och behovet av fysisk lagring minskar också organisationens koldioxidavtryck, vilket bidrar till företagens sociala ansvarstagande och hållbarhetssträvan.
7. Flexibel lösning
Digitala arkiveringssystem är mycket flexibla och kan skalas upp eller ner enligt organisationens behov. Det gör det möjligt för företag att anpassa lagringskapacitet och funktionalitet utan de fysiska begränsningar som traditionell arkivering medför. Det gör det till en perfekt lösning för växande företag eller för organisationer som står inför förändringar i sina verksamhetskrav.
Effektivare arbetsplats med digital arkivering och informationshanteringssystem
Vill du få ut mer av ditt digitaliserade arkiv? Genom att koppla samman det med ett digitalt informationshanteringssystem kan ditt företag automatisera hanteringen av dokument på ett smidigare sätt. Den här kombinationen gör inte bara era arbetsprocesser mer effektiva och minskar kostnaderna, utan förbättrar även säkerheten för ditt arkiv genom avancerade funktioner som skyddar känslig information. Dessutom säkerställer systemet att ditt företag följer branschspecifika och lagstadgade regler för datalagring och integritet, vilket minskar risken för dyra böter och rättsliga konsekvenser som kan uppstå vid otillräcklig informationshantering.
Behöver du hjälp att digitalisera ditt arkiv? Vi på Iron Mountain är experter på informationshantering och kan erbjuda skräddarsydda lösningar som möter ditt företags unika behov. Kontakta oss gärna så hjälper vi dig!
