Ctrl – alt – repeat varför kortsiktiga digitaliseringsstrategier kan tvinga företag att återgå till analoga processer

Företag i hela världen har tvingats till snabb omställning till följd av Covid-pandemin. Kravet på fysisk distansering har skyndat på digitaliseringen av arbetssätt och processer. Redan märks flera fördelar, men det finns också risk för bakslag. Transformation är ingen ”quick fix” som köps från hyllan, utan en genomgripande förändring av verksamheten där vi bara sett början. De som missar detta kan bli tvungna att skrota sina nya digitala initiativ och återgå till analoga rutiner från förr.

Arvet spökar

Effektiva affärsprocesser är en förutsättning för att en verksamhet ska fungera optimalt. Processerna påverkar alla delar av organisationen och styr hur mål uppnås. Ändå är de ofta fulla av ineffektiviteter. Data- och kunskapshantering är inget undantag. Hantering av pappersdokument och föråldrade arkivrutiner är ett kostsamt, tidskrävande arbete i många verksamheter.

Ofta finns planer på digitalisering och effektivisiering, men de prioriteras inte. Det dagliga arbetet kräver sitt, digitaliseringsprojekten har fått vänta ...

Ett stort kliv framåt

Fram tills Covid 19, vill säga. Närmast över en natt fick förmågan att driva verksamhet på distans högsta prioritet. Digitala verktyg blev en förutsättning för överlevnad. Lösningar rullades ut och kom på plats i en takt man aldrig hade kunnat föreställa sig, så starkt var behovet av transformation.

Ett steg bakåt

IT-support (49%), kundhantering (CRM) (36%) och team-hantering (HR) (34%) är topp tre av de processer som digitaliserats under pandemin. Det visar en studie vi genomfört bland 1000 IT-beslutsfattare, som ansvarar för datahantering i verksamheter med 250+ anställda*. Och även om lösningarna kom på plats relativt nyligen, finns tydliga tecken på att de haft positiv effekt:

• 27% vittnar om ökad produktivitet (den oftast angivna fördelen)
• 20% upplever tidsbesparing
• 13% ser förbättring av datakvaliteten
• 12% har kapat kostnader

I en tid när verksamheter skakats om i grunden av ett virus, har digital transformation och digitala verktyg varit förutsättningen för anpassningen till ”det nya normala”. Men om vi ser bortom de första svaren, vittnar studien också om en motsatt och oroväckande trend.

För att få en inblick i hur organsationer kan dra nytta av digitalisering och nya digitala verktyg i framtiden, på meddellång och lång sikt, tillfrågades respondenterna om hur de såg på användningen efter pandemin. Här visade det sig förvånansvärt nog att drygt hälften (57%) befarar att deras företag kommer att behöva återgå till mindre effektiv, analog datahantering efter pandemin.

Quick-fixens förbannelse

Varför skulle ett företag tillåta något sådant? En förklaring ligger kort och gott i Covid- transformationens extremt snäva tidsram. I den förvirring och stress som uppstod vid pandemins utbrott tvingades många affärschefer fatta snabba beslut för att hålla verksamheten i gång. Oundvikligen föll valet ofta på kortsiktiga snabblösningar från hyllan, snarare än på välgrundade helhetslösningar utformade för en lång livslängd.

Troligen fattades många av dessa beslut i silo-liknande strukturer, av chefer som – av naturliga skäl – strävade efter att Covid-säkra sitt enskilda team eller enhet. Bra på kort sikt, men i längden problematiskt för organisationen som helhet. Genom att inte att ta hänsyn till beroenden mellan affärsenheter blir det närmast omöjligt att växla ut potentialen av digitaliseringen. Bristen på integration bromsar en lösning som svarar mot de verkliga affärsbehoven.

Från svar till återhämtning

Att lösa problemet genom att backa digitaliseringen är dock inget alternativ. Enligt en rapport från Gartner kommer 82 procent av företagen att övergå till en hybrid arbetsmodell, där medarbetare arbetar delvis på distans, även efter pandemin. Därmed är det varken önskvärt eller praktiskt att ens överväga en återgång till pappersbaserade filer, analoga arbetsprocesser eller fysisk dataåtkomst.

Konkurrenskraft innebär att varje kritisk affärsprocess måste anpassas och moderniseras. Pandemin har kortslutit våra samhällen och ekonomier och tvingat fram förändring – nu måste vi använda vår nyvunna erfarenhet och säkerställa att vi är bättre rustade för att hantera störningar i framtiden.

Det är helt enkelt dags att göra bokslut och påbörja återhämtningen. Att utvärdera vad som fungerade bra och vilket ytterligare arbete som kommer att krävas framåt. Det kan innebära investeringar i ny teknik, bättre integration av befintliga system, införande av nya kommunikationsverktyg internt och utbildning av personalen.

Valet av teknikleverantör är en avgörande faktor för att säkerställa livslängden hos digitala initiativ. Digitalisering är komplext och varje företag står inför sin egen, unika transformationsresa. Det är viktigt att de leverantörer som väljs är positionerade för att kunna agera som en riktig partner och kan bidra med expertis, konsultation och stöd istället för att bara sälja en produkt.

Digitaliseringen må ha accelererat på grund av en engångshändelse. Nu är hindren för transformation undanröjda, det viktiga blir att hålla fast och säkerställa vår långsiktiga återhämtning.

*Källa: Iron Mountain Business Process Survey, augusti 2020 gjord bland 1000 ansvariga för datahantering i företag med 250+ anställda i UK, Tyskland, Frankrike Spanien och Nederländerna