Digitalisera företagets dokument med OCR-skanning

Optisk teckenigenkänning, eller OCR (Optical Character Recognition), är en teknik som omvandlar skannade bilder av handskrivna, maskinskrivna eller tryckta texter till maskinläsbar text. För företag innebär OCR-skanning en möjlighet att omvandla pappersdokument till digitala filer som är enkla att söka i, analysera och arkivera, vilket gör informationshanteringen betydligt enklare och mer effektiv.

Vad är OCR-skanning?

OCR-skanning är en process där text från fysiska dokument extraheras och omvandlas till digital form. Det görs genom att ett dokument först skannas in som en bildfil, varefter OCR-tekniken tolkar och omvandlar tecknen i dokumentet till redigerbar och sökbar text. Den här tekniken används inom många områden, bland annat för att digitalisera arkiv och effektivisera informationsflödet i en organisation.

Fördelar med OCR-skanning för företag

Effektivitet och tidsbesparing

Genom automatiserad dataextraktion minskar OCR-skanning behovet av manuell datainmatning, vilket sparar tid och låter medarbetarna fokusera på mer värdeskapande uppgifter.

Sökbarhet och tillgänglighet

OCR gör det möjligt att snabbt söka efter och återfinna information i dokument, även vid stora datamängder. Det förbättrar både effektiviteten och åtkomsten till information inom organisationen.

Möjliggör avancerad dataanalys

Digitaliserad data kan lätt integreras i företagets IT-system för vidare analys och rapportering, vilket gör att beslut kan fattas baserat på aktuell och korrekt information.

Miljövänligt och kostnadseffektivt

Att minska pappersanvändningen bidrar inte bara till en mer hållbar verksamhet utan också till minskade kostnader för lagring och fysisk arkivering.

Säkerhet och regelefterlevnad

Digitala dokument är enklare att skydda med avancerade säkerhetsåtgärder och lättare att hantera i enlighet med lagar och regler om dataskydd och sekretess.

Så fungerar OCR-tolkning

OCR-skanning börjar med att ett dokument skannas eller fotograferas, vilket skapar en digital bild av sidan. Denna bild analyseras sedan av OCR-programvaran, som först söker efter och identifierar textområden på bilden. Programvaran delar upp dessa områden i rader, ord och slutligen i enskilda tecken. Varje identifierat tecken jämförs sedan mot en databas med teckenmönster för att tolka vilket tecken det mest sannolikt representerar. Detta görs genom avancerade algoritmer som kan hantera variationer i teckensnitt och kvaliteten på bilden. Efter att tecknen har tolkats konverteras de till digital text. Slutresultatet är en redigerbar och sökbar textfil som motsvarar innehållet i det skannade dokumentet och enkelt kan delas elektroniskt. OCR-tekniken används ofta för att digitalisera till exempel fakturor, kundregister, juridiska dokument och andra typer av affärsdokumentation.

Iron Mountain erbjuder avancerade skanningtjänster med OCR-teknik

Iron Mountain erbjuder skräddarsydda skanningtjänster där vi bland annat använder oss av OCR-teknik för att säkerställa bästa möjliga resultat och göra era skannade handlingar sökbara. Vi kan hantera en mängd olika dokumenttyper, såsom inkommande post, remisser, examensarbeten, fraktsedlar, patientjournaler, försäkringsblanketter och avtal. Dokumenten kan konverteras till digitala format som PDF, TIFF, eller andra efterfrågade format, vilket gör dem lättillgängliga och enkla att hantera.

Vår process börjar alltid med en behovsanalys där vi tillsammans ser över era specifika krav och behov och anpassar våra lösningar därefter. Har ni till exempel stora mängder dokument som tar upp mycket förvaringsyta? Vi kan ta hand om ert befintliga fysiska arkiv och även tillhandahålla en digital lösning där ni kan samla och organisera alla era dokument för enklare åtkomst.

Kontakta oss gärna om du vill veta mer om hur vår OCR-teknik kan hjälpa din verksamhet att övergå till en mer digital och effektiv process för dokumenthantering!