Effektiv arkivering för skolor och universitet

För skolor och universitet är korrekt arkivering av dokument viktigt av flera skäl. Men att hantera de stora mängder dokument som genereras på daglig basis är en tidskrävande uppgift som ställer höga krav på säkerhet och tillgänglighet, samtidigt som arkivet ofta tar upp mycket fysiskt utrymme.

Iron Mountain erbjuder trygga och moderna lösningar som hjälper skolor och universitet att hantera sina informationstillgångar på ett säkert och effektivt sätt. Med våra tjänster kan ni spara värdefull tid och frigöra utrymme i era egna lokaler. Vi är experter på säker informationshantering och hjälper er att uppfylla alla gällande lagkrav och standarder.

Vanliga utmaningar inom arkivering och informationshantering på skolor och universitet

Platsbrist

Platsbrist är en av de största utmaningarna för skolor och universitet när det gäller arkivering. Fysiska dokument tar upp betydande utrymme som skulle kunna användas för andra ändamål. Genom att outsourca arkivet till Iron Mountain kan din skola frigöra värdefullt utrymme och spara interna resurser. Vår tjänst för digitalisering av pappersdokument möjliggör lagring av dokument i säkra, molnbaserade system, vilket avsevärt minskar behovet av fysiskt utrymme.

Tillgänglighet

En annan utmaning är svårigheten att snabbt få åtkomst till specifika dokument. Traditionell arkivering gör det ofta svårt att hitta och hantera dokument effektivt. Genom att skanna och digitalisera arkiv säkerställer vi att skolor och universitet får digital tillgång till viktig dokumentation. Vi kan även hjälpa till att sätta upp ett digitalt informationshanteringssystem som gör att personalen enkelt kan söka efter och hitta de dokument de behöver.

Säkerhet

Säkerhetsrisker utgör ytterligare en stor utmaning. Fysiska dokument är sårbara för skador såsom brand, vatten och stöld. Dessutom kan det finnas risk för obehörig åtkomst. Genom att digitalisera dokumenten och lagra dem i säkra, digitala miljöer hos oss på Iron Mountain skyddas dina dokument från skador och stöld. Vi erbjuder avancerade säkerhetsprotokoll för att skydda mot dataintrång och obehörig åtkomst, vilket säkerställer att känslig information förblir trygg och skyddad.

Höga kostnader

Traditionell arkivering och dokumenthantering kan vara kostsam, särskilt om ni behöver köpa och underhålla fysiska lagringsutrymmen. Genom att förvara arkivet hos oss eller övergå till digital arkivering kan skolor och universitet minska kostnaderna för fysiskt utrymme och underhåll av arkiveringsinfrastruktur. Detta innebär betydande besparingar och effektivare resursanvändning.

Typer av dokument som skolor och universitet arkiverar

Skolor och universitet hanterar en mängd olika dokument för att säkerställa en korrekt och tillförlitlig informationshantering. Här är några av de vanligaste typerna av dokument som arkiveras:

• Studentrelaterade dokument: Allt från antagningsdokument, nationella prov, examensbevis och kursbetyg till uppsatser, avhandlingar och eventuella klagomål från en student ska arkiveras.
• Personalrelaterade dokument: Här ingår anställningskontrakt, personalfiler (inklusive CV, referenser och utvärderingar), löne- och förmånshandlingar, tidrapporter och frånvaroregister samt disciplinära åtgärder och utredningar.
• Akademiska dokument: Dessa omfattar till exempel kursplaner, prov och tentamensfrågor, utvärderingar och omdömen, forskningsrapporter och publikationer samt projekt och forskningsansökningar.
• Administrativa dokument: Hit räknas mötesprotokoll från styrelser och kommittéer, budgetar och ekonomiska rapporter, kontrakt och avtal, policydokument och riktlinjer samt kommunikationsdokument som nyhetsbrev och pressmeddelanden.
• Juridiska dokument: Compliance- och regleringsdokument, avtalsrättsliga handlingar, försäkringsdokument, incident- och olycksrapporter samt dataskyddsdokument och GDPR-relaterad information är exempel på juridiska dokument som kan behöva arkiveras.
• Allmänna handlingar: Att arkivera dessa dokument är avgörande för att uppfylla lagkrav, bevara historisk information och stödja den dagliga verksamheten.

Säkrare arkivering med Iron Mountain

Iron Mountain erbjuder en rad tjänster som hjälper skolor och universitet att hantera sina informationstillgångar tryggt och effektivt. Våra digitala lösningar förbättrar tillgängligheten för dina dokument, samtidigt som de minskar kostnader och sparar utrymme. Våra säkra lagringslösningar skyddar dokumenten från skador och obehörig åtkomst.

Kontakta oss gärna om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa din skola eller universitet att hantera er dokumentation på bästa sätt.