Hur automatiserad informationshantering skapar konkurrensfördelar för banker och företag inom finanssektorn

Finanssektorn är en papperstung bransch där det är extra viktigt att all informationshantering sker säkert, smidigt och strukturerat. Kunder förväntar sig digitala lösningar och snabba besked om sina pågående ärenden, vilket ställer höga krav på företag inom branschen. Automatiserad informationshantering tar er in i framtidens sätt att arbeta och möjliggör nya företagsstrategier.

Med Iron Mountains Workflow-lösningar kan ni övervinna dagens utmaningar och skapa smidigare arbetsprocesser som ger er stora konkurrensfördelar på marknaden.

Utmaningar som intelligent informationshantering kan lösa

Idag finns det flertalet utmaningar när det kommer till informationshantering inom finanssektorn. Här går vi igenom några av de största utmaningarna och hur intelligent informationshantering kan lösa dessa.

1. Ostrukturerad data som det tar lång tid att hitta bland

En av de största utmaningarna företag inom finanssektorn möter är att 90 % av deras data är ostrukturerad. Detta leder till tidskrävande, manuella processer där information måste märkas med metataggar och det tar lång tid att hitta den information som behövs för att utföra vissa arbetsuppgifter.

Med Iron Mountains workflow-system, som använder sig av AI och Maskininlärning, sker allt automatiskt. Ostrukturerad data klassificeras och märks med metataggar så att all er information blir sökbar. Därmed blir det enkelt för medarbetare att snabbt komma åt just den information de behöver, om det så är låneansökningar, ekonomirapporter eller fakturor.

2. Papperstunga arbetsprocesser som är tidskrävande och tar plats

Att administrera tusentals papper varje dag tar tid och det är oftast inte där personalens spetskompetens ligger inom finanssektorn. Dessutom tar fysisk arkivering upp mängder med plats på kontoret – yta som ni kan behöva till annat.

Idag är digitalisering för många banker och företag inom finanssektorn ett självklart steg för att lösa problemet med papperstunga arbetsprocesser. Tack vare effektiva system för automatiserad informationshantering behöver företag inte längre skanna och administrera allt själva. Iron Mountain sköter er skanning och strukturerar upp allt i ert digitala arkiv där all er information kommer ligga samlad. Ni kommer åt ert arkivmaterial på en central plats och behöver inte spara fysiska dokument på kontoret. Visst material måste dock sparas fysiskt enligt lag såsom bokföring. Även detta kan vi på Iron Mountain förvara åt er i våra säkra arkiveringslokaler.

3. Hybridarbete innebär att alla inte längre arbetar från kontoret

Efter coronapandemin har det ställts nya krav på arbetsgivare då många anställda vill fortsätta jobba hemifrån till en viss del. Det hybrida arbetssättet är här för att stanna och även företag inom finanssektorn måste ställa om och erbjuda lösningar så att anställda kan komma åt den information de behöver oavsett var de arbetar ifrån.

Med Iron Mountains automatiserade informationshanteringsplatformar blir hybridarbete enkelt. Alla medarbetare kan komma åt de dokument de behöver oavsett varifrån de arbetar. Ni väljer vilka som ska ha behörighet till vad. Eftersom allt sker på en central plats garanterar ni också att alla arbetar i den senaste versionen av dokumentet så ingen viktig information går förlorad i arbetsprocessen.

4. Kontrakt och avtal ska godkännas av flera parter

Inom bank och finans är det dagligen kontrakt och avtal som behöver godkännas av flera parter för att projektet ska kunna fortlöpa. Om dessa ska skickas med post tar det för lång tid och att skicka på mejl är osäkert eftersom avtalen innehåller känsliga uppgifter.

I Iron Mountains tjänst Workflow System kan vi integrera en tjänst för e-signering så att alla parter snabbt kan godkänna och signera avtal. Tack vare intelligent informationshantering kan ni även automatisk få notiser om kontrakt som håller på att gå ut och behöver förnyas. Ni kan dessutom få notifikationer om det är någon information i avtalen som saknas.

5. Känslig information behöver lagras säkert och efter rådande lagar och regler

Persondata och annan känslig företagsinformation behöver förvaras säkert och enligt alla rådande lagar och regler såsom GDPR och Bokföringslagen. Skulle ni råka ut för ett dataläckage riskerar ni höga böter och ett bristande förtroende från era kunder. Det är framförallt extra viktigt inom bank- och finanssektorn att skydda era kunders uppgifter i en värld där cyberhot ökar konstant.

I vår säkra informationshanteringslösning tar vi alltid hänsyn till alla rådande lagar och regler och ser till att alla era dokument sparas på en säker plattform. Ni väljer vilka som ska få behörighet till vad och behöver inte oroa er för att känslig information ska hamna i fel händer.

Kontakta oss för mer information om hur ni kan få snabbare och säkrare arbetsprocesser

Vill ni veta mer om hur vi på Iron Mountain kan hjälpa er med intelligent informationshantering? Varmt välkommen att kontakta oss redan idag!