Hur länge måste man spara bokföring?

Bokföring utgör en central del av varje företags verksamhet. Alla typer av företag och ekonomiska föreningar är enligt lag bokföringsskyldiga, och att hantera och arkivera bokföringen på rätt sätt är viktigt för att undvika juridiska problem och böter. För många företag är det dock en utmaning att veta exakt hur länge olika dokument ska sparas. Här går vi igenom vilka lagar som finns och vilka regler som gäller kring arkivering av bokföring.

Bokföringslagen: så säger lagen om arkivering av bokföring

I Sverige regleras bokföring och hur den ska arkiveras främst av Bokföringslagen och Skatteverkets riktlinjer. Enligt Bokföringslagen (1999:1078) är företag skyldiga att bevara bokföringsmaterial i minst sju år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Denna regel omfattar alla typer av bokföringsdokument, inklusive fakturor, kvitton och andra verifikationer.

Sedan den 1 juli 2024 gäller nya regler som innebär att företag inte längre behöver spara bokföringsmaterial i fysiskt format, förutsatt att räkenskapsinformationen kan tillgängliggöras elektroniskt under hela arkiveringstiden. Tidigare behövde det fysiska originalkvittot eller fakturan sparas i tre år, även om materialet hade skannats eller fotograferats och gjorts tillgängligt digitalt, men nu kan det alltså kastas direkt efter överföringen. De nya reglerna innebär en betydande förändring och möjlighet för företag att optimera och underlätta sin dokumenthantering.

Iron Mountain gör det enklare att spara bokföringen

Iron Mountain erbjuder en rad tjänster som gör det enklare för företag att hantera arkiveringen av sin bokföring:

• Skanning och destruktion: Med de nya riktlinjerna blir det allt viktigare att kunna hantera och arkivera bokföringsmaterial elektroniskt. Det är dock viktigt att följa vissa krav vid själva överföringen för att räkenskapsinformationen inte ska förändras eller gå förlorad. Iron Mountain erbjuder avancerade skanningstjänster där vi skannar in dina fysiska bokföringsdokument och gör dem tillgängliga i digitalt format. Efter skanning kan vi även erbjuda säker destruktion av de fysiska originaldokumenten, vilket frigör utrymme och minskar risken för obehörig åtkomst till information.
• Rådgivning kring informationsstyrning: Vi hjälper ditt företag att säkerställa efterlevnad av alla gällande lagar och optimera din informationshantering. Våra experter bedömer företagets nuvarande praxis och hjälper till att utveckla robusta informationspolicyer som är i linje med gällande regler och best practices.
• Policy Center-plattform: Iron Mountains Policy Center är en molnbaserad plattform där du får alla verktyg du behöver för effektiv informationsstyrning. Med en skräddarsydd informationshanteringsplan och ett användarvänligt gränssnitt blir det enkelt för alla på företaget att hantera information enligt samma regler.

Vi hjälper dig att digitalisera och arkivera din bokföring

Att ha koll på och följa de svenska lagarna om hur bokföring ska sparas är viktigt för alla företag. Med de nya reglerna finns det möjligheter att övergå till en mer digital och effektiv dokumenthantering. Iron Mountain erbjuder en rad tjänster som hjälper företag att uppnå och upprätthålla efterlevnad av Bokföringslagen och andra lagar som GDPR.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig att hantera din bokföring på ett effektivt och säkert sätt? Kontakta oss så hör en av våra experter av sig!

Vanliga frågor om bokföring och arkivering

Hur länge måste man spara kvitton?

Enligt Bokföringslagen måste kvitton sparas i minst sju år. Med de nya reglerna kan de sparas elektroniskt istället för fysiskt. Dina fysiska kvitton kan du alltså slänga när du har skannat eller fotograferat dem för lagring digitalt.

Vilken bokföring kan jag slänga 2024?

All bokföring ska arkiveras i minst sju år från utgången av det räkenskapsår som bokföringen gäller. Det betyder att du kan slänga bokföringen för 2016 år 2024.

Vad gör man med gammal bokföring?

Äldre bokföringsmaterial som inte längre behöver sparas enligt lag kan förstöras på ett säkert sätt. Iron Mountain erbjuder tjänster för säker destruktion av dokument för att förhindra att känslig information hamnar i fel händer.