Smidigare HR-processer med Iron Mountain

Vad är HR egentligen och vad gör man på en HR avdelning? Begreppet HR har börjat användas allt mer flitigt och kort sammanfattat är det ett samlingsbegrepp för allt arbete som rör personalhantering. Detta kan innebära allt från rekrytering och hantering av personalfrågor till att främja personalutveckling och att ta hand om arbetsplatsen.

Med Iron Mountains tjänst Automatisering av HR får du en skräddarsydd lösning som vi tar fram tillsammans med dig som kund utifrån era behov. De flesta företag har redan ett eller flera automationssystem idag. Exempelvis har de ett system för lönehantering, ett för avtalshantering och så vidare. Vår automationslösning fungerar som en brygga mellan alla dessa system och du kan hantera allt i ett enda tydligt gränssnitt samtidigt som du får de delar av automatisering som du saknar för smidigare arbetsprocesser.

I den här artikeln kommer vi berätta mer om HR, vad Human Resources faktiskt innebär och hur vi på Iron Mountain kan hjälpa ditt företag till effektivare HR-processer!

Automatisering effektiviserar HR

Många administrativa arbetsuppgifter inom HR är repetitiva och tidskrävande vilket tar ett stort fokus från den mänskliga delen av arbetet som är viktig för att personalen ska kunna må bra. Det kan vara uppgifter såsom lönehantering, enklare rekryteringsuppgifter och lagring av personalinformation och olika anställningskontrakt. När du ska lagra information är det dessutom viktigt att du gör detta enligt rådande lagar och regler vilket kan vara jobbigt att ha koll på.

Genom att automatisera HR-processer med Iron Mountains skräddarsydda Workflow Automation System kan dessa repetitiva arbetsuppgifter minimeras alternativt reduceras. Human Resources kan därmed lägga mindre tid på administrativa arbetsuppgifter och istället fokusera på sin kärnverksamhet och att få en effektiv och trivsam arbetsplats. Vi tar alltid fram den bästa lösningen tillsammans med dig för just ditt företag.

Iron Mountains automationslösning möjliggör effektivare HR-processer

När du automatiserar flera av företagets HR-uppgifter resulterar detta bland annat i effektivare HR-processer för både dig på HR-avdelningen och övriga medarbetare.

Fördelar med Iron Mountain automationslösningar:

• Du kan effektivisera arbetsprocesserna för dig och övrig personal på företaget. Detta frigör tid för alla anställda som istället kan fokusera på sina respektive uppgifter.
• Du kan lagra personaluppgifter och annan information enkelt i våra säkra system. Vi tar alltid hänsyn till rådande lagar och regler såsom GDPR.
• Du kan samla alla personaldokument och annan information digitalt på en central plats. Därmed kan du snabbt och enkelt hitta den information du söker oavsett om du är på kontoret eller någon annanstans.
• Du kan låta personal tidsrapportera direkt i vårt HR system. Du får tillgång till informationen direkt och får det underlag du behöver för att sköta löneadministrationen.
• Du kan automatisera flera delar av rekryteringsprocessen såsom hantering av jobbannonser och HR processen att hitta rätt kandidater. Du kan även automatisera onboarding av nyanställda och den information som ska delas.

En GDPR-anpassad lösning

Dataskyddsförordningen som ofta benämns som GDPR är en lag som reglerar behandlingen av personuppgifter. På en HR-avdelning hanteras ständigt dokument och avtal med personuppgifter på som måste behandlas enligt just GDPR. Därmed måste du ha koll på exakt vilka bestämmelser som gäller, hur personuppgifter får sparas, se till att de sparas säkert och dessutom avregistrera de personuppgifter som inte längre behövs. Iron Mountains HR-automatisering hjälper dig med allt det här. Systemet lagrar all information säkert och du får exempelvis notiser direkt när ett kontrakt håller på att gå ut och behöver förnyas eller destrueras. Systemet skickar även notiser om en person slutar och dokument med personuppgifter måste destrueras för att följa dataskyddsförordningen.

Vad betyder HR?

Vad betyder då HR egentligen? HR är en akronym av orden Human Resources som på svenska kan översättas till mänskliga resurser. HR betyder därmed att de som arbetar på den här avdelningen ska ta hand om allt som rör de mänskliga resurserna på en arbetsplats – alltså personalen.

Vad är HR?

Human Resources kan vara allt från en person på ett litet företag som har ett personalansvar till en hel avdelning på ett större företag som sköter allt som rör personal. En HR avdelning tar bland annat hand om rekrytering, onboarding av nyanställda, personalutveckling och arbetar i nära relation till personalen för att se till att alla anställda trivs. Ett av de viktigaste ansvaren HR har är att ta fram processer och planer för hur personalen ska kunna arbeta effektivt och få sina behov på arbetsplatsen uppfyllda.

Det som är framstående inom yrket på en HR avdelning är framförallt kontakten med människor och att det är ett varierat yrke som har utvecklats mycket på senare år. Förr var det många repetitiva administrationsuppgifter men tack vare ny teknik med Workflow Automation Systems kan dessa uppgifter istället skötas med automatiska lösningar och de som jobbar på Human Resources kan lägga sin tid på viktigare arbetsuppgifter.

Vad gör man på Human Resources?

På Human Resources har man ansvar för allt som rör personalen på ett företag. HR-avdelningen ska agera som stöd i frågor som rör organisationen, ledar- och medarbetarskap samt kompetensförsörjning.

Uppgifter för en HR avdelning:

• Stötta chefer och ge råd i olika HR-frågor
• Stötta medarbetare och ge råd i olika HR-frågor
• Utveckla och implementera HR-processer, metoder och verktyg för bland annat rekrytering, lönehantering och kompetensutveckling
• Se till att lokalservice, fysisk säkerhet och service sköts
• Se till att alla medarbetare trivs på sin arbetsplats
• Se till att all personal jobbar mot samma mål
• Annonsera lediga tjänster och rekrytera ny personal
• Administrera löner, semestrar och personalbehov

Human Resources olika roller

Ett HR-team kan bestå av flera olika roller och är ofta uppbyggda på olika sätt på olika företag Detta beror bland annat på storleken på företaget och vilket behov företaget har av de olika rollerna.

Här är några exempel på de roller som kan finnas inom Human Resources:

• HR-ansvarig/HR-chef/HR-manager

  Detta är en strategisk roll som innefattar att du jobbar med organisationens övergripande affärsbehov. Du har ansvar för de övriga i HR-teamet samt medarbetarnas välmående, löneförhandlingar och anställningsavtal. Även om andra i ditt team kan sköta delar av arbetet är det en HR-chef som tar de slutgiltiga besluten när det kommer till personalfrågor.

• HR-Business partner/HR-partner

  Som HR-partner har du ansvaret att implementera, driva och följa upp HR-processer i företaget. Många av dessa enklare processer kan skötas med automatisering vilket ger dig som HR-partner tid att fokusera på de mer komplicerade HR-processer som behöver införas för att företaget ska få smidigare arbetsflöden.

• HR-specialist

  Som HR-specialist jobbar du i nära relation till den interna personalresursen. Dina uppgifter är bland annat att bedöma och utveckla den kompetens som finns på företaget. Du kan även vara involverad i att representera företaget på arbetsmarknaden och hjälpa till med att hitta och anställa rätt personer.

• Rekryteringskoordinator

  Som rekryteringskoordinator har du det övergripande ansvaret för att annonsera ut lediga tjänster, sålla i ansökningar och välja ut kandidater för intervjuer. Du får även ansvaret för att genomföra alla testprocedurer relaterade till en rekryteringsprocess.

• Utbildningsledare

  Som utbildningsledare har du ansvaret för att identifiera alla medarbetares utbildningsbehov och se till att dem får den kompetensutveckling de behöver och önskar. Du är den som utformar och utför olika utbildningsprogram.

• HR-generalist

   Rollen som HR-generalist innebär att du kan vara behjälplig på flera olika områden inom Human Resources och arbetar vanligen med frågor som rör arbetsrätt, kompetensutveckling, organisationsutveckling och rekrytering.

• HR-administratör/HR-assistent

  Som HR-administratör arbetar du framförallt med administration och enklare personalhanteringsfrågor. Detta är oftast en ingångsposition inom HR och du är den första kontakten för alla personalrelaterade frågor på företaget.

Vilka verksamheter behöver en HR avdelning?

Human Resources finns på alla typer av verksamheter. En hel HR avdelning behövs dock oftast när företaget är större och har många anställda. Är det bara några få anställda eller du har ett eget företag kan du själv ta hand om personalansvaret. Oavsett storlek på din HR-avdelning kan vi på Iron Mountain hjälpa dig med en säker och smidig automationslösning för HR-processer.

Varför är Human Resources viktigt?

Personalen är företagets absolut viktigaste resurs, utan sina medarbetare finns det ingen som utför jobbet oavsett vilken verksamhet vi pratar om. I takt med att allt fler arbetsgivare dyker upp har konkurrensen mellan arbetsgivare ökat och det ställs allt högre krav på att företag ska vara bra arbetsgivare. Med detta menas bland annat att företag behöver se sina medarbetare och värdesätta deras kompetens och det jobb de utför.

Human Resources använder sig vanligen av en rad olika strategier för att ta hand om sina anställda och få dem att känna sig uppskattade. När HR-avdelningen kan se till att personalen trivs blir resultatet en effektiv arbetsplats som kommer att göra bra resultat. Personalen får möjligheten att utvecklas och kommer stanna längre och det finns goda möjligheter för företaget att växa. Med motivation, engagemang och utveckling som är kopplade till organisationens affärsidé blir arbetsplatsen effektiv och det skapas en trivsam miljö där medarbetarna vill vara.

Kompetensutveckling skapar glada medarbetare och ett bra arbetsklimat

En HR-avdelning som har koll på sina medarbetare och vet vad de har för behov och mål kan också skapa en arbetsplats där folk trivs och vill stanna. En viktig del av detta är att erbjuda kompetensutveckling både på individ- och gruppnivå. Många tycker om möjligheten att kunna klättra inom företaget och kunna utvecklas med nya kunskaper, färdigheter och ansvarsområden.

Stor affärsnytta med en trivsam arbetsplats

När medarbetarna trivs och det är en bra arbetsplats leder detta till stor affärsnytta och möjligheter till tillväxt. Företaget kommer att bli en attraktiv arbetsplats och det kommer bli lätt att hitta nya medarbetare som dessutom kommer att vilja stanna längre. Glada och produktiva medarbetare som gör det lilla extra och kommer ge din verksamhet ett bra rykte som lönar sig i längden.

Iron Mountain är experter på att hantera information

På Iron Mountain är vi experter på att hantera all typ av information inom HR och andra avdelningar. Vi behandlar era tillgångar som om de vore våra egna och vet vikten av en trygg, säker och pålitlig lösning. Oavsett om ni är i behov av automatisering, arkivering, destruktion eller någon annan av våra tjänster kan vi hjälpa ditt företag att bli en bättre arbetsplats.

Kontakta oss på Iron Mountain om du vill veta mer om Human Resources och hur vi kan hjälpa din HR avdelning till effektivare arbetsflöden!