Ett företag behöver varje dag hantera mängder med information både fysiskt och digitalt. Arbetet med informationsförvaltning är idag relativt komplext då det kräver mycket kunskap om olika lagar och regler såsom GDPR, bokföringslagen och arkiveringsplikt och du behöver se till att informationen är lättillgänglig och delas med de på företaget som den gäller.

På Iron Mountain är vi experter på både fysisk och digital informationsförvaltning och erbjuder skräddarsydda lösningar för att optimera ditt företags informationsförvaltning. Vi kan bland annat ta hand om er fysiska- och digitala arkivering, effektivisera era arbetsflöden och se till att ni kan utvinna maximalt värde ur all er information.

Vad är informationsförvaltning

Informationsförvaltning är ett samlingsbegrepp för hantering av information och inkluderar allt från arkivering till processer för informationssäkerhet. I takt med digitaliseringen, som påskyndades i och med corornapandemin, ställs allt högre krav på digital informationsförvaltning och effektiva arbetsprocesser med just information. Företag behöver systemstöd för informationsförvaltning som underlättar det digitala arbetet och öppnar upp möjligheterna för en hybrid arbetsplats där anställda har flexibiliteten att arbeta både från kontoret och andra platser i världen.

5 tips för bättre informationsförvaltning

• Börja! – Första steget mot bättre informationsförvaltning är att faktiskt komma igång. Sätt upp processer och riktlinjer för er informationsförvaltning eller ta hjälp av oss på Iron Mountain som hjälper er att komma igång.
• Utgå från nuläget! – Istället för att börja sortera och rensa ut i era gamla arkiv är det bra att börja från nuläget. Börja med att utveckla de processer ni har för informationsförvaltning idag.
• Inkludera medarbetare tidigt i processen – Genom att inkludera alla medarbetare tidigt i processen kan de som faktiskt kommer att jobba med er informationsförvaltning få vara med och tycka till från start.
• Skaffa dig en överblick – När du har en tydlig överblick över er information blir det enklare att prioritera vilken information du kan hämta mest värde av. Genom att kartlägga och klassificera er information vet du vilken information som behövs skyddas.
• Var konsekvent – Ta fram rutiner och policyer som är enkla att ta till sig och kan appliceras på både fysiska och digitala informationstillgångar.

Iron Mountain har systemstöd för informationsförvaltning

På Iron Mountain har vi systemstöd för informationsförvaltning som effektiviserar era arbetsprocesser men också ser till att all er information är i säkert förvar – oavsett om den är fysisk eller digital.

• Intelligent Content Service Platform – Iron Mountain InSight är ett systemstöd för informationsförvaltning som är framtaget i samarbete med Google. InSight använder sig av maskininlärning och AI för att utvinna värdefull information ur er data. På endast några få sekunder kan systemet hitta mönster, analysera bilder och organisera data vilket leder till att företaget sparar både tid och pengar.
• Workflow Automation Systems – Med Iron Mountain Workflow Automation Systems kan du optimera era affärsprocesser. Genom att automatisera enkla, repetitiva uppgifter får ni tid över till annat som ger värde åt företaget.
• Dokumentskanning och digital arkivering – Dokumentskanning och digital arkivering är en väsentlig del av effektiv informationsförvaltning. Genom skanning kan du samla all information på ett och samma ställe och du kan vara säker på att allt arkiveras enligt rådande arkiveringsregler.
• Fysisk arkivering – Vi har trygg och säker arkivering i bergrum belägna 40 meter under marken. Alla våra anläggningar är utrustade med det senaste inom säkerhet såsom brand- och inbrottslarm kopplat till larmcentral och kameraövervakning. Du har full koll på ditt arkiv via vår ReQuest Web där du enkelt kan begära ut specifika arkivhandlingar.

Experter på informationsförvaltning

På Iron Mountain har vi arbetat med informationsförvaltning sedan 1951 och vet vad som krävs för att ditt företag ska få en smidigare vardag. Vi skräddarsyr lösningar för just er informationsförvaltning så att ni alltid får en lösning anpassad efter era behov. Vår vision är att vara den säkraste och pålitligaste leverantören när det kommer till skydd av våra kunders information, därmed behandlar vi alltid era tillgångar som om det vore våra egna. Vi använder den senaste tekniken och håller oss uppdaterade om rådande lagar och regler. Vi skyddar det som betyder mest för er!

Vill du veta mer om informationsförvaltning och hur vi på Iron Mountain kan hjälpa ditt företag? Kontakta oss redan idag!