8 Anledningar till varför ditt företag ska välja ett ECM-system

Företag hanterar idag mängder med data och information som innehåller värdefulla insikter när den hanteras rätt. Med ett ECM system kan företag snabbt identifiera den information som behövs för att ta välgrundade affärsbeslut, vilket ger stora konkurrensfördelar i dagens digitaliserade företagsklimat.

Enterprise Content Management (ECM), eller informationshantering som det också kallas, innebär mer än att bara arkivera dokument. Tack vare Artificiell Intelligens (AI) och Maskininlärning (ML) handlar dagens intelligenta informationshantering om allt från att lagra och hantera information till att optimera och effektivisera arbetsflöden och processer. Här är anledningarna till varför ditt företag ska ha ett ECM-system och vad du ska tänka på när du ska välja system.

1. Effektivisera produktiviteten

Studier har visat att över 30 procent av en vanlig arbetsdag består av att söka efter information. När information är sparad i olika mappar, drives, mejl eller på fysiska pappersdokument är det svårt att hitta den information som du behöver, vilket är tidskrävande och kostsamt.1 Med en ECM-lösning får du tillgång till all företagets data och information i ett enda system och du och dina medarbetare kan hitta det ni behöver på några sekunder, vilket ökar er produktivitet.

2. Smidigare teamwork

Ett vanligt problem på många företag är att det finns flera versioner av samma dokument, ibland sparade på olika platser vilket skapar förvirring. Intelligent informationshantering säkerställer att det endast finns en version som alltid är den senast uppdaterade. Du kan se vilka ändringar som har gjorts, av vem och när. När team kan arbeta i samma dokument blir arbetsflödet smidigare. Ni behöver inte mejla dokument fram och tillbaka utan alla har tillgång till samma information.

3. Intelligent informationshantering

Tack vare Artificiell Intelligens (AI) och Maskininlärning (ML) kan du med ett ECM-system maximera värdet av företagets data. Intelligent informationshantering innebär att du kan hantera företagets data från olika system i ett enda gränssnitt. Du kan göra analyser, ta fram rapporter och utvinna värde ur er ostrukturerade data för att ta välgrundade affärsbeslut som gör skillnad för företaget.

4. Smartare hantering med metataggar

När allt hanteras i ett och samma gränssnitt kan du komma åt just den information du behöver, oavsett var i världen du befinner dig. All data och information klassificeras och märks med metataggar, vilket gör den sökbar. Du kan därmed snabbt och enkelt söka efter just den information du är ute efter och komma åt den oavsett var den är lagrad. Allt du behöver veta är något i kontexten om den information du är ute efter och därefter söka på det.

5. Minimera säkerhetsrisker

Känslig företagsinformation och persondata behöver lagras säkert för att undvika att informationen hamnar i fel händer. Ett ECM-system hjälper organisationer att enkelt efterfölja rådande lagar och regler såsom GDPR samt att upptäcka riskfaktorer, såsom om det saknas information i avtal eller om kontrakt behöver förnyas. Du kan även ställa in rollbehörighet på mappar och dokument för att inte alla på företaget ska ha tillgång till klassificerad information.

6. Optimerade arbetsflöden

Med ett ECM-system kan du automatisera delar av era arbetsprocesser för att optimera arbetsflödet. Enkla, repetitiva uppgifter såsom fakturahantering kan skötas automatiskt enligt en förbestämd procedur för att minimera tidskrävande manuellt arbete. Detta minskar risken för mänskliga fel och ger tid över för personalen som kan fokusera på arbetsuppgifter som ger värde för företaget.

ECM automation kan även användas för upplärning av ny personal. Du kan exempelvis skapa användarguider och säkerhetsguider som du snabbt och enkelt kan dela med ny personal och direkt se vilka som har läst den nödvändiga informationen.

7. Enkel implementering

En ECM-lösning kan implementeras stegvis, vilket innebär att det inte behöver bli ett massivt IT-projekt från start som tar upp mängder med resurser. Systemet kan skräddarsys efter ditt företags behov och ni får just de delar ni behöver för att er informationshantering ska fungera optimalt.

8. Skalbar lösning

Att företag växer och förändras är oundvikligt vilket kommer med ändrade behov. Ett ECM-system är en modern och flexibel lösning som växer tillsammans med er. När ni får mer personal och fler avdelningar kan ni enkelt skala upp ert ECM-system med fler funktioner.

Välj rätt ECM-system

Ett ECM-system behöver vara skräddarsytt för ditt företag och era behov. Tänk över vilka problem du vill att systemet ska lösa när det kommer till informationshantering. Vem kan dra nytta av systemet och kommer systemet att kunna växa med er när ni som företag växer? Här ger vi en checklista med saker att tänka på:

• Ta reda på vad det är du ska köpa och läs på om ECM-system.
• Identifiera vilka behov ni som företag har och vilka problem ett ECM-system ska lösa.
• Försäkra dig om att systemet är enkelt att implementera.
• Är systemet metabaserat?
• Är systemet användarvänligt?
• Är systemet skalbart och kan växa med ditt företag?
• Ingår det upplärning och support i systemet?
• Följer leverantören av ECM-systemet den tekniska utvecklingen och trender inom informationshantering?

Skapa värde med Iron Mountains ECM-system

Iron Mountain har arbetat med informationshantering sedan 1951 och är experter på att hjälpa företag med deras fysiska och digitala information. Tillsammans med dig tar vi fram en ECM-lösning som passar ditt företags behov. Du kan effektivisera era arbetsprocesser som ger tid över till arbetsuppgifter som skapar värde för företaget samt minska era kostnader genom att ligga steget före när det kommer till riskhantering.

Kontakta Iron Mountain för mer information

Vill du veta mer om hur ett ECM-system kan hjälpa ditt företag? Kontakta oss på Iron Mountain idag!

Källor: 
¹M-Files – 10 Tips for Selecting an Enterprise Content Management System, S.2