Så säkerställer du regelefterlevnad av arkivlagen

Arkivlagen är en central lagstiftning som reglerar hur företag och organisationer ska hantera och bevara sina dokument och arkiv. För till exempel företagsledare, informationsansvariga och arkivarier kan lagen innebära en rad utmaningar för att säkerställa att all dokumentation uppfyller de strikta kraven.

Vad är arkivlagen?

Arkivlagen är en svensk lag som reglerar hur allmänna handlingar ska hanteras, bevaras och gallras. Lagen omfattar både fysiska och digitala dokument och ställer krav på att information ska vara tillgänglig och sökbar, samtidigt som den ska skyddas från obehörig åtkomst. För företag innebär detta att de måste ha system och processer på plats för att säkerställa att deras dokumenthantering följer dessa regler.

Utmaningar med arkivlagen

Att följa arkivlagen innebär flera utmaningar för informationsansvariga inom olika verksamheter.

Krav på korrekt dokumentation

En av de största utmaningarna är att säkerställa att all dokumentation uppfyller arkivlagens strikta krav. Det innebär att företag måste vara noggranna med att identifiera, klassificera och bevara olika typer av dokument enligt fastställda riktlinjer. Att hantera denna process manuellt kan vara både tidskrävande och resurskrävande, vilket ofta leder till misstag och brister i dokumentationen.

Tillgänglighet och spårbarhet

Arkivlagen kräver också att viss information ska vara lättillgänglig och sökbar för olika ändamål, såsom revision, juridiska ärenden eller offentlig förfrågan. Det innebär att företag måste implementera effektiva system och processer för att säkerställa att informationen är lätt att hitta och att det finns tydliga spårbarhetsmekanismer.

Integritet och sekretess

En annan kritisk utmaning är att hantera känslig information på ett säkert sätt. Företagen måste skydda integriteten och sekretessen för anställda, kunder och affärshemligheter. Det kräver robusta säkerhetsåtgärder och restriktioner för åtkomst till viss information. Utan adekvata skyddsåtgärder riskerar företag att utsättas för dataintrång och andra säkerhetsincidenter

Utbildning och medvetenhet

Att hålla sig uppdaterad om arkivlagens krav och eventuella förändringar kan vara en utmaning i sig. Företagets personal måste förstå sina roller och ansvar i arkiveringsprocessen, vilket kräver kontinuerlig utbildning och medvetenhetshöjande åtgärder. Utan regelbunden utbildning kan personalen omedvetet bryta mot lagens bestämmelser, vilket kan leda till rättsliga konsekvenser och skadat anseende.

Tekniska utmaningar

Hanteringen av digitala arkiv och elektronisk information medför tekniska utmaningar. Företag måste välja lämpliga system och verktyg för lagring, sökning och bevarande av digitala dokument. Ofta innebär detta stora investeringar i teknologi och infrastruktur, vilket kan innebära stora kostnader.

Iron Mountain hjälper dig med efterlevnad av arkivlagen

Vi på Iron Mountain är experter på fysisk och digital arkivering. Vi erbjuder en rad tjänster och lösningar för att hjälpa företag att hantera utmaningar och säkerställa regelefterlevnad enligt arkivlagen.

Med oss på Iron Mountain kan du bland annat få hjälp med:

• Arkiveringstjänster: Vi erbjuder säkra och anpassningsbara arkiveringstjänster för både fysiska och digitala dokument. Genom att lagra företagets dokument och register i våra säkra faciliteter kan ni uppfylla kraven i arkivlagen utan att behöva oroa er för lagring, bevarande, tillgänglighet och destruktion.
• Dokumenthanteringssystem: Våra digitala informationshanteringssystem hjälper företag att organisera och hantera sin dokumentation strukturerat. Avancerade sökfunktioner och automatiserade processer underlättar hanteringen av stora volymer av information.
• Säkerhetslösningar: Iron Mountain sätter integritet och sekretess i främsta rummet. Vi tillhandahåller säkerhetsåtgärder och tekniska lösningar för att skydda ditt företags känsliga information mot obehörig åtkomst, dataintrång och andra hot. Våra system och processer är utformade för att säkerställa fullständig efterlevnad av sekretesskrav och integritetslagstiftning.
• Konsulttjänster för rådgivning av regelefterlevnad: Våra experter erbjuder skräddarsydd rådgivning och stöd för att hjälpa företag att förstå och efterleva arkivlagens krav. Vi kan även hjälpa till att se över eller skapa en informationspolicy som dikterar hur länge information ska sparas, alltid i enlighet med gällande lagar och bestämmelser som är relevanta för just er bransch.
• Policy center: Vår molnbaserade plattform hjälper företag att säkerställa att information hanteras enligt rådande lagar och regler, såsom GDPR och bokföringslagen. Plattformen hjälper er att hålla koll på skyldigheter och visar att ni uppfyller kraven.

Säker informationshantering i enlighet med arkivlagen

Att följa arkivlagen är en komplex och krävande uppgift för företag. Med oss på Iron Mountains kan du säkerställa att ditt företag uppfyller alla krav på ett effektivt och säkert sätt. Vill du veta mer? Kontakta oss så berättar vi mer om vad vi kan göra för just dig!