Iron Mountain® Policy Center Standard Version

Industrifakta: 28% av experna inom informationsstyrning uppger att dess organisation inte har några godtagbara informationshanteringsplaner”

2017 State of Information Management: Are Businesses Digitally Transforming or Stuck in Neutral?; AIIM

Verksamhetsutmaningar:

För att fastställa hur länge olika poster ska sparas krävs utveckling och implementering av en pålitlig Informationshanteringsplan. Det är dock arbetskrävande och dyrt att upprätthålla en Informationshanteringsplan genom traditionella metoder.

Eftersom volymen av lagrad data fortsätter att växa, ökar även de därmed sammanhängande kostnaderna och riskerna med att inte ha en Informationshanteringsplan. Ju mer information ert företag behåller, desto större börda är det att identifiera och hitta data när ni behöver dem för eget syfte eller för att följa lagstiftningen. Det är en utmaning att se till att er organisation uppnår laguppfyllnad då att hålla sig uppdaterad om de ständigt föränderliga reglerna och förordningarna kan vara ett heltidsjobb. Med begränsade resurser är det en kamp att skapa en kultur för sund informationshantering inom er organisation.

Hur detta påverkar er:

• Ni lagrar data längre än vad som krävs av juridiska eller affärsmässiga skäl
• Ni har inkonsekvent hänvisning till lagstiftning och spårning av ändringar
• Ni har svårt att hålla er Uppdaterade om de senaste reglerna och föreskrifterna för er bransch
• Ni vill bygga, samla och uppdatera en lagligt försvarbar, global Informationshanteringsplan, men har begränsade resurser

Tänk om ni kunde:

• Köpa och underhålla en Informationshanteringsplan som återspeglar er affärsverksamhet, utan en stor engångskostnad
• Växa bortom manuella, tidsintensiva processer för att undersöka, uppdatera och kommunicera ändringar av policy
• Hålla arkiveringsregler uppdaterade och överensstämmande med årliga uppdateringar av lagstiftningen med stöd av högkvalitativ juridisk forskning
• Destruera information säkert och lagra bara det du behöver, så att du enkelt och snabbt kan hitta det du söker efter vid behov
• Hantera risker genom att ge anställda möjlighet att förstå vad som krävs av dem ur ett regelefterlevnads och organisationsperspektiv

Lösningar för Policy Center Standard Version:

Med policycenter standardversion har ni en förbyggd, lagligt försvarsbar Informationshanteringsplan – med stöd av samma högkvalitativa juridiska forskning som används av världens största företag. Med detta användarvänliga webbaserade verktyg kan du visa att din Informationshanteringsplan drivs av gällande lagar och förordningar. Du kan också göra snabba och enkla redigeringar i dokumenttyper och regler för att anpassa planen efter era behov. Onlineportalen är ett enkelt sätt att dela er policy, vilket ytterligare driver efterlevnaden i er organisation.

Policycenter standardversion är en prenumerationstjänst på en molnbaserad informationshanteringsplattform för lagringspolicy. Redo för omedelbar användning – det finns inget behov av att investera i juridiska rådgivare eller konsulter för att skapa er Informationshanteringsplan, nu eller för årliga uppdateringar.

Genom framgångsrik utveckling och implementering av din informatonshanteringsplan kan du förverkliga följande fördelar:

• Förbättra det totala resursutnyttjandet
• Kontrollera den obegränsade tillväxten av data
• Visa på överensstämmelse med lagstadgade och reglerande krav på datalagring
• Tillämpa ett konsekvent genomförande av policies för datalagring
• Förbättra möjligheten att hitta och hämta data när det behövs
• Minska tvisterisker

Policycenter standardversion finns tillgänglig med följande kompletterande tjänster för att skapa en lösning som kan ta bort papper från erat informationshanteringsansvar: Tjänst för dokumentskanning och säker destruktion.

Med vår Tjänst för dokumentskanning kan du få pappersdokument skannade och indexerade, med metadata tillämpade, för enkel hantering av data. När era pappersdokument har nått slutet av sin livslängd och uppfyllt organisationens krav på förvaring kommer våra tjänster för säker destruktion att göra det möjligt för dig att förstöra dem, och ni kan vara säkra på att ni följer reglerna för informationsdestruktion.

Utöver den färdiga Informationshanteringsplanen för allmänna affärsbehov har ni möjlighet att lägga till ytterligare branschstandard. Informationshanteringsplan för utvalda starkt reglerade industrier, såsom bank och försäkring. För att få tillgång till experttjänster inom informationsstyrning som hjälper er att anpassa er Informationshanteringsplan har ni också möjlighet att uppgradera till den professionella versionen av Policy Center-lösningen.

Vad ni tjänar på en förbyggd informationshanteringsplan:

• Uppdaterade lagstadgade riktlinjer för arkivering kommer att skickas till er via er onlineportal på årsbasis, baserat på ändringar i lagstiftningen.
• En enkel webbläsarbaserad redigerare
• Snabbt införnyande av policyn
• Låga startkostnader
• Enkelt sätt att dela er policy inom organisationen
• Riktlinjer för arkivering innehåller fullständigt utredda och sammanfattade arkiveringsregler som stöds av högkvalitativ juridisk forskning utförd av vårt nätverk av advokatbyråer