การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล 101 สำหรับการจัดการบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ

คู่มือแนวทางการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลช่วยเหลือคุณในการวางแผน ดำเนินการ และยกระดับบันทึกข้อมูลของบริษัทได้อย่างไร

การจัดการบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ (RIM) ที่ประสบความสำเร็จต้องอาศัยการวางแผน การจัดองค์การ และกลยุทธ์ที่ครอบคลุม เพราะมีปัจจัยที่เกี่ยวข้องหลายอย่างในการควบคุมบันทึกข้อมูลที่เป็นกระดาษและบันทึกข้อมูลดิจิทัล ตั้งแต่การสร้างและการใช้งานจริง ไปจนถึงการเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและการทำลายตามแผนที่วางไว้ การวางแผนอย่างรอบคอบจึงเป็นสิ่งสำคัญ RIM จะช่วยจำกัดความเสี่ยงด้านข้อมูล จัดการต้นทุน และวางรากฐานสำหรับการวิเคราะห์บิ๊กดาต้าในองค์กรของคุณ

ทำไมต้องแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลตอนนี้

กระบวนการช้าลง ลูกค้าไม่พอใจ ประสิทธิภาพลดลง นี่คือสิ่งที่ธุรกิจของคุณจะพบเจอถ้ามีการจัดการข้อมูลที่ผิดพลาด

หากถามว่าการแพร่ระบาดของโรคสอนอะไรเราบ้าง คำตอบคือ การเก็บเอกสารไว้ในพื้นที่สำนักงานแสนแพงนั้นไม่คุ้มค่าที่จะจ่ายเสมอไป หลายองค์กรกำลังประเมินความต้องการด้านพื้นที่และกำหนดว่าต้องใช้จริงมากเท่าใด ผู้คนกำลังเรียนรู้ว่าพวกเขาสามารถขจัดพื้นที่ที่ใช้เก็บเอกสารที่เป็นกระดาษได้ผ่านการแปลงบันทึกข้อมูลปัจจุบันและบันทึกข้อมูลในอดีตเป็นดิจิทัล

ด้วยการใช้โซลูชันที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเลือกเก็บข้อมูลนอกองค์กรหรือในศูนย์ข้อมูล คุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้ทุกเมื่อที่ต้องการและปรับปรุงตารางการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลในขณะเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายโครงสร้าง ฝ่ายวิจัยและพัฒนา ฝ่าย HR หรือฝ่ายการตลาด การแบ่งปันเอกสารและการทำงานร่วมกันสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ และการแปลงแฟ้มเอกสารเป็นดิจิทัลจะทำให้ทุกอย่างเป็นไปได้

จุดเริ่มต้นของการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล

ก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลสำหรับ RIM ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อประเมินเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุ:

• ความสามารถในการค้นหา/การแบ่งปัน: โดยทั่วไปแล้ว บันทึกข้อมูลจะกระจายไปตามระบบ แอปพลิเคชัน ประเภทรูปแบบ แผนก และตำแหน่งที่ตั้ง ด้วยเหตุนี้ ความสามารถในการแพร่กระจายและการเปลี่ยนแปลงรูปแบบของข้อมูลทำให้การจัดการมีความท้าทายและมีค่าใช้จ่ายสูง ทว่า คลังเก็บบันทึกข้อมูลดิจิทัลที่มีการควบคุมนั้นทำให้ผู้คนเข้าถึงทุกแฟ้มเอกสารได้ง่ายขึ้นและทุกเมื่อ
• ผลิตภาพของกระบวนการ: กระบวนการและขั้นตอนการจัดการบันทึกข้อมูลเป็นเรื่องที่ควบคุมได้ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ในการรับมือกับความไร้ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ให้มองหากระบวนการทำงานที่สามารถทำได้ง่ายขึ้นหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการแปลงบันทึกข้อมูลที่เป็นกระดาษในรูปแบบดิจิทัล
• การใช้งานพื้นที่สำนักงาน: ตู้เก็บเอกสารที่อัดแน่นด้วยกระดาษเต็มตู้ย่อมกินพื้นที่สำนักงานอย่างสิ้นเปลือง และทำให้การค้นคืนเอกสารสำคัญช้าลงเมื่อเวลาผ่านไป บันทึกข้อมูลดิจิทัลช่วยประหยัดพื้นที่อันมีค่าในสำนักงานและเพิ่มการเข้าถึงข้อมูล

แรงขับเคลื่อนที่ใหญ่ที่สุดของการสแกนและบันทึกข้อมูล:

การรักษาความปลอดภัยของบันทึกข้อมูลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

แม้ว่าความคิดที่ว่า “เก็บทุกอย่างเผื่อไว้” อาจดูมีความหมายดี แต่ก็มักจะมีราคาแพงและขัดขวางประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ในการพิจารณาสิ่งที่ควรเก็บและสิ่งที่ควรกำจัดด้วยเหตุผลทางกฎหมาย การปฏิบัติตามข้อกำหนด และเหตุผลทางธุรกิจ การกำหนดตารางการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลที่ใช้บังคับจึงเป็นสิ่งจำเป็น ในคู่มือสั้นๆ ของเราที่ชื่อว่า การเริ่มต้นก้าวแรกอย่างถูกต้องว่าด้วยพื้นฐานของตารางการเก็บรักษาบันทึกข้อมูล เราได้สรุปวิธีที่จะช่วยให้คุณทำตามขั้นตอนที่สำคัญในการสร้างตารางการเก็บรักษาข้อมูลสำหรับองค์กรของคุณอย่างชัดเจน

เมื่อรู้ว่าจะเก็บอะไรบ้างและเก็บไว้ที่ใด คุณจะได้เปรียบในการทำให้โครงการสแกนมีประสิทธิภาพ Iron Mountain สามารถช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหาการจัดการบันทึกข้อมูลที่ซับซ้อนได้โดยไม่ต้องสแกนเอกสารทุกฉบับในคลังข้อมูลของคุณและข้อมูลขาเข้าใหม่ทั้งหมด เราไม่เพียงช่วยพิจารณาว่าเอกสารใดที่ไม่ค่อยใช้งานและเหมาะสำหรับการเก็บไว้ในกล่องปิด แต่เรายังนำเสนอการเก็บเอกสารแบบเสรีที่ให้คุณเข้าถึงเอกสารที่ต้องการดูเป็นประจำ