La oficina con menos papel: tres maneras para que funcione

By Jim Merrifield

Después de crear con éxito un entorno con menos papel en la organización, no se pueden detener los esfuerzos: ahora se debe asegurar su implementación. Si no se hace, todos sus esfuerzos habrán sido en vano. Mantener la estrategia al día para reducir el uso del papel puede ser un verdadero reto, y muchas organizaciones han tenido problemas con esta tarea.

A continuación, le explicamos tres cosas muy sencillas que la empresa puede llevar a cabo de forma inmediata para garantizar la implementación y ejecución adecuada de su estrategia para conseguir un entorno con menos papel.

1. Crear políticas de reducción del uso de papel

Lo primero es crear políticas de reducción de papel que encajen con las políticas generales de gestión de documentos y archivos. Estas directrices darán respuesta a cuestiones relacionadas con los hábitos de impresión de documentos, ahorro y formas de compartir los documentos, y harán que los empleados piensen antes de imprimir. Como la compañía informática Foxit explica en su blog, «Según Sierra Club, un trabajador en Estados Unidos... imprime seis hojas desperdiciadas cada día, lo que supone una suma total de 1410 páginas de documentos desperdiciadas al año». Además, «El coste medio de una página desperdiciada es 0,06 USD, lo que equivale a 84,60 USD anuales en papel desperdiciado por cada trabajador en los Estados Unidos». Es mucho papel desperdiciado por el mero hecho de presionar el botón de impresión.

Eliminar las impresoras por completo no sería práctico. Sin embargo, las organizaciones podrían dificultar el acceso a estas, por ejemplo, repartiéndolas a lo largo de la oficina; de esta manera, puede que los usuarios malgasten menos papel y usen sus dispositivos para ver la información.

2. Adquirir herramientas que permitan reducir el papel

Lo segundo que la organización puede hacer es adquirir algunas herramientas para reducir el uso del papel. Si vas a fomentar que los usuarios impriman menos documentos, deberías ofrecer una alternativa atractiva. ¿Qué puede ser? En la actualidad, es muy común que los usuarios posean una tableta o un lector de libros electrónicos para uso personal. De hecho, conforme a una encuesta del 2014 realizada por el Pew Research Center, el 50 % de las personas en los Estados Unidos poseen uno de estos dispositivos. ¿Por qué no comprarlos para los empleados y así fomentar ver la documentación electrónicamente en formato PDF? Sin duda alguna, es una solución práctica con la que la mayoría ya está familiarizada, y por una inversión inicial relativamente pequeña se puede ahorrar mucho papel. Si no dispones de presupuesto para comprar una tableta o un lector de libros electrónicos, puedes proporcionar a los usuarios una pantalla adicional.

3. Formar a todo el personal

Después de crear las políticas y adquirir algunas herramientas , no debes olvidarte de formar a todos los empleados. Un entorno con menos papel será un concepto nuevo para muchos, tal vez para todos, los trabajadores de la organización. Por lo tanto, será extremadamente importante formar a todo el personal para asegurarse de que se sienten cómodos con todos los nuevos conceptos, así como con las razones subyacentes de su implementación. Si haces sentir a los empleados que son una parte importante de una solución que finalmente beneficia a todo el mundo, es más probable que deseen trabajar para conseguir el objetivo de un entorno con menos papel. Esta es la clave para el éxito en el futuro.

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