Finn ut hva som gjemmer seg i arkiveskene

Identifiser og ta forsvarlige beslutninger om arkivene med Iron Mountain Smart Reveal

Forretningsmessig utfordring

Når dokumenter lagres uten metadata eller beskrivende informasjon, er det vanskelig å forstå hva du har, og det kan bli nesten umulig å ta forsvarlige beslutninger om hva som skal bevares, destrueres eller digitaliseres. Det er en møysommelig prosess å samle inn den manglende informasjonen, og det krever manuell gjennomgang og dokumentering av innholdet i hver eske. Hva skjer hvis du ikke har budsjett, personale, ekspertise, tid og plass til å gjennomføre et så omfattende prosjekt?

Hva betyr dette for deg?

Uten en fullstendig forståelse av arkivene – og evnen til å ta forsvarlige beslutninger – har du ikke noe annet valg enn å lagre arkivene på ubestemt tid. Dette medfører ikke bare unødvendige kostnader og risiko, men begrenser også muligheten til å finne informasjon eller reagere raskt på samsvarsforpliktelser, fusjoner, oppkjøp og frasalg.

Har du ...

• Dokumenter med lite eller ingen esken beskrivelse?
• Esker med ukjent innhold?
• Behov for å få vite hva som er i disse eskene?
• Beholdt disse eskene lenger enn nødvendig?
• Nok ressurser, tid og plass til å finne ut av dette selv?
• Vanskeligheter med å starte et oppryddingsprosjekt?

Hvis du svarte ja på noen av disse spørsmålene, kan du spørre oss om Iron Mountain Smart Reveal.

Nesten 20 % av arkivert materiale lagres i esker med lite eller ingen informasjon.* Dette gjør det vanskelig å rydde opp i gamle filer.

*Kartlegging av "Records Identification and Cleanup Priorities" ble gjennomført via en tredjepartsleverandør i april 2022.

Kjenn arkivene dine ut og inn

Ha metadata på eskenivå for å kunne ta forsvarlige beslutninger

Smart Reveal er en kostnadseffektiv løsning som gir både bilder og informasjon om esker som inneholder dokumenter med ukjent innhold, slik at du kan ta forsvarlige beslutninger om hva du skal gjøre: beholde, destruere, oppdatere metadata, tildele eierskap, digitalisere dokumenter eller hva du måtte ønske.

Smart Reveal-løsningen tar bilder av utsiden av esken pluss et fugleperspektiv for å hjelpe til med å fastslå hva som er inni. Løsningen inneholder eksisterende historiske metadata, slik at du har det du trenger for å vurdere innholdet i hver eske og ta en forsvarlig beslutning om hva som er riktig å gjøre.

Disse handlingen inkluderer:

• Umiddelbar oppdatering av metadata og beskrivelser på eskenivå
• Destruere utvalgte esker
• Tildeling av rettmessig eierskap
• Send esker til registrering for oppføring
• Forsendelse av esker for videre gjennomgang
• Digitalisering av dokumenter
• Tilpasse antall bilder og vinklinger for din gjennomgangen