Iron Mountain Smart Sort

Har du ...

• en stor mängd gamla handlingar som tar upp plats och skapar oreda?
• svårt att hitta dokument när du behöver dem som mest?
• behov av att flytta arkiverade handlingar men hindras av det överflöd av material som måste rensas?
• dokument som du vill förstöra, men saknar resurserna för att avgöra hur lång bevarandetid som kvarstår?
• en önskan om ett pappersfritt kontor, men kämpar med att fatta beslut om vilka dokument som ska digitaliseras?
• behov av att isolera dokument inför en fusion, ett förvärv eller en avyttring?

Om du svarat ja på någon av frågorna ovan är du välkommen att kontakta oss för mer information om Iron Mountain Smart Sort.

Verksamhetsutmaningar

Behöver du sortera och omorganisera ditt arkiv för att kunna fatta välgrundade beslut om gallring? Tyvärr är det inte så enkelt som det låter.

Vad är det som gör destruktion av arkivhandlingar så komplicerat?

• Bristande integritet och synlighet i inventeringen: När viktiga metadata inte samlas in och följs genom hela informationslivscykeln blir det svårt att söka, hantera och fatta beslut om vilka poster som ska bevaras, digitaliseras eller förstöras.
• Blandning av dokumenttyper och komplexa händelsedatum: Olika typer av poster har olika krav. Om arkiven inte är organiserade efter klassificering eller händelsedatum blir det svårt att vidta åtgärder på ett säkert och försvarbart sätt.
• Att omorganisera register är arbetsintensivt och dyrt: Det krävs resurser för att sortera varje fil efter datum för förstöringsberättigande, posttyp, unik identifierare eller andra krav, vilket kan vara kostsamt och tidskrävande.

Det innebär

• Onödiga kostnader: Stora mängder dokument lagras utan nödvändig metadata på filnivå, vilket leder till onödiga utgifter och påverkar er förmåga att effektivt hantera era program.
• Ökad risk:
  Genom att behålla dokument längre än nödvändigt ökar risken för informationsförlust och överträdelser av lagar och regler. Det gör även processerna för juridisk bevisning, revisionssvar och efterlevnadshantering mer komplicerade.
• Minskad produktivitet:
  En välorganiserad inventering är avgörande för att snabbt hitta det du behöver och fatta beslut om gallring. Utan en effektiv process för att sortera och omorganisera filer riskerar du att förlora värdefull tid och försena dina kritiska mål.
• Minskad produktivitet: En välorganiserad inventering är avgörande för att snabbt hitta det du behöver och fatta beslut om gallring. Utan en effektiv process för att sortera och omorganisera filer riskerar du att förlora värdefull tid och försena dina kritiska mål.

Effektivisera och påskynda beslutsfattandet

Med Iron Mountain Smart Sort kan du snabbt och säkert fatta beslut om dina äldre filer och på så sätt möjliggöra ett mer lätthanterligt och effektivt dokumenthanteringsprogram som motsvarar kraven på regelefterlevnad.

Vårt erfarna team för arkivhantering använder data från din databas och ditt schema för arkivbevarande för att automatisera beslutsfattandet på filnivå. Vi sorterar och omorganiserar dina dokument så att du kan fatta beslut om avyttring på ett försvarsbart sätt och snabbt uppfylla affärsmål, till exempel vid försäljning, juridiska processer eller krav på destruktion.