Elevate the power of your work
Boka en GRATIS konsultation idag!
Gör rätt från början - Så kommer du igång med en dokumenthanteringsplan
Whitepaper
Att ha en tydlig och uppdaterad dokumenthanteringsplan är väsentligt för att få kontroll över organisationens fysiska och digitala dokument. Läs artikeln för att ta reda på hur ni kommer igång med skapandet av er egen.
Introduktion
En snabbguide för att hjälpa dig att planera, skapa och hantera dokumenthanteringsplaner för din verksamhet.
Effektiv dokument- och informationshantering gör det möjligt att planera, organisera och få kontroll över din organisations fysiska och digitala dokument – från skapelse och aktiv användning till säker förstörelse, långsiktig arkivering eller hantering av stora datamängder. Din gallringsplan är grunden för god dokumenthantering. Det är ett viktigt steg inte bara för att uppnå efterlevnad, utan också för att kontrollera kostnader och säkerställa att din information är tillgänglig när den behövs – oavsett var den är lagrad.
Dina medarbetare behöver snabb tillgång till information
Vad är en dokumenthanteringsplan?
En dokumenthanteringsplan är en policy och ett system för att styra hur dokument och information hanteras genom hela dess livscykel. Den ska säkerställa att dokumenten:- Identifieras och kategoriseras korrekt så att de är tillgängliga vid behov.
- Bevaras under den tid som krävs av juridiska, regulatoriska eller affärsmässiga skäl.
- Kasseras på ett säkert och korrekt sätt när de nått slutet av sin bevarandeperiod
En godkänd dokumenthanteringsplan fungerar som en universell vägledning för bevarande och avveckling av dokument. Den stöds av er policy för dokument- och informationshantering: ett övergripande dokument som beskriver korrekt hantering av både pappersdokument och elektroniska dokument från skapelse till avveckling.
Varför är en dokumenthanteringsplan viktig?
En dokumenthanteringsplan fångar upp alla olika dokument som skapas och används i din organisation, oavsett format, och anger hur länge varje dokumentklass måste bevaras för att uppfylla juridiska, regulatoriska och operativa krav. För att säkerställa laglighet och trovärdighet i din plan kan det vara en god idé att söka hjälp från en extern expert som har kunskap om relevanta regler och förordningar för din bransch. Bevarandeperioder och krav kan variera beroende på din ort, ditt land och dina affärsverksamheter. Att få stöd från dina juridiska, efterlevnads- och affärsenheter, samt andra funktioner inom din organisation, hjälper till att uppnå en organisationstäckande acceptans. Att ha och tillämpa en dokumenthanteringsplan visar på gott uppsåt och rimlighet – vilket är viktigt vid rättstvister, revisioner eller utredningar.
Vilka är fördelarna med en dokumenthanteringsplan?
Att uppnå juridisk och regulatorisk efterlevnad är avgörande, men en välhanterad dokumenthanteringsplan ger också följande fördelar:
- Minska mängden dokument som lagras och spara utrymme: Genom att rensa ut överflödiga dokument kan du optimera lagringsutrymmet.
- Minska kostnaderna för rättstvister: En tydlig plan för dokumenthantering kan hjälpa till att undvika kostnader för rättsliga tvister genom bättre dokumenthantering.
- Minska risker vid dataintrång: Genom att ha en dokumenthanteringsplan kan du minska riskerna för dataintrång genom att hålla ordning på känslig information.
- Kontrollera dokumentvolymen: Planen hjälper dig att hantera och begränsa mängden dokument som lagras.
- Förbättra hastighet och noggrannhet vid dokumentåtervinning: En välstrukturerad plan gör det lättare att snabbt och korrekt hitta dokument när de behövs.
- Underlätta tillgång till värdefull information: Genom att organisera dokumenten effektivt kan du enklare få tillgång till viktig information.
Endast ungefär en tredjedel (33 %) av organisationer mäter specifikt hur utbildning påverkar deras ekonomiska resultat.
Första stegen för att utveckla en dokumenthanteringsplan
Vart börjar man?
Dokument- och informationshantering börjar med att förstå vilka dokument du skapar och mottar inom dina verksamhetsenheter. När du vet vad du har, är nästa steg att organisera dina dokument efter funktion, klass och typ. Till exempel:
- Dokumentfunktion: bokföring
- Dokumentklass: leverantörsreskontra/kundreskontra
- Dokumenttyp: kontantutbetalningsrapporter
Inom funktioner grupperas dokument i klasser baserat på liknande affärsprocesser och jämförbara juridiska och operativa bevarande krav. Ju fler distinktioner mellan klasserna, desto bättre kan en användare eller teknologi klassificera ett dokument korrekt. Den allmänna riktlinjen är mellan 50 och 100 klasser per plan, men detta beror på din verksamhets komplexitet. Varje dokumentklass kopplas sedan till en bevarandeperiod eller regel.
Om du inte vill börja från början kan externa team hjälpa dig att påskynda processen med att skapa ditt klassificeringssystem och stödja juridisk forskning för att skapa din unika dokumenthanteringsplan.
Vad är en bevarandeperiod?
En bevarandeperiod uttrycks vanligtvis i antal år som ett dokument måste bevaras från dess skapelsedatum, eller så kan den vara beroende av en händelse som avslutande av ett kontrakt eller avslutning av ett projekt. Det kan också finnas dokumentklasser som bevaras på obestämd tid baserat på deras höga värde, som bolagsordningar eller immateriella rättigheter.
Bevarandeperioder bestäms genom forskning om regionala, nationella och lokala lagar samt regleringar i de jurisdiktioner där du bedriver verksamhet. Tillsammans fastställer dessa ett grundläggande obligatoriskt tidskrav. I vissa fall kan ett dokument även ha en ansvarstid eller en preskriptionsfrist. Bevarandeperioden kan förlängas – aldrig förkortas – för att återspegla verksamhetens krav. Det är god praxis att dokumentera varför en bevarandeperiod förlängs, både för att försvara ditt beslut och för att motverka den naturliga tendensen att vilja spara dokument längre än nödvändigt. Att ha enkel tillgång till de faktiska källhänvisningarna som användes för att fastställa det juridiska kravet är också fördelaktigt för dina juridiska och efterlevnadsteam.
Hur fungerar din dokumenthanteringsplan?
Publicera din dokumenthanteringsplan så att medarbetarna enkelt kan hitta den. En dedikerad företagsintranetsajt med sök- och bläddringsfunktioner är en bra lösning. Medarbetare kan använda planen för att tilldela regler till sitt innehåll. Reglerna kan också överföras till de applikationer som hanterar dokument. Ditt dokumenthanteringssystem – både pappersbaserat och elektroniskt – kan sedan kombinera dokumenthanteringsplanen med dokumentets datum för att beräkna när det ska kasseras.
Hur ofta behöver en dokumenthanteringsplan granskas?
En dokumenthanteringsplan är dynamisk. Bevarandeperioder kan förändras när lagar och regler uppdateras, och det kan även den information din verksamhet skapar och mottar, särskilt vid sammanslagningar, förvärv eller avyttringar. Om du inte prenumererar på en tjänst som automatiskt informerar dig om ändringar, vilket är den bästa lösningen, bör du granska din plan var 18-24 månad för att bedöma effekterna av eventuella juridiska eller affärsmässiga förändringar.
Dela dokumenthanteringsplanen internt för bästa resultat
Gör medvetenheten om dokument- och informationshantering till en prioritet för medarbetare, entreprenörer och leverantörer som hanterar din information. Utbilda och kommunicera så ofta som möjligt. Se till att din dokumenthanteringsplan täcker alla dokumentformat och omfattar alla avdelningar och länder där din verksamhet är verksam. Samarbeta med dina IT-, compliance-, risk-, juridik- och affärsenheter för att få insikt i deras behov och synpunkter på effektiv informationshantering. Använd även mätvärden för att visa att åtgärder vidtas för att hantera information enligt din policy, inklusive slutlig avveckling.
Söker du mer vägledning?
För att hjälpa dig utveckla och underhålla din dokumenthanteringsplan erbjuder Iron Mountain en abonnemangsbaserad internationell lösning för bevarande och forskning. Prenumerera på den och få högkvalitativ forskning från ledande experter när du skapar din plan och vid förändringar. Informationen granskas noggrant av vårt interna juridiska team och tillhandahålls genom ett användarvänligt online-gränssnitt. Vi erbjuder ett sömlöst, integrerat system för hantering av dokumentklasser och underliggande krav (juridiska eller andra).
Relaterade resurser
Visa fler resurserVisa fler resurser
