De 10 bästa tipsen för säker avyttring av it-utrustning och mediaenheter

Är det dags att ompröva din strategi för säker hantering av IT- och elektronik-avfall (ITAD)?

Vad som i slutändan ska hända med gamla uttjänta IT-enheter är oftast inte vad människor tänker på när de köper och implementerar ny teknikutrustning. Allmänheten har ökade förväntningar på att företagen ska ta ett större ansvar för sitt elektronikavfall.Här är 10 saker att tänka på när du ska göra dig av med IT-utrustning och mediaenheter på ett säkert sätt:

1. Börja med att tänka på slutet

Väldigt få organisationer inkluderar själva avyttringen som en del av den totala implementationskostnaden för ny hårdvara och datamedia. När du tar med kostnaden för att uppfylla alla lagar och regler och kostnaden för korrekt datasanering kan det bli nästan lika dyrt att avyttra gammal utrustning som att köpa in ny. Om du börjar med att tänka på slutet så får du en bättre bild av de långsiktiga kostnaderna, samtidigt som du har stora möjligheter att optimera din ITAD-strategi.

2. Var medveten om riskerna

Gamla IT- och datamediaenheter innehåller mycket känslig information som lätt kan återställas om den inte raderas på ett säkert sätt. Detta kan inte bara leda till brott mot GDPR och andra integritetslagar, utan också orsaka allvarlig skada på både varumärke och anseende samt hur ditt företags sociala ansvar uppfattas. Riskerna bör identifieras och bevakas under utrustningens hela livscykel; inte bara i början.

3. Implementera säkra ITAD-Policier

Utan en tidsenlig policy, som ligger i linje med nuvarande affärsprocesser, kommer avyttringen av gamla IT- eller datamediaenheter att sakna den standardisering som krävs för att garantera en säker, hållbar och enhetlig process. Policyn bör omfatta säkerhet, lagring och logistik, och den måste namnge alla dina leverantörer. Dina policyer ska också ge dig möjlighet att ta fram rapporter som visar vilka resultat du uppnår. Alla som är involverade i hantering och spårning av ITAD måste få tillräcklig information.

4. Sök relevant kunskap

Beroende på din organisations storlek och specifika karaktär så har vissa ITADleverantörer inte möjlighet att tillgodose alla dina kapacitetskrav. Du behöver en partner som är väl insatt i lokala lagar avseende dataintegritet och datasäkerhet och som kan arbeta med den mängd och typ av enheter du ska avyttra. Att hitta rätt partner kan vara speciellt knepigt för företag som ska avyttra äldre mediaenheter för vilka det inte längre finns support.

5. Radera data säkert

För att radera data räcker det inte att formatera enheter eller återställa dem till sina fabriksinställningar. Man kan nämligen lätt återställa data med hjälp av speciella dataprogram. Använd en dataraderingsprocess som är kompatibel med industristandarder såsom DoD 5220.22-m och NIST 800-88. Det är viktigt att inte begränsa sig till magnetiska medier när man på ett säkert sätt ska rensa andra former av digital datalagring, till exempel SSD:er. Återigen, enbart förstöring är inte tillräckligt för att sanera mediaband.

6. Utbilda dina medarbetare

Dåligt utbildade medarbetare är en allvarlig brist i strategier som rör säkerhet, och din ITAD-strategi är inget undantag. Du måste aktivt se till att gammal databärande utrustning inte kan härledas till din organisation eller dina kunder och, viktigast av allt, att de inte hamnar i orätta händer. Alla medarbetare och partner måste känna till din policy och förstå varför och hur uttjänta IT-enheter ska tas om hand på ett säkert sätt.

7. Stöd den cirkulära ekonomin

Om en enhet har sanerats helt och fullständig och ett intyg har tillhandahållits som bevis för detta, bör det vara säkert att sälja enheten vidare. Det kostar mindre att sälja eller återanvända gamla IT-tillgångar än att återvinna dem, men du bör vara försiktig så att du inte låser dig till en leverantör via ett inbytesprogram. Om du väljer en leverantör som betalar dig värdet för din gamla utrustning så kan du dra av det beloppet från dina avyttringskostnader.

8. Spåra dina enheter

Spårning och livstidshantering av IT-utrustning bör börja samma stund som ett företag blir ägare till databärande enheter. När du lämnar iväg enheter för extern avveckling är det viktigt att tagga och spåra varje enskild enhet med en unik streckkod och se till att få en transport specifikt avsedd för just ditt ändamål. Din ITAD-partner bör förse dig med detta så att du har full insyn och rapportering genom hela processen.

9. Tänk längre än återvinning

Eftersom e-avfall är ett växandee problem så, räcker det inte att enbart fokusera på återvinning. Förutom att förbruka energi, så blir värdet av återvinningen så småningom allt mer obetydligt. Istället bör du fokusera på att gå mot en cirkulär ekonomi och prioritera återanvändning före återtillverkning, återvinning och kassering.

10. Välj rätt partner

Avyttringen av gamla IT- och mediaenheter bör hanteras av en pålitlig partner. På så sätt garanteras efterlevnad av regelverk såsom WEEE, ROHAS och ISO 270001. Med rätt leverantör blir det lättare för dig att driva ditt företags sociala ansvar (CSR - corporate social responsibility) samt minska avyttringskostnaderna genom att stödja den cirkulära ekonomin (vidareförsäljning av enheter). Vissa partner kan också hjälpa dig med implementeringen av nya system för att därmed ge full support genom hela tekniklivscykeln.