Smart sort de Iron Mountain

Alcanza tus objetivos empresariales y de gobernanza de la información

¿Tienes...?

• un gran volumen de registros heredados?
• problemas para encontrar registros cuando los necesitas?
• la necesidad de reubicar el inventario pero primero tienes que destruir lo que ya no necesitas?
• la necesidad de destruir registros pero no puedes aislar con seguridad cuáles son aptos sin una inversión considerable?
• ganas de dejar de usar papel, pero te resulta difícil tomar decisiones sobre qué registros digitalizar?
• la necesidad de aislar registros para una fusión, adquisición o desinversión?

Si has respondido afirmativamente aalguna de estas preguntas, pregúntanossobre Smart Sort de Iron Mountain.

Tu desafío

TIENES QUE CLASIFICAR Y REORGANIZAR EL INVENTARIO DE ARCHIVOS PARA TOMAR DECISIONESDEFENDIBLES SOBRE SU ELIMINACIÓN. POR DESGRACIA, ESTO NO ES TAN SENCILLO COMO PARECE.

¿Por qué deshacerse dearchivos es tan complicado?

• Falta de integridad/visibilidad del inventario: Cuando los metadatos clave no se capturan ni se enumeran a lo largo del ciclo de vida de la información, resulta difícil buscar, gestionar y tomar decisiones sobre qué registros conservar, digitalizar o destruir.
• Varios tipos de registros están mezclados así como las fechas del evento: Distintos tipos de registros tienen requisitos diferentes. Si los registros no están organizados según la clasificación de los mismos o la fecha del evento, no se puede actuar con certeza.
• La reorganización de los registros requiere mucho trabajo y es costosa: Careces de recursos para clasificar cada archivo por fecha de elegibilidad de destrucción, tipo de registro, un identificador único u otro requisito.

Qué significa esto

• Costes innecesarios: Los grandes volúmenes de registros sin metadatos a nivel de archivo que se almacenan sin tener en cuenta las fechas de elegibilidad de destrucción o la clasificación de los registros afectarán a tu capacidad para gestionar eficazmente tu programa de destrucción.
• Mayor riesgo: Conservar los registros más tiempo del necesario aumenta el riesgo de pérdidas de información y de infracción de la normativa. También añade complejidad a los procesos legales, respuesta a auditorías y gestión del cumplimiento normativo.
• Pérdida de productividad: Encontrar lo que necesitas y tomar decisiones rápidas sobre la eliminación de los registros requiere un inventario bien organizado. Sin un proceso eficiente para clasificar y reorganizar los archivos, podrías perder tiempo y retrasar tus objetivos críticos.

Smart sort te permite tomar decisiones defendibles clasificando y reorganizando los registros por:

• Fecha de destrucción Clasifica y reorganiza tus registros según el año de elegibilidad de destrucción para que puedas destruir con seguridad los documentos en papel a medida que se cumplan las fechas de retención.
• Categoría Las iniciativas, como la venta de activos, requieren la necesidad de aislar los registros en un corto período de tiempo. Clasificaremos y reorganizaremos tus registros según el tipo de registro, el estado del registro, el identificador único, o lo que necesites.
• Asociación Si no necesitas clasificar y reorganizar tu inventario, aprovecha Smart Sort para aplicar metadatos a los registros a nivel de archivo para que puedas evitar el alto costo de hacer listas manuales.

Nuestro equipo puede apoyarlo desde los centros de registro de iron mountain o en su localidad. Si tiene registros internos o en una instalación de almacenamiento fuera del sitio, podemos apoyar sus necesidades.

¿Quieres saber más?

Para obtener más información, ponte en contacto directamente con tu gestor de cuenta de IronMountain o rellena este formulario. Incluye las palabras Smart Sort en la sección de comentariosy te contactaremos en seguida.

El proceso Smart Sort permite la toma de decisiones automática sobre cómo se debe administrar cada archivo para cumplir con los requisitos específicos de su organización.