Hacerlo bien desde el principio: fundamentos de la digitalización

Conceptos Básicos De La Digitalización

Guía Rápida Para Planificar, Ejecutary Sacar El Máximo Partido Al Programa De Digitalización

El éxito en la gestión de documentos e información requiere planificación, organización y una estrategia para controlar los documentos digitales y físicos desde su creación pasando por el uso activo hasta la custodia segura, la custodia permanente o la destrucción planificada. Si se hace bien, la gestión de documentos e información ayuda a limitar el riesgo de la información, a administrar los costes y a establecer la base para el análisis del big data.

68% admiten que realizar negocios a la velocidad del papel será inaceptable en tan solo unos pocos años

¿Por Qué Digitalizar?

La información mal gestionada puede ralentizar los procesos, frustrar a los clientes y reducir la eficiencia, además de la carga para la empresa con el coste de almacenar papel en un espacio de oficina a precio de oro. Un programa de retención de documentos y la custodia en un proveedor externo, combinados con la digitalización inteligente proporcionan acceso a la información en el momento necesario. Para muchas empresas, el acceso sencillo a los documentos desde diferentes ubicaciones es una necesidad. Para sectores como la construcción, I+D, recursos humanos o marketing, el intercambio de documentos y colaboración son esenciales para el éxito del negocio.

Dónde Empezar

Antes de comenzar un proyecto de digitalización, se debe definir el objetivo a alcanzar. Se debe tener en cuenta:

• Capacidad para buscar/compartir; los documentos físicos se pueden diseminar en distintos sistemas, aplicaciones, departamentos y ubicaciones. La capacidad de la información para divulgarse y cambiar de forma hace que sea extremadamente difícil y costosa de encontrar y acceder. Los documentos digitalizados en repositorios controlados facilitan que se acceda a los que se necesita cuando se necesite.
• Productividad del proceso: frecuentemente, las empresas no tienen sus procesos y procedimientos de gestión de documentos bajo control. Para contrarrestar las ineficacias operativas, se deben buscar procesos de trabajo que faciliten o hagan más fácil convertir los documentos en papel a digital.

Espacio de almacenamiento reducido: los documentos físicos pueden requerir un caro espacio de oficina y, con el tiempo, ralentizar la recuperación. Los documentos digitalizados liberan espacio valioso y mejoran el acceso.

Principales motivos para la digitalización y captura de datos:

• Mayor capacidad de búsqueda / intercambio de los documentos empresariales
• Mayor productividad del proceso
• Menor espacio físico de almacenamiento
• Respuesta más rápida a los clientes / ciudadanos / personal
• Seguridad y conformidad legal de los documentos

Un programa de retención de documentos ayuda a la organización a mantener los documentos por motivos de cumplimiento legal y del negocio, y permite saber en qué momento se pueden eliminar. Guardarlo todo por si fuera necesario puede ser caro e impedir la eficacia. La guía, Hacerlo bien desde el principio, Conceptos básicos de los programas de conservación de documentos ayuda a tomar importantes pasos

Sabiendo qué documentos se conservan y dónde, la empresa se encuentra en una mejor posición para afrontar el proyecto de digitalización con eficacia. Claramente no se trata de escanear todos los documentos del archivo y toda la información que entra

Pasos Para Digitalizar Conéxito

en la empresa. Iron Mountain puede ayudarte a resolver problemas complejos de gestión de documentos y determinar cuáles se utilizan con poca frecuencia y son adecuados para un custodia en cajas cerradas. También ofrecemos opciones de custodia en estantería abierta para documentos que se consultan con mayor frecuencia. La solución Activefile®, archivo activo, ayuda a optimizar el proceso de descubrir documentos y facilita y agiliza el tratamiento de los documentos en papel.

1. Análisis De Situación

Cualquier proceso de digitalización para la gestión de documentos comenzará estableciendo algunos hechos básicos. Debes saber:

• Dónde se encuentran los documentos
• Si los documentos se han etiquetado adecuadamente Las tecnologías utilizadas para crear y guardar documentos
• Las tecnologías y procesos de control de calidad instaurados para la digitalización
• Las distintas formas en que los departamentos y ubicaciones tratan los documentos, si la función ya no está centralmente coordinada

Si un proceso empresarial ya se ha digitalizado, descubre cómo se planificó y entregó el proceso. Consulta si se ha aprendido alguna lección que puedas aprovechar. ¿Funciona bien? ¿Es el sistema de captura eficaz? Si en la empresa no existen procesos instaurados sin papel, se debe realizar una prueba. También es necesario revisar las políticas y determinar los puntos débiles en cuestiones de conformidad. Esto puede ser un proceso difícil, pero puede resultar más sencillo con la ayuda de un proveedor como Iron Mountain.

2. Definir Objetivos

Un proyecto de digitalización de éxito necesita un objetivo claramente definido. La transformación no se produce simplemente pulsando un interruptor o haciendo clic con un ratón. Trabajar en un proyecto cada vez permite planificar tanto los costes como los beneficios. independientemente de si el proyecto de digitalización es grande o pequeño, se debe definir el objetivo a alcanzar. Se debe pensar lo que significa la mejora para la empresa en general y cómo medirlo. Para algunas organizaciones, podría ser acelerar las consultas del servicio de atención al cliente, por lo que será necesario decidir también cómo medir los objetivos. Para otras empresas, el objetivo podría ser un mayor intercambio y colaboración de documentos, de forma que las medidas serán completamente distintas.

3. Examinar Los Procesos Manuales Que Hacen Gran Uso Del Papel

Trabajar con las personas en las unidades de negocio para descubrir cómo el proceso seleccionado funciona y en dónde no funciona. Descubrir dónde el papel:

• Entra en la empresa
• Se convierte en parte de un proceso
• Obstruye el espacio de trabajo
• Restringe el acceso a la información

El objetivo no es solo escanear los documentos adecuados, sino también reducir o detener el flujo de papel en un proceso. Descubrir de dónde procede el papel y desarrollar una solución unificada. En ocasiones, no se trata del papel; puede consistir en devolver un registro electrónico a papel para su procesamiento. Se debe observar atentamente el proceso que deseas transformar.

Cómo los clientes reciben las facturas, órdenes de compra y formularios que llegan como adjuntos en formato PDF de correos electrónicos:

• Imprimir una copia y proceso como papel
• Imprimir varias copias / imprimir y fotocopiar
• Imprimir y escanear en el sistema de captura
• Procesar en pantalla pero se imprime una copia para el archivo
• Procesar en pantalla y guardar una copia electrónica Pasar directamente al sistema de captura

4. Priorizar Con Sentido

Determinar la importancia de cada documento, para escanear únicamente aquello a lo que es necesario acceder. Esto eliminará la necesidad de usar papel como parte de un proceso empresarial. También permitirá crear documentos fácilmente indexados en un formato común y que se puede buscar.

5. Trabajar En Equipo

Para obtener el cambio, es necesario convencer a la dirección del valor que ofrece la digitalización. Y también convencer de los beneficios de la digitalización a las personas que usan la información en sus trabajos. Trabajar con los encargados de la toma de decisiones y con los usuarios de los documentos para asegurar un plan adecuado y que es un sólido plan de negocio.