Fem grunner til å slette bedriftens data ofte

Fem grunner til å slette bedriftsdata regelmessig

Mange bedrifter sitter på enorme mengder data, men ofte er en betydelig del av dette enten utdatert eller overflødig. Forskning viser at opptil 85 % av dataene som bedriften lagrer kan være ubrukelig. Til tross for at mange bedrifter har retningslinjer for når og hvordan gammel informasjon skal slettes, gjennomføres det ofte ikke i praksis. Dette kan ha alvorlige konsekvenser, både driftsmessig og juridisk. I denne artikkelen går vi gjennom hvorfor bedrifter bør prioritere regelmessig datarensing. Vi gir konkrete tips til hvordan du kommer i gang.

Risiko ved manglende datarensing

Unnlatelse av å rense data kan føre til flere problemer for organisasjonen. For det første kan det føre til informasjonskaos, der bedriftens informasjon drukner i et hav av irrelevante data. Dette øker ikke bare driftskostnadene, men også risikoen for å ta feil avgjørelser basert på utdatert eller feil informasjon. For det andre vil en overflod av ikke-håndtert data medføre økt risiko for brudd på ulike databeskyttelseslover, noe som kan resultere i høye bøter og erstatningskrav. I tillegg økes risikoen for at organisasjonen kan bli utsatt for målrettet nettangrep, siden store mengder sensitive data blir lagret lenger enn nødvendig.

Regelmessig rensing av gamle data kan øke organisasjonens effektivitet betraktelig. En mindre mengde, men mer relevante data, vil lette beslutningstaking. Organisasjonens produktivitet vil dessuten øke, siden det blir lettere å finne viktig informasjon. I tillegg betyr mindre datamengde lavere kostnader for lagring, både digitalt og fysisk, noe som påvirker bedriftens bunnlinje. En systematisk prosess for datarensing fremmer også en datadrevet kultur, der informasjonen blir håndtert på en strategisk måte og med høy sikkerhet. Dette styrker bedriftens konkurransekraft på markedet.

Fem tips for å komme i gang med datarensing

1. Start ovenfra – For å lykkes med datarensing er det viktig med tydelig støtte fra ledelsen. Forankre prosjektet i ledergruppen, og kommuniser deretter viktigheten av prosjektet til resten av organisasjonen.
2. Sett sammen en tverrfunksjonell arbeidsgruppe – Effektiv informasjonshåndtering krever samarbeid på tvers av avdelinger. Hent inn synspunkter fra ulike deler av virksomheten for å dekke alle nødvendige perspektiver.
3. Les dere opp på lover og regler – Sørg for at prosessen for datarensing gjøres i tråd med gjeldende lover og bransjespesifikke forskrifter. Husk at det er like viktig å unngå å slette data som må oppbevares i henhold til lov, som det er å slette data som ikke lenger har et formål.
4. Lei inn ekstern ekspertise – Hvis oppgaven med å rydde gamle filer føles overveldende, kan det være lurt å leie inn eksperter utenfra. De har ekspertisen som kreves for å utføre arbeidet på en rask og kostnadseffektiv måte.
5. Følg opp med målinger – Ved å dokumentere hvor mye data dere renser bort, kan dere beregne hvor mye bedriften sparer på prosjektet og hvilken verdi det gir.

Iron Mountains tjenester for effektiv datarensing

Vi hos Iron Mountain er eksperter på informasjonshåndtering og sikker datarensing. For bedrifter som ønsker å komme i gang med opprydding av data, tilbyr vi en rekke tjenester som bidrar til å sikre effektivitet, samsvar og sikkerhet.

• Destruering av dokumenter: Vi tilbyr sikker destruksjon av fysiske og digitale dokumenter, og garanterer at dataene blir eliminert på en sikker måte.
• Clean Start: Vi ser over hvordan lokalene og arbeidsprosessene deres kan utnyttes bedre, for et mer optimalt arbeidsmiljø og en mer effektiv arbeidsplass.
• Rådgivningstjeneste for informasjonsforvaltning: Ekspertstøtte for å utvikle og implementere en effektiv strategi for datahåndtering og overholdelse av regelverk.
• Arkivering: Sikker og strukturert arkivering av verdifull informasjon som må oppbevares over tid.
• Smart Sort: En automatisk løsning for systematisk rensing, organisering og oppdatering av arkivert informasjon. Dette gjør det enklere å overholde regelverk, samtidig som lagringskostnadene reduseres.

Ved å velge Iron Mountain som partner for datarensing, kan bedriften din sikre at informasjonshåndteringen ikke bare er effektiv, men at den overholder gjeldende lovkrav. Dette bidrar til en sterkere og mer datadreven organisasjon som er godt rustet for fremtiden.

Kontakt oss gjerne, så forteller vi deg mer om hvordan vi kan hjelpe dere med å forbedre data- og informasjonshåndteringen.